Работники бухгалтерии любого предприятия, да и не только они, хорошо знают эти организации: налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Знают они и то, что удержанный налог ФНС заберёт в бюджет безвозвратно, Пенсионный фонд страховые взносы вернёт, но лишь дожившим до пенсии, а вот ФСС возвращает деньги гораздо скорее. И, что интересно, в некоторых случаях даже больше, чем уплачено. Например, на швейной фабрике с преимущественно женским коллективом оплата больничных листов часто значительно, даже в несколько раз, может превышать суммы уплаченных взносов. И фабрика эти деньги получает.
Но предприятия вправе ожидать от Фонда социального страхования не только такие приятные вещи, как материальная поддержка заболевших. Какие ещё и как - будет рассказано в этой статье.
Без ИТ - никуда
Круг задач, решаемых Фондом социального страхования, весьма широк. В него входят:
- обязательное государственное страхование (оплата больничных листов, обеспечение пособиями, связанными с материнством, по беременности и родам, при рождении ребёнка, по уходу за ребёнком до достижения им возраста полутора лет, оплата содержания детей в оздоровительных лагерях и т. д.);
- страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (выплаты в связи с получением трудового увечья, дополнительные расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию пострадавших и т. д.);
- санаторно-курортное обслуживание льготных категорий граждан и обеспечение их бесплатным проездом к месту лечения;
- обеспечение инвалидов техническими средствами реабилитации.
Фонд огромен. Он включает в себя 88 региональных отделений и 650 исполнительных органов, в которых трудятся 22,5 тыс. сотрудников. В отделениях фонда зарегистрировано около 2,9 млн налогоплательщиков-страхователей, у которых занято около 58 млн человек трудоспособного населения. Кроме того, по Российской Федерации насчитывается 650 тыс. пострадавших на производстве и 15 млн льготных категорий граждан, которые также находятся в поле зрения фонда.
В процессе работы исполнительных органов ФСС ежегодно проходят десятки миллионов платежей, выполняются десятки миллионов бухгалтерских проводок. Страхователи сдают до 40 млн больничных листов на 350 млн человеко-дней, получают около миллиона путёвок и талонов на проезд.
В последнее время на ФСС возложены также задачи в рамках национального приоритетного проекта ²Здоровье⌡.
Обеспечить выполнение таких объёмов работ, когда каждый день накапливаются сотни мегабайт информации, просто немыслимо без использования информационных технологий. Причём нужны такие технологические решения, чтобы информация была актуальной, оперативной, достоверной и полной. Должны быть обеспечены прозрачность, адресность и оперативность.
Всем этим требованиям удовлетворяет информационная система российской разработки ²Соцстрах⌡, созданная на основе российской же системы управления базами данных (СУБД) HyTech. В системе заложен принцип территориально распредёленной базы данных с удалённым доступом. В ней реализованы распределённые вычисления, при которых компьютеры на местах используются не только для сбора, но и для обработки всей введённой информации, причём там, где она возникает. Поэтому в сети отсутствует массированная перекачка всех собранных данных на обработку в центр или, наоборот, в регионы.
Связь с пользователями системы осуществляется через портал фонда, расположенный по адресу http://fz122.fss.ru.
С портала через интернет можно получить любую информацию по любому параметру в масштабе реального времени, например справки, сводки и отчёты, выявлять различные зависимости, изучать тенденции поведения множества характеристик для принятия решений. Визуализация полученных результатов выполняется через стандартный пакет MS Excel как наиболее распространённый среди пользователей. Вся размещённая на интернет-портале информация предоставляется бесплатно.
Варианты запросов могут быть самые разные: средняя зарплата в регионах, количество больничных листов, выписанных в марте в Калининграде, количество родильных сертификатов, оплаченных в октябре во Владивостоке, общая сумма выплат, сделанных страхователями Московской области, заболеваемость в отраслях и т. п.
Единое информационное пространство системы включает в себя около 25 тыс. персональных компьютеров, 650 локальных вычислительных сетей и 45 программных комплексов. Общий объём территориально распределённого банка данных системы ²Соцстрах⌡ превышает 10 Тб. Формируемые ежедневно заявления, платёжные документы, бухгалтерские проводки, отчёты и прочие самые разнообразные документы увеличивают объём банка данных по всей России примерно на 500 Мб в день.
Не все пользователи одинаковы
В системе существует три категории пользователей.
Первая - это сотрудники ФСС, которые решают свои технологические задачи. Их работа не является предметом этой статьи.
