Кто же, как говорится, спорит? Тем не менее на дворе зима, и в это время года организация несет специфические, присущие только этому периоду расходы, связанные с погодными условиями. Например, выпал снег и возникла необходимость его убрать; аномально низкие температуры на улице привели к тому, что котельная не справляется с нагрузкой, и в производственных и офисных помещениях холодно, а значит, требуются обогреватели; если вид деятельности организации предполагает проведение работ в холодный период на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, неизбежны расходы, связанные с обеспечением нормальных условий труда.
Понятно желание налогоплательщика учесть зимние расходы при исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль. Как правильно экономически обосновать и документально подтвердить эти расходы, чтобы соблюсти требования ст. 252 НК РФ? Об этом читайте в данной статье.
"А снег идет, а снег идет..."
Вполне очевидно, что зимой организации несут расходы по уборке от снега территорий, прилегающих к зданиям, где располагается организация. При этом уборка снега может быть организована как собственными силами, так и с привлечением сторонних компаний.
К сведению
Под прилегающей к зданию территорией понимается земельный участок с границами, определяемыми действующим землеотводом или иными правоустанавливающими документами на пользование земельным участком по данным бюро технической инвентаризации и территориальных органов по земельным ресурсам и землеустройству (Письмо УФНС по г. Москве от 18.01.2006 N 20-12/2894).
Нередко организациям приходится доказывать обоснованность подобных затрат, ведь, по мнению налоговых инспекторов, эти затраты никак не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Какие аргументы может привести налогоплательщик, чтобы убедить налоговиков, в случае возникновения разногласий?
Начнем с того, что необходимость уборки снега может быть обу.словлена требованиями законодательства. Наверняка в каждом населенном пункте имеются распоряжения местной администрации о поддержании в надлежащем порядке прилегающих территорий.
В качестве примера приведем Правила санитарного содержания территорий, организации уборки и обеспечения чистоты и порядка в г. Москве, утвержденные Постановлением Правительства Москвы от 09.11.1999 N 1018 (далее?. Правила). Согласно п. 4.5 этого документа ответственность за организацию и производство уборочных работ возлагается:
- за уборку и содержание территорий (внутризаводских, внутридворовых) предприятий, организаций и учреждений, иных хозяйствующих субъектов, прилегающей к ним пятиметровой зоны (от границ участков, ограждений, зданий), подъездов к ним?. на предприятия, организации, учреждения и хозяйствующие субъекты, в собственности, владении, аренде или на балансе которых находятся строения, расположенные на указанных территориях (п. 4.5.18);
- за уборку и вывоз бытового мусора, снега с территорий притротуарных парковок, автостоянок, гаражей и т.?п. . на балансодержателей, организации, эксплуатирующие данные объекты (п. 4.5.17);
- за ручную уборку территорий, прилегающих к отдельно стоящим объектам рекламы, в радиусе 5 м от рекламных конструкций?. на рекламораспространителей и специализированные организации, осуществляющие уборку по договору за счет средств рекламораспространителей (п. 4.5.11).
Кроме того, п. 10.13 Правил предусмотрено, что в зимнее время собственниками, балансодержателями (арендаторами) зданий должна быть организована своевременная очистка кровель от снега, наледи и сосулек.
Должностные лица и граждане, виновные в нарушении Правил в части внешнего благоустройства территорий, обеспечения чистоты и порядка, привлекаются к административной ответственности в соответствии с законодательством города Москвы (п. 11.3).
Уборка и вывоз снега, обработка территории противогололедными реагентами, сбивание с крыш и козырьков сосулек и наледи?. все это можно связать с нормами трудового права, согласно которым работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям согласно ст. 163 ТК РФ, в частности, относятся условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. Кроме того, ст. 212 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя обеспечить безопасность работников при эксплуатации зданий и сооружений.
Еще один довод (который подходит на все случаи жизни)?. это отсылка к знаменитым определениям КС РФ от 16.12.2008
N 1072-О-О, от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П. Полагаем, что читателям не раз встречались цитаты из этих определений. Напомним один вывод, очень важный для налогоплательщиков: обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Налогоплательщик осуществляет деятельность самостоятельно, на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.
Из этого же исходит Пленум ВАС, указавший в Постановлении от 12.10.2006 N 53, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) деятельности, а не о ее результате.
Итак, убедительными доводами для налоговиков запаслись?. теперь подумаем о том, по каким статьям будут учтены "снежные" расходы, которые в гл. 25 НК РФ прямо не поименованы.
