Руководитель каждой компании хочет знать, чем занимаются сотрудники, на что тратится время, куда уходят клиенты, почему так долго идут переговоры, как сделать коллективную работу оперативнее и эффективнее и т. д. Наша компания . не исключение, поэтому мы разработали для себя систему автоматизации управления "Простой бизнес". Изначально . с 2008 года . это был наш внутренний продукт, поэтому программа прошла неоднократное тестирование на большом количестве проектов в самых разных сферах деятельности. А затем "Простой бизнес" стал универсальным сервисом, который сегодня используют около шести тысяч организаций в России и странах СНГ, а также наши соотечественники из дальнего зарубежья. С помощью нашей программы многим компаниям удаётся уже через месяц сократить расходы на коммуникации в несколько раз, а организационные издержки . на 30 %.
Что такое "Простой бизнес"?
"Простой бизнес" . это программа для управления компанией, "облачный" сервис, который можно применять в различных сферах деятельности для организаций любого масштаба. С помощью этого сервиса вы можете управлять организацией, персоналом, проектами и задачами, временем, коммуникациями, бухгалтерией, сайтом и электронным документооборотом, а также вести коллективную работу. Компания получает собственное единое информационное пространство независимо от количества филиалов, сотрудников и места их нахождения.
В основу разработки всех компонентов системы заложены самые высокие требования к безопасности. Программа подписана сертификатом Microsoft Authenticode, обеспечивающим гарантию целостности кода и защиту от проникновений. Передаваемые данные надёжно шифруются, а также дублируются на несколько серверов, что обеспечивает вам круглосуточный доступ. И даже если ваша корпоративная политика предусматривает хранение информации только на собственных серверах, есть вариант программы с установкой на ваш сервер.
Со всеми возможностями программы можно ознакомиться всего за 10 - 15 минут, а затем в процессе работы осваивать их более детально благодаря интуитивно понятному интерфейсу и отзывчивой технической поддержке.
И мал, и велик
Сервис "Простой бизнес" используют как начинающие предприниматели, для которых оптимальна базовая версия продукта, так и крупные компании с широким портфелем запросов. Так, например, "Простой бизнес" используется для автоматизации деятельности работы одной из крупнейших общественных организаций России . "Российскими студенческими отрядами", которая имеет штабы практически в каждом регионе страны. По словам ее руководителя Михаила Киселёва, в течение года.двух "Простым бизнесом" будут пользоваться уже как минимум 200 тыс. участников организации, которые смогут мгновенно получать рабочую информацию независимо от своего местонахождения. "Сегодня организация, которая идёт в ногу со временем, стремится к тому, чтобы информация доходила до каждого члена команды в считанные секунды, . вот это я считаю успехом", . отмечает Михаил Киселёв.
Какие инструменты управления есть в программе?
Управление задачами и проектами
Представьте, что у вас теперь есть универсальный помощник, который оперативно и эффективно решает рабочие вопросы, координирует задачи, руководит сотрудниками, бухгалтерией, анализирует работу персонала и сам контролирует время. При этом не имеет значения, где сейчас находитесь вы или ваши сотрудники: помощник всегда готов к работе, даже если нет интернета. Это и есть "Простой бизнес", с помощью которого вы можете:
- организовать управление как одной, так и несколькими организациями;
- обмениваться документами с партнёрами и подрядчиками;
- организовать управление бухгалтерией и финансами (в программе есть шаблоны договоров, счетов-фактур, счетов, актов приёмки, накладных, сертификатов, приходных кассовых ордеров, статистика по бухгалтерской обстановке всей организации, учёт приходов и расходов и другая информация по первичной бухгалтерии);
- назначать задачи сотрудникам и контролировать их выполнение;
- осуществлять коллективную работу над проектами;
- обмениваться информацией и файлами по проектам в режиме онлайн;
- прослеживать живую историю работы и коммуникаций по каждому проекту;
- организовать внутреннее информационное пространство компании по принципу социальной сети;
- контролировать время выполнения работы над проектами;
- повысить эффективность работы с клиентами и управления продажами.
Как отмечает Александр Бобков, директор тренинговой компании H&C Developers, среди клиентов которой . ВТБ 24, Lacoste, MediaMarkt, Международный московский банк, комплекс "Простой бизнес" помогает сотрудникам его компании максимально фокусироваться на интересах клиента, за счёт того что сервис освобождает их от множества рутинных операций. В компании выбрали "Простой бизнес" как решение, объединяющее функции CRM, управления проектами, коммуникациями и работой с документами. Сейчас с его помощью H&C Developers ведёт набор участников, учёт данных о контактах, осуществляет информирование клиента, планирование учебного процесса, создание и учёт документов . договоров, счетов, актов.
Управление персоналом
Широкий спектр HR-инструментов "Простого бизнеса" нацелен на то, чтобы руководство компании могло с максимальной эффективностью организовать управление персоналом.
В этой части система позволяет:
- организовать коллективную работу штатных и удалённых сотрудников;
- анализировать эффективность работы каждого сотрудника;
- видеть, чем сейчас занят тот или иной сотрудник (статус дела);
- настроить доступ на уровне организации, ролей, проектов, отдельных задач;
- контролировать время выполнения заданий сотрудниками с помощью автоматического учёта времени в организации;
- получать в режиме онлайн информацию о занятости сотрудников и максимально оптимизировать работу персонала компании;
- организовать доступ сотрудников к часто используемым материалам, например коммерческим предложениям или шаблонам писем, с помощью "Базы знаний".
