С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса. Отсюда - постоянные презентации, переговоры, встречи в неформальной обстановке... Устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Хорошо хоть, что такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ). Такие затраты фирмы называются представительскими.
Представительские расходы - это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) фирмы.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:
- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм.
Нормирование представительских расходов
В налоговом учете сумма представительских расходов включается в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Пример
В 2005 году ЗАО "Актив" потратило на проведение завтраков и обедов представителей другой фирмы 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников другой фирмы сотрудник "Актива" приобрел билеты в театр. Стоимость билетов - 1000 руб.
Расходы фирмы на оплату труда за 2005 год составили 50 000 руб.
Затраты на покупку театральных билетов (1000 руб.) представительскими расходами не являются.
В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе внереализационных расходов. В налоговом учете такие расходы не отражаются, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Затраты на проведение завтраков и обедов в сумме 3000 руб. (3540 - 540) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.
В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов в сумме:
50 000 руб. Х 4% = 2000 руб.
Оставшаяся сумма затрат на проведение завтраков и обедов в составе прочих расходов не учитывается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Эта сумма составит:
3540 руб. - 540 руб. - 2000 руб. = 1000 руб.
Как скрыть непроизводственные расходы за представительскими?
У каждого бухгалтера регулярно возникает вопрос: как отметить то или иное мероприятие, которое проводится в офисе. Например, Новый год или день рождения директора. Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль. Но руководитель просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость.
Некоторые оформляют такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием представителей других фирм. Преимущества этого способа в том, что всю оправдательную документацию можно сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны представителей других фирм не потребуется. Да и мудрить с "первичкой" не придется. По документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты - фруктами.
У этой схемы есть и недостаток. Она не позволит много сэкономить тем фирмам, которые большую часть зарплаты выдают "в конвертах". Следовательно, чем меньше официальные зарплаты в фирме, тем меньше банкетных расходов она сможет списать.
Фирме, которая решит отнести затраты по банкету к представительским расходам, необходимо будет составить комплект оправдательной документации. Составить его нетрудно. Все эти документы внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс РФ к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что на эти бумаги можно махнуть рукой. Ведь, не оформив их, компания не сможет подтвердить целесообразность расходов. Так что лучше подойти к ним со всей ответственностью.
Алкогольные напитки лучше из "первички" убрать. Позиция налоговиков - не включать стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов. Хотя нормативных документов на этот счет нет, спорить с налоговой из-за пяти бутылок водки не стоит. Лучше учесть в документах на эту сумму безалкогольные напитки.
С расходами по аренде помещения тоже загвоздка. С одной стороны, помещение арендовано для переговоров с представителями других фирм. С другой - аренда помещений для официального приема не прописана в закрытом перечне представительских расходов. Об этом говорится и в письме Минфина России от 12 марта 2003 г. ≤ 04-02-03/29.
Но такую позицию нетрудно и опровергнуть. Во-первых, фирма может легко доказать экономическую обоснованность аренды. Помещение было арендовано для проведения переговоров. Их результат - увеличение прибыли в будущем. Договор аренды и счет- фактура документально подтверждают эти расходы.
Во-вторых, мнение Минфина довольно неубедительное. Исходя из текста письма неясно, является в такой ситуации аренда экономически оправданным расходом или нет. К тому же в письме нет ни слова о том, по какой статье расходов учитывать подобные затраты.
Исходя из этих доводов можно прийти к выводу, что в такой ситуации стоимость аренды учитывается в затратах фирмы и уменьшает облагаемую прибыль. При этом, получив счет-фактуру и расплатившись с арендатором, фирма сможет возместить НДС по этим расходам. Как отразить банкетные расходы в учете, покажет пример.
Пример
ЗАО "Карат" решило организовать Новый год для сотрудников за счет представительских расходов. Фонд оплаты труда фирмы за 2005 год составил 1 200 000 руб. Сумма представительских расходов, которая может уменьшить облагаемую прибыль, составит:
1 200 000 руб. Х 4% = 48 000 руб.
В прошедшем году деньги на представительские цели фирма не расходовала. Сумма представительских расходов (а проще говоря, стоимость продуктов, купленных для Нового года) составила 35 400 руб. (в том числе НДС - 5400 руб.).
Бухгалтер "Карата" сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - 50 000 руб. - выданы деньги под отчет;
ДЕБЕТ 20 (44) КРЕДИТ 71 - 30 000 руб. (35 400 - 5400) - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 - 5400 руб. - учтен НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19 - 5400 руб. - списана сумма НДС;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 - 14 600 руб. - возвращена неизрасходованная часть аванса подотчетным лицом.
Сумма представительских расходов не превышает норматив. Поэтому она учитывается при налогообложении прибыли полностью.
