Microsoft Excel - один из основных инструментов работы для очень многих категорий работников. И это понятно: этот удобный табличный процессор используется, наверное, во всех видах учёта и планирования. Однако даже в самой удачной программе всегда найдётся что улучшить. Это доказывает опыт того же Excel, для которого создано немало расширений, облегчающих выполнение тех или иных частных операций.
Подавляющее большинство таких расширений сделано иностранными разработчиками, и их трудно рекомендовать для российских пользователей в силу того, что такие плагины не русифицированы. Для рядового, как правило, не владеющего иностранными языками бухгалтера, эти расширения малополезны. Принципы работы таких программ приходится осваивать ²методом тыка⌡, а на это всегда не хватает времени.
В конце апреля российская компания MAPILab представила линейку расширений для Excel. Все эти плагины с русскоязычным интерфейсом и с русскоязычным же файлом помощи. Всего MAPILab представляет семь плагинов для Microsoft Excel:
- Advanced Consolidation Manager - объединение таблиц и обобщение данных;
- Compare Spreadsheets for Excel - сравнение файлов;
- Fix Broken Links for Excel - поиск и восстановление нарушенных ссылок в связанных файлах;
- MAPILab Find and Replace for Excel - расширенная и дополненная версия функции стандартного поиска и замены данных в файлах;
- Remove Duplicates from Excel - поиск и обработка дубликатов в ячейках таблиц;
- Similar Data Finder for Excel - поиск и обработки ячеек с похожими значениями в таблицах;
- Tables Transformer for Excel - преобразование таблиц, подготовка данных для построения сводных таблиц, разделение и объединение таблиц.
Все плагины встраиваются в интерфейс Microsoft Excel, вывод их на панель управления можно включать и отключать с помощью стандартных действий через меню (Вид > Панели инструментов). Регулярно востребованные плагины можно держать постоянно включёнными, а остальные подключать по мере необходимости. Теперь познакомимся поближе с этими расширениями и с возможными сферами их применения.
В самом Excel есть функция консолидации файлов, но Advanced Consolidation Manager не имеет ограничений на количество соединяемых файлов, и к тому же он может объединять данные с выполнением ряда дополнительных операций, например суммирования (перемножения) значений ячеек, проведением выборки, различных видов подсчётов.
Всё это пригодится экономисту при проведении анализа. Например, в случае, когда годовые отчёты по продажам за несколько лет нужно представить в виде сводной таблицы или если нужно представить тенденцию продаж за определённый период. Ведь данные по годам представлены в различных файлах, и сведение их в единый файл ²ручками⌡ - занятие довольно нудное. С помощью этого плагина можно ²слить⌡ в единый файл годовые балансы, если необходимо, например, сравнить баланс и статьи доходов и расходов за прошлый и текущий годы.
В ряде случаев использование плагина Compare Spreadsheets for Excel удобнее, чем Advanced Consolidation Manager в силу особенностей вывода результата работы. Это расширение к тому же не требует собственно открытия сравниваемых файлов. Надо просто указать, в каких файлах и каких столбцах (строках) надо провести сравнение. Типовая операция - сравнение старого и нового прайс-листов, при этом данные переносятся сначала в один файл и потом объединяются в сводную таблицу.
Найдя различия между старым прайс-листом и новым, вы тут же можете исправить данные с помощью другого плагина - MAPILab Find and Replace, который позволит найти устаревшие данные и заменить их на новые.
Конечно, у Excel есть штатная функция поиска и замены, но функционал MAPILab Find and Replace существенно шире. Прежде всего, это отсутствие ограничений на количество файлов при обработке. Кроме того, использование масок, регулярных выражений, правил, шаблонов существенно облегчает работу, автоматизируя её.
MAPILab Find and Replace for Excel можно, например, применить для решения такой задачи. Представьте, что в вашей компании имеется огромная база данных, представленная в Excel (скажем, база по поставщикам, которая имеет очень много строк). У города изменился телефонный код (вспомните: совсем недавно менялся код Москвы), и нужно подкорректировать данные в этой базе. Можно искать в базе старый код и заменять его вручную, а можно создать задание в программе, и она в несколько щелчков мыши изменит код у всех поставщиков, располагающихся в Москве. А сохранив задание в качестве шаблона, в следующий раз вы сделаете всё это ещё быстрее.