Вторая категория - пользователи публичного портала. Данный вид доступа обеспечивает открытость работы фонда. Публичные права имеет любой гражданин, который может зайти в интернет, набрать адрес портала и посмотреть агрегированную информацию по стране, округам, регионам, но не спускаясь до уровня конкретного предприятия и конкретного человека. Никаких персональных данных и сведений о конкретных предприятиях система не даёт - это закрытая для широкой публики информация.
Третья категория пользователей - страхователи, которые сдают отчётность раз в три месяца. У них при желании могут быть более широкие права доступа по сравнению с пользователями второй категории. Именно для этой, третьей категории пользователей разработана специальная интернет-технология взаимодействия с фондом.
Для бухгалтера
Подавляющее число пользователей третьей категории - работники бухгалтерий. Именно они чаще всего взаимодействуют с ФСС, поэтому именно им портал предлагает свои основные сервисы.
Для работы с порталом на нём надо зарегистрироваться. Можно выбрать один из двух способов регистрации:
- создание личного пользовательского профиля на портале;
- регистрация в качестве официального пользователя портала.
Первый способ даёт меньше возможностей, чем второй. Тем не менее и при такой регистрации с порталом можно работать. Самая важная для бухгалтера возможность из всех предоставленных - расчёт больничных листов (листков нетрудоспособности).
Не секрет, что социальное страхование на 85 % состоит из расходов на больничные листы. Поэтому обоюдная экономия времени как бухгалтера, так и работника фонда может быть весьма существенной. Есть ещё один важный момент: когда на предприятие придёт ревизор, алгоритмы проверки расчёта больничного листа у него будут те же, что работают на портале и по которым делал расчёт в автоматическом режиме бухгалтер. Это снижает количество ошибок, да и проверка пройдёт быстрее.
Чтобы зарегистрироваться на рассматриваемом уровне, надо щёлкнуть по ссылке Регистрация в левом верхнем углу и заполнить своими данными профиль пользователя. Если всё заполнено верно, профиль нужно сохранить, нажав на соответствующую кнопку внизу.
Теперь на портал можно заходить, указывая свои имя пользователя и пароль. В том числе и для расчёта больничных листов.
Кстати, для бухгалтеров, ведущих несколько предприятий, есть хорошая новость: такой вариант использования портала разработчиками предусмотрен для всех уровней регистрации. Чаще всего подобная возможность актуальна в больших городах.
Новый год - новые песни
Закон от 29.12.06 ≤ 255-ФЗ ²Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию⌡ добавил бухгалтерам головной боли.
С 1 января 2007 года для определения размера пособия стали необходимыми сведения о страховом стаже работника. Правила его подсчёта и подтверждения для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам были утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 ≤ 91.
Замена непрерывного стажа страховым в общем кажется справедливой. Нельзя же считать правильным, когда человек с большим трудовым стажем, по какой-то причине прервавший работу более чем на два месяца, получает пособие по временной нетрудоспособности как выпускник школы. Однако практика применения правил подсчёта страхового стажа сразу чем-то напомнила период массовой подготовки и сдачи в ПФР форм СЗВ-К - возникли те же проблемы подсчёта и подтверждения стажа, например, у работавших адвокатами или индивидуальными предпринимателями.
К сожалению, на портале для подсчёта страхового стажа нет никакой программы. Хотя, помнится, для Пенсионного фонда была программка, которая упрощала арифметические действия с датами.
Изменения, вступившие в силу с 1 января 2007 года, потребовали и нового бланка листка нетрудоспособности. Приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.07 ≤ 172 ²Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности⌡ эта форма получила путёвку в жизнь.
Рассчитываем больничный
Перед расчётом неуверенно чувствующие себя в законодательстве могут перейти по ссылке на соответствующие нормативные документы. На портале также помещена презентация, которая подробно, при помощи схем, рассказывает об условиях и продолжительности выплаты пособий, а также об их размерах при временной потере трудоспособности или по уходу за ребёнком.
Для перехода на страницу расчёта надо щёлкнуть (как это ни покажется странным) по ссылке с длинным названием Число пользователей, воспользовавшихся расчётом больничных листков, рядом с которой указано текущее количество таких пользователей.
Сам процесс расчёта достаточно прост.
По кнопке Новый переходим на страницу нового расчёта и заполняем данные карточки листка нетрудоспособности.
Сохранённый расчёт попадает в реестр листков нетрудоспособности. Если появилась необходимость внести исправления в расчёт какого-либо больничного листа, достаточно отыскать его в реестре, щёлкнуть по фамилии и в раскрывшийся расчёт внести нужные коррективы.
