Соблюдение кассовой дисциплины является обязательным правилом для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей независимо от применяемой системы налогообложения. В программном продукте "Бухгалтерия предприятия 2.0" на платформе 8.2 реализован механизм заполнения первичных кассовых документов, а также формирования необходимых кассовых отчётов на основании внесённых данных. Все справочники, документы и отчёты, которые могут понадобиться бухгалтеру при ведении кассовых операций, находятся в закладке "Касса" главного меню программы, а также дублируются в аналогичной закладке панели функций.
Первичная кассовая документация
Первичными документами, отражающими движение денежных средств в кассе, служат приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер, с помощью которых оформляются соответственно поступление и выбытие денежных средств. При ведении кассовых операций в "Бухгалтерии предприятия" следует помнить о том, что должен сохраняться порядок нумерации кассовых документов, поэтому при внесении в базу документа "задним числом" правильные номера придётся присваивать вручную. Также нумерация сбивается при изменении префикса организации.
В типовой конфигурации предусмотрено несколько видов операций первичных кассовых документов, каждая из которых подразумевает определённый шаблон заполнения документа. Это обусловлено разнообразием статей движения денежных средств. Для того чтобы иметь чёткое представление об оформлении кассовых операций в "Бухгалтерии предприятия", следует рассмотреть подробно каждую из них.
Приходные операции
Основными источниками поступления денежных средств в кассу являются оплата от покупателя и оприходование розничной выручки.
Чтобы отразить поступление денежных средств в кассу от покупателя, следует выбрать первую операцию - Оплата от покупателя. В открывшемся диалоге нужно указать сумму, выбрать контрагента, договор расчётов с ним, ставку НДС, счета расчётов и статью движения денежных средств. Корректное проведение документа напрямую зависит от верного заполнения перечисленных позиций. После проведения документа программа сформирует следующую проводку: Дебет 50.01 Кредит 62.01.
Для оприходования розничной выручки следует воспользоваться операцией Розничная выручка. При этом форма приходного кассового ордера будет выглядеть уже по-другому.
Проведение документа сформирует следующую проводку: Дебет 50.01 Кредит 90.01.1. Галочка напротив параметра "Неавтоматизированная торговая точка" обязательна. Если её не поставить, то приходный кассовый ордер будет проведён без движений на счетах бухгалтерского учёта. Если денежные средства сначала приходуются в операционную кассу, а затем переводятся в кассу предприятия, то счёт учёта нужно выбрать 50.02. При оприходовании розничной выручки вышеописанным способом к каждому кассовому ордеру должен быть сделан отчёт о розничных продажах, в котором указываются номенклатурные позиции проданных товаров, их количество и цены. Отметим при этом, что итоговая сумма отчёта о розничных продажах должна совпадать с суммой приходного кассового ордера за данное число. На практике кассовые операции ведутся в бухгалтерской программе, а поступление и продажа товаров . в других программных продуктах, например в таких, как "Розница" и "Управление торговлей". Бухгалтерская и торговая база периодически обмениваются информацией, но отчёты о розничных продажах могут выгружаться в документ "Реализация товаров и услуг". В этом случае выручка будет задваиваться. Чтобы избежать появления подобной проблемы, розничную выручку можно отражать операцией Оплата от покупателя или Прочий приход с выбором корреспондирующего счета 62.01. Для данной цели в справочнике "Контрагенты" заводится специальный контрагент "Розничный покупатель" или "Частное лицо", и все документы, касающиеся отражения розничной выручки, продажи товаров в рознице и возвратов денежных средств, ведутся через него. Таким образом, после выгрузки данных из "Торговли" в "Бухгалтерию" сальдо за каждый день по счету 62.01 с субконто "Розничный покупатель" должно равняться нулю.
Операция Возврат от подотчётного лица служит для внесения остатка денежных средств, выданных под отчёт. Приходный кассовый ордер с такой операцией, как правило, оформляется после предоставления авансового отчёта сотрудником организации. После проведения документ делает проводку Дебет 50.01 Кредит 71.01.
Операция Возврат от поставщика используется при возвращении излишне уплаченных сумм предприятию. После проведения документа формируется проводка Дебет 50.01 Кредит 60.01.
Оприходование средств, полученных в банке, отражается с помощью операции Получение наличных в банк, причём расходная банковская операция не заносится в программу. После проведения приходного кассового ордера с операцией Получение наличных в банке остатки на счёте 51 корректируются с учётом итоговой суммы вышеупомянутого документа. Соответственно после проведения приходного кассового ордера остаток на счёте 50.01 увеличивается, а на счёте 51 . уменьшается.
При получении кредита или займа наличными следует воспользоваться операцией Расчёты по кредитам и займам. После проведения приходного кассового ордера сальдо на счёте 50.01 и задолженность перед кредитором увеличатся.