Одним из существенных плюсов Microsoft Excel является то, что можно связывать рабочие листы и отображать данные из одного рабочего листа в другом независимо от его расположения на компьютере. Эту возможность удобно использовать в тех случаях, когда информация в источнике постоянно обновляется или же требуется обобщить данные из различных рабочих книг. Однако такое связывание данных имеет один существенный недостаток: формулы с внешними ссылками очень уязвимы, и связи могут быть полностью нарушены при переименовании или перемещении файлов с исходными данными или даже при простом переносе результирующего файла на другой компьютер. Программа Fix Broken Links for Excel снимает и это ограничение, автоматически восстанавливая нарушенные связи в указанной пользователем группе файлов. Благодаря ей можно значительно упростить восстановление связей для файлов, которые часто перемещаются с компьютера на компьютер. Ну а для кого-то главным преимуществом Fix Broken Links for Excel, например, окажется то, что это расширение предоставляет возможность копировать и переносить связанные файлы с сохранением работоспособности связей.
Ещё один вариант специализированных поисковых функций реализован в Similar Data Finder for Excel, который предназначен для поиска и обработки ячеек Microsoft Excel, тексты внутри которых полностью совпадают либо различаются незначительно. Такая потребность появляется при анализе больших объёмов информации, когда пользователю приходится работать с огромным массивом данных, переносимых из других таблиц либо вносимых в таблицу вручную из различных источников. При внесении данных вручную возможны опечатки и ошибки, которые сложно сразу обнаружить. Для проверки правильности ввода запустите Similar Data Finder for Excel. Результаты своей работы программа представляет в виде отчёта, просмотрев который, можно быстро найти все ошибки и опечатки, допущенные при вводе значений в ячейки. Например, в отчёт программа выдала схожие ячейки - в одной написано ²Иванов⌡, в другой - ²Иваноы⌡. Similar Data Finder поможет легко исправить такие ошибки, найти и отметить ячейки, правильность которых вызывает сомнение, и при необходимости удалить ячейки с определённым содержанием.
Excel даёт пользователям возможность представить данные в виде сводных таблиц. Очень полезная функция, которую также можно улучшить, упростив свою работу. Для составления таких таблиц довольно часто необходимо преобразовывать исходные таблицы: соединять или, наоборот, разбивать их. Tables Transformer for Excel как раз и служит для объединения и разъединения таблиц. Не надо будет делать ряд манипуляций - отфильтровывать информацию, затем копировать эту информацию в сводную таблицу. Программа сделает это за вас.
Допустим, существует огромная сводная таблица, в которой данные представлены в соответствии с несколькими критериями. Например, таблица с расчётами с различными поставщиками за несколько лет. Задав критерии отбора ²счета за 2006 год > счета от поставщика такого-то⌡, вы можете в несколько кликов мыши представить данные по заданному критерию в новой таблице. Или, допустим, есть поставщики, сгруппированные по регионам, где на каждый регион свой файл. С помощью Tables Transformer вы легко объединяете данные. Это очень помогает маркетологам для объединения данных по определённым критериям и анализа показателей.
Ещё одним вариантом поисковой функции является Remove Duplicates from Excel, который выполняет поиск одинаковых ячеек. При огромной базе с большим количеством столбцов и строк поиск ячеек с одинаковым содержимым с использованием штатной функции поиска - дело долгое и неудобное. Remove Duplicates автоматизирует эту работу, осуществляя поиск по строкам или столбцам как во всех таблицах, так и в определённом диапазоне ячеек. Выполнив поиск, можно осуществить ряд функций с результатами поиска: очистку, удаление, сокрытие или переформатирование ячеек.
Надо отметить ещё одну особенность: плагины для Microsoft Excel совместимы с привычными нам Windows 98/Me/2000/XP/2003 и поддерживаются всеми версиями Microsoft Excel, начиная с Microsoft Excel 2000. Иначе говоря, они будут работать даже на машинах с морально устаревшими операционными системами, и не возникнет необходимости в модернизации парка компьютеров. Ну а если вы и приобретёте новые ПК с предустановленными Microsoft Windows Vista и Microsoft Office 2007, то вам не придётся обновлять версию плагинов - все они совместимы с указанным программным обеспечением.
***
Работа бухгалтера, экономиста, маркетолога достаточно сложна. Ну а где сложность, там и высокая степень вероятности совершения ошибок. Автоматизируя работу в мелочах, вы сможете не только облегчить свой труд, но и сократить количество ошибок. В результате повышается производительность, а это в наше время не что иное, как дополнительное конкурентное преимущество.
