При обращении наличных денежных средств существует достаточное количество нюансов, при невыполнении которых предприятию может грозить штраф. Однако порой инспекторы могут придраться к недостающему документу или лишней сумме в кассе необоснованно. Как избежать неправомерных санкций при проверке кассы, советует практик
Инспекторы насчитали штрафы по просроченному нарушению
Срок, в течение которого организацию можно привлечь к ответственности за нарушения кассовой дисциплины, составляет два месяца, согласно статье 4.5 КоАП. При разовом нарушении этот срок отсчитывается с момента его совершения. По нарушению, которое продолжается или повторяется в течение определенного времени (длящееся нарушение), двухмесячный срок исчисляется с того дня, когда нарушение выявлено.
Как правило, налоговики считают нарушения кассовой дисциплины длящимися. И срок, в течение которого организацию можно привлечь к ответственности, они отсчитывают с того дня, когда нарушение выявлено. Таким днем инспекции считают либо день составления акта выездной налоговой проверки, либо день составления справки о результатах проверки, проведенной банком.
Тактика защиты
Компания может поспорить с проверяющими, сославшись на судебную практику. По мнению арбитров, инспекции не соблюдают допустимые сроки привлечения нарушителей к ответственности. Например, такое нарушение, как хранение в кассе наличных денег сверх установленного лимита, не может считаться длящимся. Поэтому привлечь компанию к ответственности можно лишь в течение двух месяцев со дня его совершения.
К примеру, за превышение лимита, которое было допущено 6 декабря 2007 года, оштрафовать предприятие можно только до 6 февраля 2008 года. Если же налоговая инспекция зафиксирует нарушение в акте проверки от 20 февраля 2008 года, а постановление о привлечении предприятия к ответственности вынесет 5 марта 2008 г., то срок давности по этому нарушению будет считаться пропущенным. А решение инспекции является недействительным. Такой вывод содержится в постановлении ФАС Московского округа от 15 мая 2002 г. N КА-А41/3157-02.
Кроме того, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 июня 2003 г. N А19-20799/02-36-Ф02-1615/03-С1 суд отметил, что превышение лимита является разовым нарушением, поскольку остаток денег в кассе определяется в конце каждого рабочего дня. Превышение лимита на следующий день является новым правонарушением, а не продолжением предыдущего. В этом случае исчисление срока привлечения к ответственности должно начинаться со дня совершения каждого нарушения, а не с того момента, когда оно было обнаружено.
Часть реквизитов в кассовых документах отсутствует
На момент проверки может оказаться, что в каком-нибудь приходном или расходном кассовом ордере не проставлен порядковый номер. Или же бухгалтер-кассир забыл внести соответствующую запись в кассовую книгу. В таких случаях инспекция считает, что документы составлены с нарушениями. В итоге сумму наличных, фактически оприходованных или выданных, они могут не признать. И выпишут штрафы за ведение кассы с нарушениями законодательства.
Тактика защиты
Действия налоговиков здесь считаются незаконными. Можно смело обжаловать их решение в суде. В такой ситуации предприятию может помочь ссылка на решение арбитров в пользу компаний.
Отдельные недостатки документа не опровергают факт его составления. И, соответственно, оприходование или списание денежной наличности через кассу предприятия не могут считаться неправомерными. К тому же предприятие может привести налоговикам показания контрольно-кассовой ленты ККТ на день поступления выручки. Это еще раз докажет, что сумма была оприходована своевременно. Такой вывод следует из постановления ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. N А79-1904/2004-СК1-1835.
Нумерация приходных кассовых ордеров ведется с использованием дробных чисел
Инспекторы могут придраться к такой нумерации документов и обвинить организацию в неправильном оформлении кассовой "первички". Это опять же приведет к начислению административных штрафов.
Тактика защиты
Компания может обосновать дробную нумерацию тем, что в ее структуре имеется много подразделений, которые принимают наличные деньги. В связи с этим применить сквозную нумерацию сложно. Оправдать нестандартную нумерацию можно, издав приказ по организации, в котором каждому подразделению будет присвоен свой индекс. Составляя документы, каждое подразделение будет указывать этот индекс в дробной части их номеров.
