Далеко не во всех отраслях существует потребность в ведении учёта одновременно в двух единица измерения. Однако в сферах, где это принципиально необходимо, при выборе программного продукта (ПП) для автоматизации могут возникнуть серьёзные затруднения. Большинство ПП адаптировано для применения в отраслях, где две единицы измерения не требуются. А если и появляется такая надобность, то автоматизаторы, как правило, предлагают менеджерам предприятия просто ввести коэффициент пересчёта. Поэтому встаёт логичный вопрос: действительно ли существует необходимость иметь в системе возможность ведения учёта в двух единицах измерения и всегда ли удобен ввод коэффициента пересчёта из одной единицы в другую?
Для начала определим, с какой целью ведётся учёт в натуральных измерителях и что влияет на выбор единицы измерения. Для рассмотрения используем реальные примеры.
Пример 1. Управление потребностями, или ценность, которую представляет сырьё для потребителя
Металлические трубы отгружаются в килограммах (это базовая единица измерения на предприятии), но мера ценности продукции для покупателя . метры. Иначе говоря, ему нужны именно метры, а не килограммы. Возникает вопрос: как отгружать метры, если на предприятии учёт ведётся в килограммах?
Пример 2. Управление и анализ себестоимости продукции
Для предприятия металлопроката себестоимость металлической трубы корректно определять в расчёте на килограмм, поскольку именно на один килограмм веса трубы предприятие расходует сырье как основную составляющую себестоимости. Себестоимость на единицу разной номенклатуры труб в данном случае можно сравнивать, только если себестоимость считается на один килограмм.
Пример 3. Логистика сырья и ответственность за его сохранность
Рассмотрим пример. Существует задача: на мясокомбинат необходимо перевезти 10 туш общим весом 1000 килограммов. Для специалиста по логистике принципиально количество перевозимых туш, а именно количество мест, которое потребуется для перевозки. У водителя есть ответственность за перевозку 10 туш. Если же учёт ведётся только в одной единице измерения (штуках), никто не даст гарантии, что, проехав энное количество километров из пункта А в пункт Б, все 10 туш останутся при своём совокупном весе в 1000 килограммов. Водитель честно принял 10 туш и так же честно сдал это количество, но потребитель сырья останется в убытке.
От всех обозначенных выше факторов зависит, какую единицу измерения выбирать. И на протяжении производственного цикла продукции под влиянием этих факторов потребность в измерителях может меняться. Бухгалтеру нужны килограммы, кладовщику и логисту - штуки, а заказчику - снова килограммы.
Зачастую в подобных случаях вводятся дополнительные коэффициенты пересчёта. Килограммы переводятся в штуки, штуки - в килограммы, рулоны - в погонные метры, брутто - в нетто и т. д.
Но всегда ли применение подобных коэффициентов возможно и оправданно?
Пример 4
На предприятии Х внедряется типовое решение для автоматизации учёта. Предприятие выпускает листовой материал (поролон). На склад готовой продукции поролон поступает в рулонах, в рулонах же и отгружается. Однако одним клиентам важно получить затребованное количество листов, другим же требуются килограммы. Каждый рулон состоит из листов, а листы весят по-разному. В одном рулоне содержится несколько листов.
Естественно, себестоимость рассчитывается на один килограмм продукции. На одну штуку листа или рулона себестоимость рассчитать невозможно, так как все листы одной номенклатуры имеют разные размеры, объём и вес. Поскольку в типовом решении необходимо указать единицу измерения для складского учёта, то, разумеется, выбрали килограмм. Учёт (приход, перемещение, отгрузка) и расчёт себестоимости ведутся в килограммах, и заказы также принимаются в килограммах. С точки зрения бухгалтерии, все замечательно. Но бухгалтерия и раньше вела учёт в устаревшей программе и вовремя сдавала отчётность. Новая АСУП внедрялась для улучшения функций управления, и теперь критерий её производительности . польза для менеджеров.
При попытке расширить рамки системы для автоматизации функций управления выяснилось, что менеджерам крайне важно знать, сколько рулонов лежит на складе. Нужно также знать дату выпуска рулона и бригаду, его наработавшую. Внедренцы предложили ввести коэффициент пересчёта для каждой марки продукции . сколько килограммов в листе и в рулоне. В результате менеджеры были вынуждены работать с дробным количеством листов и рулонов, точного количества в штуках не знал никто, кроме кладовщика.
И тем не менее точное количество в штуках требовалось знать для резервирования, размещения на складе, комплектации отгрузки и даже элементарного контроля наличия на складе и пресечения махинаций. Кроме того, многие клиенты формировали заказы именно на количество листов, а не на вес.
Выводы
Рассмотренный пример продемонстрировал лишь малую долю проблем, иллюстрируя, что системы, в которых вводятся коэффициенты пересчёта, получаются "кривыми" с точки зрения логистики и управления потребностями. При этом оптимальное решение могло быть достаточно простым . вести учёт параллельно в двух единицах измерения, все операции одновременно отражать в штуках и килограммах, указывая два независимых количества. Но такой возможности изначально не существовало в типовом решении, на основе которого осуществлялась автоматизация.
При этом внедренцы редко берутся за доработку типового решения: это сложный и дорогой процесс, влекущий за собой риск внесения ошибок и снятия с сопровождения от производителя.
В итоге система остаётся в том виде, в каком была предусмотрена разработчиком и внедренцем. Является ли подобный проект успешным? С точки зрения исполнителя, несомненно: работы приняты и оплачены, отзыв и пресс-релиз получены. А с точки зрения заказчика?
Конечно, есть случаи, когда одной единицы измерения более чем достаточно. К примеру, для однотипных банок с краской количество банок точно пересчитывается в вес и наоборот. Поэтому производителю красок достаточно вести учёт в одной единице. В случае простого дискретно-сборочного производства, когда все основные материалы и продукция измеряются в штуках, ведения учёта в одной единице измерения также вполне достаточно. Но при использовании весовых, объёмных, линейных единиц для основного материального потока могут возникать указанные выше сложности.
Система должна поддерживать учёт одновременно в двух единицах измерения, который опционально включается, если это необходимо. Даже если эта функция не нужна на текущем этапе развития предприятия, то нет никаких гарантий, что заложенное ограничение не сработает в будущем.