Операция Прочий приход предназначена для отражения кассовых операций, для которых не предусмотрено типового программного решения. При использовании данной операции пользователю придётся вручную выбирать корреспондирующий счёт из плана счетов, а также заполнять открытые к нему субконто.
Расходные операции
Расходных статей движения денежных средств может быть множество. Денежные средства из кассы идут на выплату заработной платы, выдачу подотчётных сумм, оплату приобретённых товаров, работ, услуг, возврат покупателям денежных сумм, сдачу сверхлимитной выручки в банк и т. д. Для каждого из перечисленных случаев предусмотрен собственный шаблонный вид операции расходного кассового ордера.
Порядок заполнения данных документов аналогичен правилам оформления приходных кассовых ордеров - с той разницей, что после их проведения формируются обратные проводки. Иначе говоря, сальдо по счету 50.01 уменьшается, а на корреспондирующем счёте увеличивается. Некоторые сложности при вводе расходных кассовых ордеров могут возникнуть только с выплатой зарплаты. Чтобы оформить выплату заработной платы работнику из кассы предприятия, в программе предусмотрены две операции - Выплата заработной платы по ведомостям и Выплата заработной платы работнику. Первая позволяет сделать расходный кассовый ордер на список сотрудников, а вторая формирует расходные кассовые ордера для каждого работника. При использовании любой из данных операций расходный кассовый ордер ссылается на ведомость на выплату зарплаты, из которой и берётся итоговая сумма документа и без создания которой расходный кассовый ордер на выплату заработной платы проведён не будет.
На практике почти все предприятия ведут учёт заработной платы в другой программе, например "Камин", "Зарплата и управление персоналом". При выгрузке данных из "зарплатной" программы в "Бухгалтерии предприятия" формируются лишь ручные проводки, отражающие начисление вознаграждений в пользу работника, а также обязательных налогов с фонда оплаты труда. Ведомости на выплату заработной платы не выгружаются, поэтому для того, чтобы сделать расходные кассовые ордера, бухгалтеру приходится дублировать платёжные ведомости. Данный процесс оказывается весьма трудоёмким при наличии большого штата. Выйти из сложившейся ситуации можно, используя операцию Прочий расход.
Лимит остатка кассы
Соблюдение лимита остатка кассы выступает одним из главных требований кассовой дисциплины. Лимит остатка кассы организация устанавливает каждый квартал самостоятельно. Если он не установлен, то принимается равным нулю.
При помощи программы "Бухгалтерия предприятия" бухгалтер может оперативно следить, чтобы лимит остатка кассы не превысил установленного предела. Это можно делать двумя способами.
Первый способ . ежедневное формирование оборотно-сальдовой ведомости по счету 50.01 и сравнение сальдо с установленным лимитом.
Второй способ . программная проверка соблюдения кассовой дисциплины. Для того чтобы отслеживать соблюдение лимита остатка кассы автоматизированно, необходимо установить это действие в программе.
Следует обратить внимание, что лимит остатка кассы является периодическим показателем, задаваемым для каждой организации. После того как лимит остатка кассы установлен, можно приступать к проверке, которую можно запустить из меню Отчеты > Экспресс-проверка ведения учёта. По умолчанию данный сервис проверяет правильность ведения учёта на всех участках, однако при помощи кнопки Перейти к настройке можно отметить только участок "Операции по кассе". Если в какой-то день было допущено превышение лимита, программа выдаст соответствующее сообщение. Суммы, превышающие лимит остатка кассы, следует списывать, чтобы избежать штрафов. Самым оптимальным выходом из такой ситуации является сдача сверхлимитных денежных средств в банк, но на практике сделать это вовремя не всегда удаётся. В этих случаях сверхлимитные суммы могут выдаваться под отчёт, а индивидуальные предприниматели могут забирать их на личные нужды.
Также данная проверка ведения кассовых операций позволяет убедиться в отсутствии непроведённых кассовых документов, отсутствии отрицательных остатков по кассе, проконтролировать соблюдение лимита расчётов наличными с контрагентами, соблюдение нумерации первичных документов, а также соблюдение других правил ведения кассовых операций.
Кассовая книга
Кассовая книга формируется в "Бухгалтерии предприятия" автоматически на основании введённых первичных документов. Данный отчёт доступен из меню Касса главного меню программы, а также из блока "Отчеты" на закладке "Касса" панели функций. Кассовая книга формируется за заданный период с возможностью пересчёта номеров листов с начала года и вывода оснований расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации кассовых документов
Журнал регистрации кассовых документов представляет собой список расходных и приходных кассовых ордеров с указанием даты, номера и суммы. В программе реализована возможность формирования данного отчёта на основании введённых первичных документов за заданный временной интервал с группировкой по датам либо без неё.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.01
Формирование оборотно-сальдовой ведомости по счету 50.01 позволяет отследить движение денежных средств по каждой статье. Также можно пользоваться и иными отчётами, такими как "Анализ счета", "Карточка счета по дням" и т. п.
