Как правило, работникам административно-управленческого персонала организации устанавливается ненормированный рабочий день. Чаще всего это обусловлено спецификой и характером их работы. Об особенностях учета ненормированного рабочего дня и о компенсациях, предусмотренных трудовым законодательством для таких сотрудников, пойдет речь в данной статье.
Каковы особенности режима работы в условиях ненормированного рабочего дня?
Всилу ст. 101 ТК РФ ненормированным рабочим днем является особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Как отметил Роструд в Письме от 07.06.2008 N 1316 6 1, работник может привлекаться к выполнению своих трудовых функций как до начала, так и после окончания рабочего дня (смены).
Чиновники службы разъясняют, что ТК РФ не признает переработку при режиме ненормированного рабочего дня сверхурочной работой, при которой должны соблюдаться определенные гарантии (например, ограничение часов переработки, дополнительная оплата). Статья 97 ТК РФ, разграничивающая возможность переработки на два случая (для сверхурочной работы; для работы в условиях ненормированного рабочего времени), фактически подтверждает данный вывод.
Вместе с тем введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т. д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.
Таким образом, привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные и нерабочие праздничные дни должно осуществляться с применением положений ст. 113 и 153 ТК РФ. Следует также иметь в виду, что привлечение работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени не должно носить систематический характер, а может происходить время от времени (эпизодически) и в определенных случаях.
Каким работникам может устанавливаться ненормированный рабочий день?
Трудовой кодекс не содержит перечня должностей, в том числе типовых, в отношении которых может устанавливаться режим ненормированного рабочего времени. Согласно ст. 101 ТК РФ такой перечень предусматривается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка. В него, как правило, включаются руководящий, технический, хозяйственный персонал, другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению или рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.
Работодатель устанавливает список таких должностей в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения представительного органа работников.
Как вести учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне?
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого экономическими отделами бюджетных учреждений должны быть составлены графики работы по всем структурным подразделениям в разрезе каждого специалиста.
График работы в зависимости от организационно-технических условий учреждения составляется на конкретный учетный период, то есть отрезок времени, в рамках которого должна быть соблюдена продолжительность рабочей недели. При этом для всех категорий работников следует сохранить годовой баланс рабочего времени, определенный в соответствии с законодательством.
Как уже было отмечено, если работнику установлен ненормированный рабочий день, то он обязан отработать норму рабочего времени, которая подлежит учету в табеле рабочего времени. Часы, отработанные сверх установленной продолжительности рабочего времени работниками, которым установлен ненормированный рабочий день, в табеле учета рабочего времени не отражаются.
Но, поскольку ст. 91 ТК РФ определяет, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, работодатель может вести учет времени переработки в Табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421).
Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней проставляются условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.
Если у работника учреждения присутствуют два вида отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой . условное обозначение вида отклонений, а знаменатель . часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.
Чем компенсируется работа в условиях ненормированного рабочего дня?
Особенностью режима ненормированного рабочего времени является то, что работа сверх нормальной продолжительности рабочего дня производится без дополнительной платы. Единственной формой компенсации при этом является предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска. Статьей 119 ТК РФ установлена минимальная продолжительность такого отпуска . три календарных дня.
Согласно ст. 57 ТК РФ условие о предоставлении работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска относится к режиму труда и отдыха, являющемуся существенным признаком трудового договора.
Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, . органами власти субъекта РФ, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, . органами местного самоуправления.
Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884 (далее . Правила). Из пункта 3 Правил следует, что продолжительность дополнительного отпуска бюджетные учреждения могут устанавливать самостоятельно, поскольку данным пунктом не определена максимально возможная продолжительность такого отпуска. Однако нужно учитывать, что бюджетные учреждения при определении продолжительности дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день обязаны руководствоваться внутриведомственными нормативными актами, а также п. 7 Правил, согласно которому дополнительные отпуска, предоставляемые работникам с ненормированным рабочим днем, оплачиваются в пределах фонда оплаты труда. Как показывает практика, продолжительность дополнительного отпуска за ненормированное рабочее время в учреждениях может составлять от 7 до 14 календарных дней.
При определении продолжительности дополнительного отпуска организации также должны учитывать периодичность привлечения работников к выполнению своих трудовых обязанностей сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Если такая работа выполняется редко, то и продолжительность отпуска должна быть соответствующей. Если работник постоянно работает сверх установленной нормы, продолжительность дополнительного отпуска должна быть максимальной.
Однако следует учитывать: если штатным расписанием бюджетного учреждения не предусмотрено достаточное количество должностей для замещения отсутствующих на время отпуска либо в организации нет экономии фонда оплаты труда для установления дополнительной платы для работников, находящихся в отпуске за ненормированный рабочий день, то предоставить такие отпуска большей продолжительности учреждение не сможет.
В соответствии с п. 3 Правил для обоснования продолжительности установленного дополнительного отпуска работодатели обязаны организовать учет времени, фактически отработанного каждым работником в условиях ненормированного рабочего дня.
Дополнительный отпуск может быть присоединен к основному ежегодному отпуску работника или предоставлен ему по соглашению с работодателем. Оплата дополнительного отпуска осуще.ствляется по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Средний дневной заработок при этом рассчитывается путем деления суммы начисленной заработной платы за расчетный период, предшествующий отпуску, на 12 и 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Полученное значение умножается на количество календарных дней отпуска.
