СИТУАЦИЯ. Очень часто при направлении сотрудников в загранкомандировку организация выдает на предстоящие расходы рублевый аванс. А валюту сотрудники покупают самостоятельно. Из командировки же работники привозят подтверждающие документы, которые выписаны в валюте страны пребывания. По какому курсу нужно делать перерасчет затрат: на дату совершения расхода или же на дату составления авансового отчета?
Не секрет, что организации проще выдать денежные средства на расходы сотрудника в загранкомандировке в рублях, чем приобретать для этих целей валюту. Тем более что действующее законодательство не запрещает выдавать аванс в рублях при командировках за рубеж. А уж сотрудник сам покупает необходимую валюту.
Вернувшись обратно, работник должен представить в свою бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие расходы документы.
К сведению
Сейчас на составление авансового отчета отводят всего три дня. Дело в том, что Положение ≤ 62, дававшее на подготовку авансового отчета по загранкомандировкам десять дней, кануло в лету. И сейчас срок составления авансового отчета регулирует пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 ≤ 40).
Авансовый отчет составляют в той валюте, которая была выдана командированному сотруднику (постановление Госкомстата России от 01.08.01 ≤ 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации ≤ АО-1 "Авансовый отчет""). Поэтому если на командировочные расходы были изначально выданы рубли, то в авансовом отчете иностранная валюта не должна фигурировать. Все расходы нужно привести к единой валюте, то есть к рублям.
На этом этапе возникает вопрос: какой курс необходимо взять для такого пересчета - на дату возникновения расхода или же на дату составления авансового отчета?
Этот вопрос до сих пор остается спорным. Действующее законодательство по бухгалтерскому учету не содержит на него ответа. И как следствие этого бухгалтеры решают возникшую проблему по-разному.
Путь первый - привычный
Некоторые бухгалтеры при пересчете руководствуются правилами, установленными в ПБУ 3/2000 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". В них сказано, что расходы, осуществленные сотрудником фирмы во время заграничной командировки, должны быть признаны в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета. Следовательно, пересчет этих расходов в рубли производится по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Кроме того, сторонники такого подхода используют еще один аргумент. Все затраты работника на командировку признают расходами организации только после утверждения авансового отчета. В этот момент расходы фирмы должны быть оценены. Рублевые расходы оценивать не надо, а расходы в валюте следует оценить на момент их признания, то есть в данном случае на дату утверждения авансового отчета.
На наш взгляд, такой подход методологически не верен. Дело в том, что в данной ситуации ПБУ 3/2000 применять нельзя, так как обязательства, выраженные в иностранной валюте, отсутствуют. Ведь на командировочные расходы были выданы рубли и авансовый отчет должен быть составлен работником в рублях. То есть ни о какой переоценке расходов в данном случае не может быть и речи.
Путь второй - логичный
Существует и другой подход. Он основан на том, что работники бухгалтерии не производят пересчеты командировочных расходов. Это делают сами сотрудники, вернувшиеся из командировки. Ведь обязанность по составлению авансового отчета лежит на них. А так как под отчет были выданы денежные средства в рублях, то и авансовый отчет сотрудник составляет также в рублях, без указания расходов в валюте.
Это связано с тем, что строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны формы авансового отчета заполняются в иностранной валюте только в том случае, когда под отчет выданы денежные средства в иностранной валюте (постановление Госкомстата России от 01.08.01 ≤ 55).
Основанием для пересчета служат документы, свидетельствующие о том, по какому курсу он совершал обмен рублей на валюту страны командировки. Естественно, справка из обменного пункта банка должна быть приложена к авансовому отчету.
Аналогичной позиции придерживаются и специалисты отдела методологии бухгалтерского учета Минфина России. Они также считают, что если сотруднику выдан рублевый аванс на расходы в загранкомандировке, то применять правила ПБУ 3/2000 нельзя. Поэтому логичнее пересчитывать командировочные затраты на дату их совершения на основании справки об обмене валюты. Если же такой документ отсутствует, тогда нужно брать дату составления авансового отчета.
Обратите внимание! Такой порядок законодательно нигде не установлен. Поэтому если организация решит его использовать в своей работе, то она должна утвердить его в учетной политике по бухгалтерскому учету.