Для регистрации страхователя вторым способом, т. е. в качестве официального пользователя, портала необходимо:
- зарегистрировать на портале ответственных сотрудников страхователя, указав всю необходимую информацию о предприятии;
- направить официальное письмо страхователя о предоставлении расширенных прав доступа на имя управляющего региональным отделением фонда, в котором необходимо указать фамилию, имя, отчество, регистрационное имя для входа в портал (логин) и адрес электронной почты, использованные при регистрации ответственных сотрудников страхователя на портале.
Регистрация проходит в течение семи дней, после чего предоставляется доступ ко всей интересующей пользователя информации и программам.
Если бухгалтер ведёт несколько предприятий, то письма необходимо представить от каждого из них и каждое же зарегистрировать, но с указанием одного и того же адреса электронной почты бухгалтера. Регистрация предприятий по отдельности связана с тем, что по правилам доступа к порталу у каждого предприятия-страхователя должен быть свой, отдельный логин для входа в портал.
Официально зарегистрированному пользователю доступна работа с системой документооборота, которая позволяет не только сократить время сдачи отчётов, но и предварительно проверить отчёт с помощью специализированной программы, самостоятельно найти и устранить ошибки, проверить состояние расчётов с филиалом фонда и т. д. Бухгалтер имеет возможность:
- обеспечить подготовку отчёта по форме 4-ФСС РФ с использованием имеющихся на портале данных за предыдущие периоды, а также до представления отчёта в территориальное отделение фонда устранить все несоответствия между содержанием отчёта и данными фонда;
- узнать о планируемых документальных выездных проверках страхователя и о результатах уже проведённых проверок;
- автоматически рассчитать пени за несвоевременную уплату взносов;
- производить расчёты больничных листов в режиме on-line.
Помимо этого официальная регистрация даёт возможность получать дополнительную информацию из баз данных ФСС:
- регистрационные данные страхователей;
- данные формы 4-ФСС РФ за предыдущие периоды;
- состояние взаиморасчётов с исполнительным органом фонда.
Как видим, возможности довольно широкие. Так что лучше регистрироваться официально.
Электронная форма: плюсы и минусы
Известно, что страхователи ФСС ежеквартально обязаны сдавать расчётную ведомость по форме 4-ФСС РФ, которая содержит десятки показателей. Подготовка этого документа занимает достаточно много времени. Процесс сдачи работнику фонда также не быстротечен: основная масса времени уходит на выверку. Это, конечно, способствует росту очередей.
Для повышения эффективности работы бухгалтеров и работников фонда со второго полугодия 2006 года расчётную ведомость по форме 4-ФСС РФ официально зарегистрированные пользователи могут подготовить на портале и сдать непосредственно через него уже в электронном виде. Единственная загвоздка заключается в том, что электронную форму фонд рассматривает как копию, так что бумажный документ всё же приходится распечатывать, подписывать и сдавать в территориальное отделение ФСС. Этот документ, сверенный на портале с данными ФСС, вы представляете лично или отсылаете заказным почтовым отправлением.
Читатель может удивиться такому решению, памятуя об уже давно действующей в инспекциях ФНС передаче отчётности через электронные каналы связи.
Руководство фонда объясняет наличие проблемы тем, что пока не приняты все необходимые нормативные документы, связанные с электронной цифровой подписью, и считает трудности временными. Тем не менее основная задача - проводить сверки и выяснения по взаиморасчётам фонда и страхователя не в момент сдачи отчётности инспектору, а на рабочем месте бухгалтера - решена и сдача документа с подписями и печатями превращена в чистую формальность.
Можно заметить, что в инспекциях ФНС процесс сдачи отчётности как бы отделён от сверки. Возможно, так сложилось исторически. Напротив, система ФСС - зачётная, в которой отчёт страхователя является частью общего баланса. Поэтому сдача отчётности и сверка не могут быть разделены, данные в представляемых документах изначально не должны иметь расхождений с данными фонда.
На данном этапе налоговая служба использует более простое и дешёвое, но, возможно, не лучшее решение, вначале только принимая отчётность, а уже потом проводя камеральную проверку и сверку по уплате налогов. Можно высказать предположение, что со временем ФНС тоже придёт к такому же решению, как и ФСС, и отдельно проводимые сверки отпадут за ненадобностью. Конечно, для этого потребуется система с интерактивным взаимодействием налогового инспектора и налогоплательщика.
Вместо заключения
На портале было проведено анкетирование пользователей. Уровень реализованных на нём информационных технологий 39 % опрошенных оценили как средний, 44 % - как достаточно высокий или высокий.
Был задан и интересный вопрос: ²Если фонд закроет весь сервис, предоставляемый вам на портале, как вы к этому отнесётесь?⌡. Подавляющее большинство опрошенных (93 %) ответили на него, что отнесутся к закрытию сервиса негативно.
Что ж, это означает, что огромная работа была выполнена явно не впустую.