Помимо этого подобную нумерацию и порядок оборота наличных можно закрепить в учетной политике. Тогда инспекторы не смогут обвинить организацию в неправильном оформлении документов и привлечь к ответственности.
Отсутствуют авансовые отчеты, а денежные средства продолжают выдаваться
Налоговики посчитают нарушением, если отчеты по ранее полученным авансам подотчетным лицом не сдавались, но между тем сотрудник продолжает получать денежные средства под отчет. Ревизоры ссылаются на противоречие пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ от 22 сентября 1993 г. (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18). В данном случае они пытаются привлечь предприятие к ответственности за нарушение порядка выдачи наличных средств под отчет уполномоченным лицам.
Тактика защиты
За такое нарушение штраф не предусмотрен. Если же инспекторы все-таки насчитали санкции, то их решение является незаконным. Судебная практика это подтверждает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. N А21-8287/04-С1). Суд обратил внимание на то, что после выдачи денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы указанные денежные средства теряют статус "свободных денежных средств". Нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет не может быть квалифицировано как нарушение порядка их хранения. Административная ответственность за указанное правонарушение КоАП не предусмотрена.
Отсутствует чек ККТ к авансовому отчету
Одна из наиболее часто встречающихся проблем с "первичкой" при авансовых отчетах . когда в комплекте какой-нибудь вид кассового документа отсутствует. Например, товарный чек или квитанция приходного кассового ордера есть, а чека кассового аппарата нет. Налоговики считают наличие кассового чека обязательным. В противном случае они стараются привлечь к ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций. А также могут не признать расходы, понесенные подотчетным лицом, и включить сумму в налогооблагаемый доход сотрудника.
Тактика защиты
В такой ситуации с инспектором можно поспорить и доказать свою правоту, сославшись на судебные решения. Форма приходного кассового ордера утверждена постановлением Госкомитета России по статистике от 18 августа 1998 г. N 88, поэтому квитанция к приходному кассовому ордеру будет являться оправдательным документом, подтверждающим расход подотчетных денежных средств. С товарным чеком дело обстоит немного сложнее. Для него унифицированной формы нет, но если этот чек составлен согласно требованиям статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", то и он является документом первичной учетной документации. С этим согласны и судьи. С их точки зрения, мнение инспекторов о том, что без чека ККМ расходы нельзя считать подтвержденными, необоснованно и противоречит действующему, в том числе налоговому, законодательству (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 сентября 2007 г. N Ф04-2603/2007(38159-А81-7)).
И, наоборот, в наличии только чек ККМ
Иногда случается обратная ситуация, когда есть лишь кассовый чек, а другие оправдательные документы (квитанции, товарные чеки и т. п.) отсутствуют. Это также может спровоцировать инспекторов на предъявление штрафов и непризнание расходов. Кроме того, полученные сотрудником средства налоговики включат в доход, облагаемый НДФЛ.
Тактика защиты
В этом случае компаниям можно посоветовать составлять акт о приемке материалов по форме М-7 (утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а). Это и будет необходимым первичным документом, наличие которого лишний раз подтвердит, что подотчетные средства были расходованы для производственной деятельности компании, а не для личных нужд сотрудника (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. N КА-А40/5456-06).
Кассовый аппарат не исправен
За принятие наличных денежных средств без применения кассового аппарата, безусловно, грозит штраф согласно статье 14.5 КоАП. А ситуация, когда контрольно-кассовая техника сломалась и находится в ремонте, может возникнуть на любом предприятии.
