Утрату бухгалтерской документации можно рассматривать как форс-мажор. К счастью, это происходит нечасто. Тем не менее от такой ситуации никто не застрахован. Поэтому каждому бухгалтеру нужно знать, как избежать ответственности за утрату документов и что предпринять для их восстановления.
При ведении хозяйственной деятельности каждую операцию организация должна оформлять подтверждающими документами. Таково требование и бухгалтерского, и налогового законодательства. Поэтому одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Эта обязанность закреплена в пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 ≤ 129-ФЗ"О бухгалтерском учете" (далее . Закон ≤ 129-ФЗ). А рабочий план счетов бухгалтерского учета и приказ об учетной политике организации нужно хранить пять лет после того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности.
Конкретные сроки хранения первичных документов и отчетности указаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, лицевые счета работников должны храниться в организации в течение 75 лет.
Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Такое требование установлено подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса.
Для сохранности документов организациям рекомендуется приобретать несгораемые шкафы, оборудовать помещения пожарной сигнализацией, устанавливать на окнах металлические решетки.
Ответственность за утрату документов
Законодательством предусмотрена не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за ее невыполнение.
Отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением, за которое налогоплательщик несет ответственность. Так, согласно статье 120 НК РФ грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. За это организация может быть оштрафована на 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ).
Если налогоплательщик не предъявит в налоговые органы в установленный срок документы, необходимые для осуществления налогового контроля, он может быть оштрафован по статье 126 НК РФ в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
За нарушение сроков и порядка хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность для должностных лиц организации . штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ). Причем наложить административный штраф на руководителя и главного бухгалтера может только суд.
За утрату бухгалтерских документов должностные лица организации могут привлекаться и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это касается тех, кто не представил налоговую декларацию или другие обязательные документы, что привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты законно установленных налогов.
Действия организации при утрате документов
Что делать, если несмотря на все принятые меры бухгалтерские документы утрачены (потеряны, похищены или испорчены)? Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража . справкой из милиции.
В организации сразу же после происшествия создается комиссия по расследованию причин утраты или гибели документов и по выявлению виновных лиц. Это прописано в пункте 6.8 Положения"О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 ≤ 105.
Состав комиссии утверждается приказом руководителя организации. В нее обычно входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. При необходимости для участия в работе комиссия привлекает работников следственных органов, государственного пожарного надзора, МЧС России и независимых экспертов (аудиторов, оценщиков). Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии организации будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц в происшедшем.
Результаты расследования комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации. В акте надо подробнейшим образом описать место происшествия, а также характер внешних повреждений. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения.
К акту прикладывается опись утраченных (поврежденных) документов. А для этого согласно статье 12 Закона ≤ 129-ФЗ нужно провести инвентаризацию. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 ≤ 49.
При утрате первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с заявлением об утрате документов в результате форс-мажорных обстоятельств. При этом нужно представить документальные доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный характер происшествия (см. таблицу).
Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии у организации бухгалтерских документов, предпримет какие-либо меры налогового контроля. Однако если представленные организацией доказательства утраты документов (в результате чрезвычайных обстоятельств) подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном непроведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
Таблица. Причины утраты документов и оправдательные документы
| Причина утраты документов |
Подтверждающие документы
|
Стихийное бедствие | Справка территориального управления МЧС России |
| Пожар | Справка противопожарной службы (МЧС России) |
Затопление |
Справка РЭУ |
Кража | Справка местного управления внутренних дел, решение суда |
Обратите внимание: если организация не заявляла в налоговые органы об утрате документов и не пыталась их восстановить, то при налоговой проверке никакие объяснения ей не помогут. Лицо, совершившее налоговое правонарушение (а таковым, как уже говорилось, является отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета), признается виновным. Причем вне зависимости от того, умышленно или по неосторожности было совершено противоправное деяние. В пунктах 1 и 4 статьи 110 Налогового кодекса сказано, что налоговое правонарушение может быть вызвано как противоправными действиями должностных лиц организации, так и их бездействием.