Если организация воспользовалась услугами третьих лиц, то расходы по их оплате можно включить в состав прочих на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если производилась закупка инструментов, реагентов, то их стоимость можно учесть в составе материальных расходов (пп. 3 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Расходы на приобретение снегоуборочной техники отражаются:
- в составе материальных?. единовременно на дату ввода техники в эксплуатацию согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ (если стоимость?. 40 000 руб. и менее);
- в составе амортизируемого имущества на основании п. 1 ст. 257 НК РФ (если первоначальная стоимость выше 40 000 руб.). В таком случае в течение срока полезного использования будет начисляться амортизация.
Амортизация по ОС начисляется непрерывно, даже если использование ОС носит сезонный характер.
При этом следует иметь в виду, что Налоговый кодекс не содержит особых правил неначисления амортизации по сезонным основным средствам. Это признает и налоговое ведомство. Так, в Письме от 22.05.2013 N ЕД-4-3/9165@ ФНС отмечает: произвольное исключение имущества из состава амортизируемого, в том числе по критерию временного неполучения дохода, НК РФ не предусмотрено.
Иными словами, в весенне-летне-осенний период амортизация по снегоуборочной технике может продолжать начисляться, если только организация не переведет ее на консервацию (по желанию) свыше трех месяцев согласно п. 3 ст. 256 НК РФ.
Отдельно хотелось бы остановиться на "снежном" вопросе для арендаторов и арендодателей.
Согласно п. 2 ст. 616 ГК РФ арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды. Таким образом, арендатор здания сможет учитывать расходы по уборке и вывозу снега (очистке крыш от сосулек), даже если такая обязанность не закреплена за ним договором аренды. В арбитражной практике есть примеры, когда судьи признали, что документально подтвержденные расходы по уборке снега на прилегающей территории являются экономически обоснованными и связанными с деятельностью налогоплательщика (см. постановления ФАС УО от 26.07.2007 N Ф09-1460/07-С3, ФАС ПО от 29.03.2006 N А55-10520/05-51).
А вот если затраты по уборке снега несет арендодатель, то, чтобы без проблем отразить указанные расходы для целей налогообложения, в договоре аренды должно быть предусмотрено, что именно он обязан их нести.
К сведению
Организация, сдающая в аренду собственное здание, может учесть при исчислении базы по налогу на прибыль расходы по уборке прилегающей к зданию территории, включая расходы на приобретение противогололедных реагентов, а также расходы на прокат сменных ковровых грязезащитных покрытий, если эти расходы будут документально подтверждены (Письмо УФНС по г. Москве от 18.01.2006 N 20-12/2894).
И еще один момент. Налоговая инспекция может согласиться с самой возможностью признания расходов на уборку и вывоз снега, однако ее может не устроить объем и содержание документов, подтверждающих произведенные расходы. Для примера приведем Постановление ФАС МО от 19.02.2010 N КА-А41/800-10, где рассматривалась следующая ситуация. 16 февраля организация-заказчик заключила договор, по смыслу которого обязанностью исполнителя являлся вывоз бункеронакопителей со снегом по заявкам организации, а 28 февраля сторонами подписан акт, согласно которому заявителю оказаны транспортно-экспедиционные услуги по вывозу снега. Единицей измерения указан автомобиль. Как следует из документов, всего было вывезено 123 машины снега. Сумма по договору составила 1 387 630 руб. (в том числе НДС?. 211 672 руб.).
Вместе с тем ни в ходе налоговой проверки, ни в материалы дела не представлена:
- информация о датах установки и вывоза бункеров и их количестве, о наименованиях объектов (с указанием адресов), на которых эти бункеры установлены, путевые, маршрутные листы, оформленные на водителей снегоуборочных машин, с указанием маршрута передвижения (следования) автотранспортных средств со снегом, мест временного складирования снега, расчет потребности снегоуборочной техники, график работы снегоуборочных машин;
- соответствующие заявки на вывоз снега, подтверждающие количество обращений к исполнителю, то есть заполнение бункеронакопителей и потребность в их вывозе;
- сведения об объеме убранного снега, применительно к которому исчислялся тариф, о самих транспортных средствах, использованных для этой операции, в зависимости от вместимости которых должно определяться количество рейсов.
Отметив неполноту и противоречивость сведений, содержащихся в документах, налоговая инспекция пришла к выводу об отсутствии у организации законных оснований для учета этих документов при исчислении налогов. У судей, в свою очередь, не имелось оснований для признания решения инспекции недействительным.