Тактика защиты
Неожиданное решение преподнес компаниям ФАС Западно-Сибирского округа в своем постановлении от 6 сентября 2007 г. N Ф04-6028/2007(37715-А03-29). Теперь организация может свободно использовать вместо кассового аппарата торговый автомат (терминал) по приему платежей, как, например, автомат системы "Мультикасса". Вместо чека данное устройство выдает распечатку с индивидуальным номером, в котором указаны дата и сумма платежа. Налоговики не смогут предъявить штрафы за неприменение ККТ. Судьи указали на то, что статья 1 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ при расчетах помимо кассовых аппаратов позволяет использовать ЭВМ и программно-технические комплексы, включенные в госреестр электронно-вычислительных машин, разрешенных к применению наравне с ККТ. Такой реестр обязано вести Федеральное агентство по промышленности (постановление Правительства РФ от 16 июня 2004 г. N 285). Однако в настоящее время названного реестра не существует. А поскольку нормативно-правового документа нет, то и нарушить его невозможно.
В кассе выявлены излишки
Не исключено, что в ходе проверки инспекция может выявить неучтенные излишки. К примеру, это могут быть разменные деньги, выданные кассиру в начале дня. Налоговики же могут расценить это как неоприходованную сумму налички. После чего составят протокол об административном правонарушении.
Тактика защиты
Предприятие может объяснить наличие излишка в контрольно-кассовой машине выдачей разменного фонда кассиру в начале рабочего дня. Подтвердить это можно данными книги и журнала кассира-операциониста (формы КО-5, КМ-4). Кроме того, можно составить приказ администрации, в котором установить сумму разменного фонда по конкретной контрольно-кассовой машине. В пределах такой суммы можно будет хранить излишки в кассе. Таким образом, при наличии подтверждающих документов компания обеспечит себе беспроигрышное доказательство в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 декабря 2006 г. N А56-2665/2006).
Дробную нумерацию приходных кассовых ордеров можно обосновать большим количеством подразделений, работающих с денежной наличностью, и присвоением каждому из них отдельного индекса из практики
Когда наказание за неприменение ККТ можно оспорить
Сергей Кудряшов, аудитор консалтинговой группы "АЮДАР"
Если налогоплательщика привлекают к ответственности за неприменение ККТ, выявленное по результатам контрольной закупки, совершаемой налоговиками в одиночку, либо при оформлении результатов проверки была нарушена процедура привлечения налогоплательщика к ответственности, то решения налоговиков считаются неправомерными и их следует обжаловать в суде.
Право налоговиков на проведение контрольной закупки с целью выявления факта невыдачи кассового чека можно оспорить. Инспекторы не уполномочены проводить подобные мероприятия в одиночку. Совершение проверочных закупок допускается только в рамках оперативно-розыскных мероприятий или борьбы с незаконным оборотом наркотиков1. И в доказательство этого многие организации смогли избежать административной ответственности за неприменение ККТ, сославшись на отсутствие у налоговиков полномочий на совершение контрольной закупки (постановление ФАС ЗСО от 23 марта 2006 г. N Ф04-1217/2006(20918-А67-19)).
Сориентировавшись в ситуации, часть инспекторов в рамках проверок применения ККТ на местах стали проводить не контрольные закупки, а покупку товаров (как правило, дешевых) силами своих сотрудников в их личное пользование. То есть после проверки они не возвращают товар и не требуют возврата денег. Право на осуществление подобного рода проверочных закупок товара (заказа услуг) подтвердили и чиновники Минфина России в письме от 7 февраля 2006 г. N 03-01-15/1-23, доведенном до всех территориальных налоговых органов.
В том случае, если по результатам закупки протокол составляется в отсутствие лица, привлекаемого к ответственности, действия контролеров можно обжаловать в судебном порядке и признать постановление об административном правонарушении недействительным (например, постановление ФАС ВСО от 15 ноября 2007 г. N А19-8150/07-Ф02-8286/07). Также если протокол или постановление не содержат точных данных о времени совершения правонарушения, то привлечение налогоплательщика к административной ответственности по статье 14.5 КоАП РФ можно признать незаконным (постановление ФАС ПО от 5 апреля 2007 г. N А65-26215/2006-СА3-38).
1 Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 12 августа 1995 г. N 144-ФЗ и статья 49 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 3-ФЗ.
