Вопрос. Бюджетное учреждение направило в заграничную командировку в Таиланд своего работника. По возвращении из командировки работник представил следующие документы: - билеты, в которых сумма расхода указана в батах;
- документы на оплату жилья (текст составлен не на русском языке, сумма указана в батах).
Просим дать разъяснения, может ли учреждение принять эти документы к учету и как пересчитать баты в рубли, если курс ЦБ РФ по данной валюте не установлен? Нужны ли еще какие-нибудь документы для принятия этих расходов к учету?
Вопрос направления сотрудника в служебную командировку на территории иностранных государств регулируется, так же как и на территории РФ, Положением N 749.
Согласно п. 26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. При этом к авансовому отчету необходимо приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Следует заметить, что в соответствии с п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Таким образом, при направлении сотрудника в Таиланд оформлять командировочное удостоверение не нужно.
Что касается учета документов на иностранном языке, то в соответствии с п. 13 Инструкции N 157н документальное оформление хозяйственной деятельности учреждений осуществляется на русском языке, а первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Для решения этого вопроса учреждение может обратиться к профессиональному переводчику или специалисту учреждения. Подобное мнение выразил Минфин в своем Письме от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202.
Учет задолженности подотчетного лица по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат (п. 203 Инструкции N 157н).
При принятии к учету расходов на командировку, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет (п. 154 Инструкции N 157н).
Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата - по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.
В связи с тем, что на официальном сайте ЦБ РФ нет информации по курсу валют Таиланда, обращаем ваше внимание на следующее.
Официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю устанавливаются ЦБ РФ без обязательства покупать или продавать указанные валюты по данному курсу. Официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю устанавливаются ежедневно (по рабочим дням) приказом ЦБ РФ, вступают в силу на следующий календарный день после дня установления и действуют до вступления в силу следующего приказа ЦБ РФ о курсах иностранных валют.
В соответствии с рекомендациями, выпущенными ЦБ РФ (Письмо от 14.01.2010 N 6-Т "Об определении курсов иностранных валют по отношению к рублю, официальные курсы которых не устанавливаются Банком России"), при необходимости использования в случаях, предусмотренных законодательством РФ, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного ЦБ РФ официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.
В качестве курсов иностранных валют, не включенных в перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе на их сайтах в сети Интернет).
Разберем эту ситуацию на примере.
Пример
Сотрудник направлен в командировку на 5 дн. в Таиланд (с 22 по 26 апреля). Из кассы учреждения был выдан аванс в размере 15 730 руб. В обменном пункте в этот же день им были приобретены 500 долл. США по курсу 31,46 руб./долл. США.
26 апреля сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:
- расходы на оплату гостиницы - 4 500 бат;
- суточные - 232 долл. США (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" размер суточных в Таиланд составляет 58 долл. США). Напомним, что в соответствии с п. 5 данного документа при следовании работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
На 26 апреля курс доллара США составляет 31,59 руб.
В соответствии с информацией, размещенной на официальном сайте Центрального Банка Таиланда, курс валюты страны по отношению к доллару на 25 апреля равен 28,98 бат/долл.
Исходя из имеющихся данных, рассчитаем сумму расходов на проживание в гостинице в рублях. Для этого сначала стоимость гостиничных услуг переведем из батов в доллары США. Она составит 155,28 долл. США (4 500 бат / 28,98 бат/долл. США). Затем стоимость гостиничных услуг на отчетную дату переведем в рубли. Она будет равнв 4 905,30 руб. (155,28 долл. США х 31,59 руб. на 1 долл. США).
В учете бюджетного учреждения будут отражены следующие операции в соответствии с Инструкцией N 174н:
| Дата операции | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 22.04.2013 | Выданы командировочные расходы сотруднику из кассы:
- суточные (58 долл. США х 31,46 руб. х 4 дн. + 100 руб.);
- расходы на оплату жилья | 0 208 12 560 0 208 26 560 | 0 201 34 610 0 201 34 610 | 7 398,72 8 331,28 |
| 26.04.2013 | Отражены расходы на основании авансового отчета: - суточные (58 долл. США х 31,59 руб. х 4 дн. + 100 руб.);
- расходы на оплату жилья | 0 109 хх 212 (0 401 20 212) 0 109 хх 226 (0 401 20 226) | 0 208 12 660 0 208 26 660 | 7 428,88 4 905,30 |
| 26.04.2013 | Произведен возврат в кассу суммы, не израсходованной подотчетным лицом | 0 201 34 610 | 0 208 26 660 | 3 395,82 |