"Ой, мороз, мороз, не морозь меня..."
Статьей 109 ТК РФ предусмотрено, что работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, предоставляются специальные перерывы для обогревания и отдыха, которые включаются в рабочее время. Работодателю предписывается оборудовать специальные помещения для этого.
В силу положений ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда.
Так, например, гигиенические требования к режиму работ в холодный период года на открытой территории или в неотапливаемом помещении установлены Методическими рекомендациями.
К сведению
Основная роль в защите человека от холода принадлежит поведенческой терморегуляции, которая заключается в активном, целенаправленном регулировании термической нагрузки на организм. В связи с необходимостью проведения работ на открытой территории в холодный период года, а также в неотапливаемых помещениях большое значение имеют СИЗ от холода. Однако возможности должной защиты человека от охлаждения, особенно в суровых климатических условиях (пояса "особый", IV, III), с помощью одной лишь одежды ограниченны, главным образом по причине малой эффективности утепления стоп и кистей, а также в связи с охлаждением лица и органов дыхания. Указанное определяет необходимость регламентирования времени пребывания на холоде и времени, необходимого на обогрев, применительно к различным метеоусловиям, физической активности, теплоизоляции СИЗ от холода (п. 4.2 Методических рекомендаций).
Итак, если вид деятельности организации предполагает проведение работ в холодный период года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, она несет следующие расходы:
- на медосмотры. Согласно п. 5.12 Методических рекомендаций к работе на холоде допускаются лица, прошедшие медицинские осмотры в соответствии с действующими приказами Минздравсоцразвития и не имеющие противопоказаний;
- на СИЗ от холода, имеющие теплоизоляцию, предусмотренную для конкретного климатического региона (пояса) (п. 5.4). При температуре воздуха ниже -40.C следует предусматривать защиту лица и верхних дыхательных путей (п. 5.12);
- на обеспечение работников рукавицами, обувью, головными уборами, имеющими соответствующую теплоизоляцию (во избежание локального охлаждения тела работников и уменьшения общих теплопотерь с поверхности тела) (п. 5.5);
- на оборудование помещения для обогрева. В целях нормализации теплового состояния температура воздуха в местах обогрева должна поддерживаться на уровне +21?. 25.C. Помещение следует оборудовать устройствами для обогрева кистей и стоп, температура которых должна быть в диапазоне +35?. 40.C (п. 5.8). В целях более быстрой нормализации теплового состояния организма и меньшей скорости охлаждения в последующий период пребывания на холоде в помещении для обогрева следует снимать верхнюю утепленную одежду, в связи с чем помещение должно быть соответствующим образом оборудовано (п. 5.9);
- на обеспечение работников горячим питанием (п. 5.11).
Для целей налогообложения затраты налогоплательщика на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, спецодежды, СИЗ, предусмотренных законодательством РФ и не являющихся амортизируемым имуществом, относятся к материальным расходам в полной сумме по мере ввода объектов в эксплуатацию. Основание?. пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Остальные затраты "на холод" (не относящиеся к материальным расходам) могут быть учтены в составе прочих как расходы на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством, согласно пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
"Мороз рисует мне узоры на стекле..."
Теперь поговорим о микроклимате в производственных и офисных помещениях. Ведь в холодный период года, когда температура за окном ниже нуля, нередко и внутри помещений становится достаточно зябко.
Что в таких случаях предписывают нам санитарные нормы и правила? Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений зафиксированы в СанПиН 2.2.4.548-96 (далее?. Санитарные правила), п. 1.1 которых гласит: данные правила предназначены для предотвращения неблагоприятного воздействия микроклимата рабочих мест, производственных помещений на самочувствие, функциональное состояние, работоспособность и здоровье человека.
К сведению
Холодный период года?. период года, характеризуемый среднесуточной температурой наружного воздуха, равной +10.C и ниже (п. 3.3 Санитарных правил).
Правила устанавливают гигиенические требования к показателям микроклимата рабочих мест производственных помещений с учетом интенсивности энерготрат работающих, времени выполнения работы, периодов года и содержат требования к методам измерения и контроля микроклиматических условий (п. 4.1 Санитарных правил).
Все категории работ разделены на пять групп и разграничены по интенсивности энерготрат. Например, к категории Iа относятся работы с интенсивностью энерготрат до 120 ккал/ч, производимые сидя и сопровождающиеся незначительным физическим напряжением (работа в офисе). К категории III относятся работы с интенсивностью энерготрат более 250 ккал/ч, связанные с постоянными передвижениями, перемещением и переноской значительных (свыше 10 кг) тяжестей и требующие больших физических усилий.