Управление внешними и внутренними коммуникациями
Комплекс "Простой бизнес" имеет широкий набор средств коммуникации как для взаимодействия внутри компании, так и для выстраивания отношений с клиентами и партнёрами. Сервис предоставляет следующие возможности:
- IP-телефонию (телефонию через интернет наподобие Skype) с возможностью записи и прослушивания звонков для контроля качества обслуживания клиентов;
- функции полноценной офисной АТС, в том числе голосовых меню, правил обработки вызовов, переадресации, конференций, настройки записи разговоров;
- бесплатные внутренние звонки и звонки на городские и мобильные номера по низким тарифам;
- видеозвонки;
- отправку SMS-сообщений прямо из программы;
- электронную почту с настройкой правил обработки входящей корреспонденции;
- инструменты для организации электронной и SMS-рассылки;
- факс;
- мгновенные сообщения (внутренний чат и мультичат);
- файловый обмен;
- видеоконференции с возможностью проведения вебинаров, презентаций;
- текстовые и аудиокомментарии;
- создание почтового ящика на домене prostoy.biz, а также подключение к программе любых других почтовых ящиков и использование её в качестве почтового клиента.
Управление электронным документооборотом
Вы давно хотели организовать электронный документооборот, но не знали, как это сделать? Использование "Простого бизнеса" упростит этот процесс, а значит, вы сэкономите на организационных издержках.
Сервис даёт возможность:
- использовать функции сканирования и обработки документов, чтобы быстро привести документ к электронному виду, автоматически разместив полученные при сканировании файлы в программе;
- применять широкий набор шаблонов стандартных документов для быстрой подготовки документа на основе выбранного шаблона, что снижает вероятность ошибки;
- завести в программе свои шаблоны документов, редактировать их при необходимости, использовать автоматическую подстановку данных из клиентской базы или любой другой базы данных;
- задействовать расширенный поиск документов, чтобы не только быстро найти искомый документ, но и узнать, в каких проектах велась работа над ним, какие сотрудники принимали в этом участие, когда в последний раз документ был изменён и опубликован;
- оперативно редактировать, заменять, переименовывать документы, а также предоставлять к ним доступ по ссылке внутренним или внешним контактам, отправлять по факсу, электронной почте или в виде ссылки в SMS-сообщении.
Управление сайтом компании
С помощью комплекса "Простой бизнес" управлять корпоративным сайтом может обычный сотрудник компании, не обладающий специальными навыками. Система позволяет:
- создать сайт на домене prostoy.biz или на любом вашем домене, наполнять сайт и редактировать контент;
- управлять временем появления и скрытия информации;
- быстро создавать ссылки на материалы;
- подключать шаблоны дизайна, вносить свои изменения и опубликовывать их на сайте;
- создавать интернет-магазин, управлять им благодаря специальному встроенному модулю "Простого бизнеса" и оптимизировать процесс продаж.
Простота в использовании
Чтобы начать использовать "Простой бизнес", не нужно нанимать команду специалистов и тратить много времени на внедрение сервиса, останавливая работу компании. Достаточно скачать программу с официального сайта, ознакомиться с ней за 10 - 15 минут, и можно начинать работу. Внешне "Простой бизнес" похожа на Skype или ICQ, программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Совершенствование навыков работы с системой будет проходить в процессе работы с ней.
При возникновении вопросов ваши сотрудники всегда могут обратиться в службу поддержки сервиса, посмотреть подробное руководство пользователя, видеоуроки на сайте. В случае необходимости специалисты помогут решить проблему с помощью удалённого доступа к рабочему месту сотрудника. Также вы можете заказать вебинар по обучению работе с системой или выезд наших специалистов к вам в компанию для проведения курсов (для компаний г. Москвы).
"Простой бизнес" позволяет решать рабочие вопросы не только в режиме онлайн, но и при отсутствии интернета или при отъезде в командировку, так как программа-агент сохраняет на компьютере все данные. После появления связи с сервером вы сразу получаете все обновления. Имеется и веб-версия программы, которая работает на сайте сервиса в любом браузере. Вот-вот выйдут приложения "Простой бизнес" для Android и iOS (iPhone, iPad).
От малого до крупного бизнеса
Сервис имеет широкую сетку тарифов, благодаря которой его возможностями могут пользоваться как крупные компании, так и малый и средний бизнес. Сервис имеет широкий набор инструментов, но при этом предлагает доступную стоимость.
Базовой версией программы можно пользоваться бесплатно, что особенно актуально для начинающих предпринимателей. В этом случае пользователь платит только за дополнительные услуги и только за те, которые потребляет, например IP-телефонию, SMS, услуги специалистов.
Статус профессиональной организации даёт больше инструментов для профессионального ведения бизнеса. В соответствии с условиями тарифа компания получает неограниченное количество проектов, задач и сотрудников в организации, 10 ГБ дискового пространства для хранения файлов, контактов и переписки, возможность на определённую сумму ежемесячно отправлять SMS-сообщения и делать телефонные звонки, 20 тыс. клиентов в базе CRM-системы, 50 подключаемых к системе почтовых ящиков, корпоративный сайт на вашем домене, подключение SIP-телефонии, приоритетную техническую поддержку.
Статус VIP-организации - это работа на отдельном виртуальном сервере, неограниченное количество проектов и задач в организации, 100 ГБ дискового пространства, 100 почтовых ящиков, профессиональный корпоративный сайт с подключением к вашему домену, возможность подключения внешней телефонии по протоколу SIP, б`ольшая сумма на звонки и SMS, приоритетная техподдержка и услуги бизнес-консалтинга.
***
Мы представили общий обзор возможностей сервиса "Простой бизнес". В следующей статье будет рассказано о самых востребованных инструментах, функциях программы. Вы узнаете, как их использовать для пользы бизнеса, экономии времени и выстраивания эффективных коммуникаций.
