Редкая организация обходится без легкового автотранспорта (арендованного или принадлежащего ей на праве собственности) и, соответственно, связанных с ним расходов на топливо. Для документального подтверждения таких расходов действующим законодательством предусмотрен путевой лист легкового автомобиля, который является первичным документом, свидетельствующим о том, что топливо было израсходовано для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Унифицированная форма путевого листа легкового автомобиля (форма 3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Однако в силу п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете организациям с 1 января 2013 года предоставлена свобода в выборе форм первичной учетной документации. Впрочем, и ранее данная форма была необязательной для организаций, не являющихся автотранспортными. На это указывали и контролеры (см. письма Минфина России от 16.03.2006 N 03 03 04/2/77, УФНС по г. Москве от 13.10.2009 N 16 15/107268), и арбитражные суды (см. постановления ФАС МО от 19.03.2012 N А40-64845/11 107 280, ФАС СЗО от 12.04.2012 N А42-3168/2011).
Таким образом, в настоящее время организации вправе использовать утвержденную унифицированную форму или при необходимости разработать ее самостоятельно (например, дополнив реквизитами, учитывающими специфику деятельности организации) и зафиксировать факт ее применения в учетной политике.
При этом необходимо учесть требования, установленные Приказом Минтранса России N 152, который был принят во исполнение п. 1 ст. 6 Федерального закона N 259 ФЗ, в части обязательных реквизитов путевого листа. К таковым относятся:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа (дата или период, в течение которых он может быть использован);
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица . наименование, организационно-правовая форма, местонахождение);
- сведения о транспортном средстве (то есть тип транспортного средства, государственный регистрационный знак, показания спидометра при выезде транспортного средства из гаража и его заезда в гараж);
- сведения о водителе.
Маршрут следования в Приказе Минтранса России N 152 в качестве обязательного реквизита путевого листа не указан.
Однако контролирующие органы считают, что для подтверждения расходов, связанных с использованием служебного транспорта, в путевых листах должна быть приведена подробная информация о месте назначения, в том числе наименование и адрес организации или учреждения, куда ездили на этом автомобиле. Как сказано в Письме УФНС по г. Москве от 07.07.2008 N 20 12/064123.2, путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Иными словами, общие формулировки в маршруте (например, "поездки по городу", "поездки на объект (склад)" или "поездки к клиентам") не являются надлежащим доказательством производственного характера понесенных расходов.
Арбитражная практика по данному вопросу до недавнего времени была противоречива.
Так, по мнению ФАС ПО, для признания спорных расходов достаточно того, что в путевом листе указаны лишь наименование документа, его номер и срок действия, а также имеются сведения о собственнике или владельце транспортного средства, водителе и самом транспортном средстве. Отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, поскольку информация о местах следования автомобиля среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе Минтранса России N 152 не упоминается (Постановление от 05.03.2013 N А55-19369/2012).
Добавим, на решение судей ФАС ПО никоим образом не повлияло то обстоятельство, что в отдельных путевых листах, представленных на проверку инспекторам, отсутствовал такой обязательный реквизит, как показания спидометра на начало и на конец каждого дня. Несмотря на этот недочет, все три судебные инстанции пришли к выводу, что путевые листы были оформлены надлежащим образом, и признали их документами, подтверждающими расходы налогоплательщика на покупку топлива.
ФАС СКО в Постановлении от 14.05.2012 N А25-1314/2011 также отклонил доводы налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет судить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации (см. также Постановление ФАС МО от 29.02.2012 N А40-63465/11 116 182).
Но стоит обратить внимание и на противоположную судебную практику.
Например, ФАС ПО в Постановлении от 21.05.2013 N А55-23291/2012 пришел к иным, нежели в Постановлении N А55-19369/2012, выводам относительно обязательного указания в путевом листе точного маршрута следования автомобиля. Первичные учетные документы, являющие оправдательными документами для проводимых организацией хозяйственных операций, должны раскрывать содержание хозяйственной операции. Целью составления путевого листа (помимо учета и контроля работы транспортного средства и водителя) является в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, путевой лист, не содержащий в своих реквизитах информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (см. также Постановление ФАС ЗСО от 04.05.2012 N А27-10606/2011).
Добавим, в споре, рассмотренном в Постановлении ФАС ПО N А55-23291/2012, налогоплательщика поддержала лишь апелляционная инстанция, которая указала, что отсутствие в путевых листах конкретного маршрута не может являться основанием для признания расходов непроизводственными (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.01.2013).
Полагаем, решение, принятое ФАС ПО, само по себе едва ли существенно сказалось на судебной практике по данному вопросу. Но налогоплательщик, учитывая противоречивую судебную практику, а также, видимо, выводы судей по аналогичному спору (Постановление ФАС ПО N А55-19369/2012), предпринял попытку обжаловать решение в надзорной инстанции. Увы, неудачно.
Более того, теперь и другие налогоплательщики лишены шансов на успех в подобных спорах в окружных судах, поскольку коллегия судей ВАС в Определении от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 сочла верными выводы, сделанные в Постановлении ФАС ПО N А55-23291/2012, отказав тем самым в передаче данного дела на пересмотр в порядке надзора в Президиум ВАС.
Таким образом, сейчас налогоплательщики рискуют, включая в расходы затраты на топливо, если в путевых листах не указаны точные данные о маршруте транспорта. Полагаем, налоговые инспекторы едва ли откажутся от такого "подарка" от надзорной судебной инстанции.
Со своей стороны добавим, что подробная информация в путевом листе о маршруте следования играет не последнюю роль при доказательстве реальности осуществления налогоплательщиком хозяйственных операций. Так, в постановлениях ФАС СЗО от 25.06.2013 N А66-5913/2012 и от 01.03.2013 N А13-13986/2011 эти сведения помогли налогоплательщикам доказать факты оказания услуги и приобретения материалов, а факт перевозки груза . в постановлениях ФАС ЗСО от 20.05.2013 N А75-5274/2012, ФАС ПО от 31.01.2013 N А65-11363/2012.
Есть еще один нюанс, о котором нельзя не упомянуть. Нередко при проверках контролеры сопоставляют сведения, отраженные в путевых листах, и информацию из других документов организации, например товарно-транспортных накладных. При выявлении противоречий в этих сведениях они засомневаются в реальности заявленных хозяйственных операций (см. Постановление ФАС ДВО от 19.06.2013 N Ф03-1950/2012).