Главному бухгалтеру медицинского учреждения установлен ненормированный рабочий день. Согласно коллективному договору за данный режим рабочего времени ему предоставлен дополнительный отпуск . 10 кал. дн. Главным бухгалтером подано заявление о предоставлении очередного и дополнительного отпусков с 1 февраля 2013 г. Общая продолжительность предоставляемого отпуска составит 38 кал. дн. (28 + 10). Сотрудник должен выйти на работу 13 марта 2013 г., так как нерабочие праздничные дни . 23 февраля и 8 марта . в отпуск не включаются (ст. 120 ТК РФ). Оклад сотрудника составляет 20 000 руб.
В расчетный период войдет заработная плата, начисленная с февраля 2012 года по январь 2013 года. Допустим, что расчетный период отработан полностью. Сумма отпускных составит 25 850,34 руб. (20 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,4 дн. x 38 кал. дн.), в том числе оплата дополнительного отпуска . 6 802,72 руб.
Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что начисление дополнительных отпускных было произведено за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Отразим расходы, связанные с предоставлением дополнительного отпуска, в бухгалтерском учете, помня при этом, что они облагаются:
- НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
- страховыми взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212 ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее . Федеральный закон N 212 ФЗ));
- взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125 ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").
В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма,руб. |
| Начислен дополнительный отпуск сотруднику за ненормированный рабочий день | 2 109 60 211 | 2 302 11 730 | 25 850,34 |
| Удержан с суммы отпускных НДФЛ* | 2 302 11 830 | 2 303 01 730 | 3 361 |
| Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды (30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 730 | 7 806,8 |
| Перечислен НДФЛ в бюджет | 2 303 01 830 | 2 201 11 610 | 3 361 |
| Перечислены страховые взносы во внебюджетные фонды** | 2 303 00 830 | 2 201 11 610 | 7 807 |
| Отражено поступление денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК | 2 210 03 560
2 201 34 510 | 2 201 11 610
2 210 03 660 | 22 489,34 |
| Выданы денежные средства работнику учреждения (25 850,34 - 3 361) руб. | 2 302 11 830 | 2 201 34 610 | 22 489,34 |
*
Для упрощения примера предположим, что стандартный налоговый вычет на детей физическому лицу не предоставляется.
**
На основании с п. 7 ст. 15 Федерального закона N 212 ФЗ сумма страховых взносов, подлежащая перечислению в соответствующие государственные внебюджетные фонды, определяется в полных рублях. Сумма страховых взносов менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.
Подлежат ли оплате часы, отработанные в праздничные дни?
Согласно ст. 101 ТК РФ работодатель может установить для отдельных сотрудников ненормированный рабочий день. Например, к таким сотрудникам чаще всего относятся бухгалтеры, заместители руководителя и другой административно-управленческий персонал.
К работе в режиме ненормированного рабочего дня работодатель вправе привлекать работников эпизодически, она не должна носить постоянного характера. Время работы в режиме ненормированного рабочего дня компенсируется предоставлением работнику ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней. Максимальная его продолжительность законом не ограничена. Труд же работников, которым установлен ненормированный рабочий день, в выходные и праздничные дни должен осуществляться в порядке, установленном ст. 113 и 153 ТК РФ (Письмо Роструда от 07.06.2008 N 1316 6 1).
В соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается работникам, получающим оклад (должностной оклад):
- в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
- в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Главный бухгалтер бюджетного учреждения Иванова А. С., которой установлен ненормированный рабочий день, вышла на работу 3 и 4 января 2013 г. для составления годовой отчетности. Работа в праздничные дни оформлена приказом руководителя, согласие на привлечение к работе в праздничный день от главного бухгалтера получено.
Ежемесячный оклад Ивановой согласно штатному расписанию . 25 000 руб. Трудится она по графику пятидневной рабочей недели (продолжительность . 40 ч) с двумя выходными днями . субботой и воскресеньем.
В январе 2013 г. 17 раб. дн. При этом норма рабочего времени составляет 136 ч. Иванова отработала в январе 152 ч (из них по 8 ч в четверг 03.01.2012 и пятницу 04.01.2012).
Поскольку работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, размер доплаты за работу в дни "новогодних каникул" составит 2 943,18 руб. (25 000 руб. / 136 ч x 16 ч x 2).
Налог на прибыль и доплата за работу в выходной день при ненормированном рабочем дне
На практике нередко возникает вопрос: каков порядок отнесения к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, выплат за работу в выходные и праздничные дни работникам, режим работы которых имеет характер ненормированного рабочего дня (пятидневная рабочая неделя с предоставлением выходных дней в субботу и воскресенье)?
Чиновники ФНС в Письме от 19.10.2012 N 16-15/099985@ привели следующие разъяснения.
В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Пунктом 3 ст. 255 НК РФ установлено, что к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций относятся, в частности, начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.
Как было отмечено выше, ненормированный рабочий день . особый режим работы, при котором отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.
По заключению Роструда, в чью компетенцию входит осуще.ствление полномочий по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства, введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т. д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни (Письмо Роструда от 07.06.2008 N 1316 6 1).
Таким образом, привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные и нерабочие праздничные дни должно осуществляться с применением положений ст. 113 и 153 ТК РФ, устанавливающих по общему правилу запрет на работу в выходные и праздничные дни, а также повышенную оплату работы в эти дни.
Статья 153 ТК РФ определяет, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Исходя из п. 25 ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут включаться любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором, если иное не описано в ст. 270 НК РФ.
Учитывая изложенное, в качестве расходов на оплату труда могут быть признаны расходы на оплату работы в выходные и праздничные дни, произведенные в пользу работника на основании ст. 153 ТК РФ, при условии что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором и соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 19.02.2010 N 03 03 06/4/11.