Санитарными правилами определены оптимальные и допустимые микроклиматические условия. Первые не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах. Вторые также не вызывают повреждений или нарушений состояния здоровья, но могут приводить к возникновению общих и локальных ощущений теплового дискомфорта, напряжению механизмов терморегуляции, ухудшению самочувствия и понижению работоспособности.
Оптимальные и допустимые величины показателей микроклимата на рабочих местах производственных помещений установлены в таблицах 1 и 2 Санитарных правил. Например, оптимальная температура для работы в офисе в холодный период +22?. 24.C, а допустимая +20.C.
В приложении 3 к Санитарным правилам можно найти время пребывания на рабочих местах при температуре воздуха ниже допустимых величин. Например, для работников категории Iа время пребывания при +20.C?. 8 часов, при +19.C?. 7 часов, при +18.C?.
6 часов и т.?д., при +13.C?. 1 час.
Обратите внимание
Руководители предприятий, организаций и учреждений вне зависимости от форм собственности и подчиненности в порядке обеспечения производственного контроля обязаны привести рабочие места в соответствие с требованиями к микроклимату, предусмотренными указанными правилами (п. 1.4 Санитарных правил).
Зачастую самый простой способ привести рабочие места в соответствие?. установить в помещениях обогреватели.
Долгое время отсутствовала официальное признание возможности учета для целей налогообложения расходов на их приобретение. Пока не появился Типовой перечень, в п. 15 которого говорится, что к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда отнесены в том числе устройство новых и реконструкция имеющихся отопительных и вентиляционных систем в производственных и бытовых помещениях, тепловых и воздушных завес, установок кондиционирования воздуха с целью обеспечения нормального теплового режима и микроклимата, чистоты воздушной среды в рабочей и обслуживаемых зонах помещений.
Со ссылкой на эту норму Минфин в Письме от 03.10.2012 N 03 03 06/2/112 отметил, что расходы на приобретение обогревателей могут уменьшать облагаемую прибыль, в случае если указанные предметы служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом если приобретенные обогреватели признаются амортизируемым имуществом в соответствии
со ст. 256?. 257 НК РФ, их стоимость включается в базу по налогу на прибыль через механизм амортизации.
Надо сказать, что и до появления официальной позиции Минфина по данному вопросу при возникновении споров с налоговыми органами и разрешении их в судебном порядке арбитры, как правило, поддерживали налогоплательщиков?. см. постановления ФАС ПО от 21.08.2007 N А57-10229/06-33, ФАС ЗСО от 02.04.2007 N Ф04-1822/2007(32980-А27-40), ФАС СЗО от 28.11.2006 N А56-34718/2005.
"И надо мне туда, куда три дня не принимают и потому откладывают рейс..."
Еще одним видом расходов в зимний период являются расходы, связанные с отложенными, сорвавшимися, затянувшимися вследствие плохих погодных условий командировками. Конечно, плохая погода в другие сезоны тоже может спутать планы командированных работников, но, на наш взгляд, зимой такие неприятности случаются чаще.
Итак, согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка?. поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Согласно этому документу в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 13). В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19).
По мнению Минфина, изложенному в Письме от 16.11.2006 N 03 03 04/2/244, если по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки. В частности, таким документом может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги и т.?д.
Еще один момент учета расходов по несостоявшимся командировкам?. это оплата виз для выезда за границу. На практике возможны ситуации, когда работник должен отправиться в загранкомандировку. Ему приобретается авиабилет и оплачивается виза. Однако все авиасообщения на несколько дней были прерваны (из-за урагана, извержения вулкана, неожиданно выпавшего снега в теплых странах), поэтому командировка не состоялась. Срок визы истек. Может ли организация в таком случае учесть произведенные затраты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль?
УФНС по г. Москве (Письмо от 23.12.2005 N 20-12/95309б) полагает возможным учет данных затрат. А вот по мнению Минфина, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой работника, носящей производственный характер. Значит, расходы на оформление и выдачу виз, если по сложившимся обстоятельствам командировка не состоялась, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03 03 04/2/134).
Полагаем, что снизить риск признания указанных расходов не.обоснованными налогоплательщику помогут документы, подтверждающие причины отмены командировки. В данном случае?. форс-мажорные обстоятельства (в иных случаях это могут быть болезнь сотрудника, письмо контрагента о переносе либо отмене переговоров и т.?п.).