Восстановление утраченных документов
Для восстановления утраченных первичных документов организация прежде всего должна обратиться в обслуживающий банк. По запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов можно полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.
Кроме того, организация может обратиться с официальным письмом ко всем своим покупателям и поставщикам с просьбой предоставить копии тех договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов, которые имеют к ней отношение. Постоянные партнеры вряд ли откажут в помощи в подобной ситуации. Сложнее получить необходимые копии от разовых контрагентов. В некоторых случаях руководителю и главному бухгалтеру целесообразно съездить и лично договориться с руководством таких организаций о предоставлении копий требуемых документов.
Если контрагента найти не удается (например, его адрес изменился), то получить сведения о бывшем партнере организация может, обратившись с запросом в налоговые органы. Согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона от 08.08.2001 ≤ 129-ФЗ"О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), являются открытыми и общедоступными. Правда, это не касается тех сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с абзацем 2 указанного пункта. Таким образом, по письменному запросу можно получить выписку из ЕГРЮЛ и узнать местонахождение своего бывшего партнера.
Организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов и налоговых деклараций. Но обязать инспекцию предоставить соответствующие копии нельзя, так как Налоговым кодексом подобная обязанность для налоговых органов не установлена. Однако рекомендуем все же обратиться непосредственно к руководителю налоговой инспекции с письменным заявлением. К заявлению следует приложить подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты.
На основании полученных копий документов организация должна сделать оригиналы собственных исходящих первичных документов. Затем заново формируются журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгалтерский и налоговый учет в организации полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, нужно продолжать работу по восстановлению недостающих документов. В конечном итоге организация должна полностью восстановить утраченную документацию, иначе ей не избежать ответственности за налоговое правонарушение.
Если восстановить документы невозможно
К сожалению, иногда удается восстановить далеко не все первичные документы. Например, это очень трудно сделать, если контрагенты отказались предоставить необходимые копии документов или кто-то из бывших партнеров ликвидирован как юридическое лицо. В этом случае при проведении выездной налоговой проверки из-за отсутствия документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли и применение налоговых вычетов по НДС. Следовательно, ей придется пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы в бюджет.
Напомним, что налоговые органы при проведении проверки вправе доначислить организации налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. Такое право налоговым органам предоставлено подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. Оно может быть реализовано:
. при отказе налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру (обследованию) производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения;
. при непредоставлении налогоплательщиком в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствии учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Ни в Налоговом кодексе, ни в нормативных актах МНС России методика расчета"по аналогии" не установлена. Поэтому в зависимости от конкретной ситуации налоговыми органами могут применяться различные методы расчета для доначисления налогов. При выборе аналогичной организации обычно учитываются ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки, среднесписочная численность работников, общая стоимость основных средств и другие показатели.
Например, при проверках может быть использован следующий порядок расчета налогов на основании данных об аналогичных организациях. Если по имеющимся в наличии данным бухгалтерского учета налогоплательщика, утратившего документы, можно рассчитать сумму его выручки, то сначала нужно найти расчетный коэффициент. Он исчисляется путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку. Затем выручка проверяемой организации умножается на расчетный коэффициент, и таким образом определяется налогооблагаемая база.
Если сумму выручки проверяемой организации исчислить нельзя, то сначала следует найти расчетный коэффициент путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата. После этого определяют налоговую базу проверяемой организации, умножив численность ее персонала, занятого в производстве, на полученный коэффициент.
Рассчитанные таким образом суммы налогов сопоставляются с фактически уплаченными организацией в бюджет налогами. В результате выявляется недоплата налогов, которую организации придется перечислить в бюджет. А если сумма налогов, полученная при расчете"по аналогии", меньше, чем фактически уплачено в бюджет, то это превышение, естественно, не учитывается как переплата. В этом случае размер налоговых обязательств определяется исходя из фактически уплаченных сумм налогов.
