Обычно, направляя сотрудника в командировку, фирма бронирует ему номер в гостинице. И сотруднику комфортно, и у бухгалтера не возникает особых проблем. Учесть расходы по найму жилого помещения при расчете налога на прибыль прямо позволяет подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Если документы из гостиницы оформлены правильно, то инспекторы к таким расходам не придираются. Более того, организация может включить в расходы даже оплату дополнительных услуг гостиниц.
Однако проживание в отеле обходится недешево. И небольшим фирмам не всегда по карману оплачивать гостиницу, тем более когда служебная поездка длительная. А если у организации в другом городе находится филиал и туда постоянно ездят представители головного офиса, то затраты на временное проживание могут проделать значительную брешь в бюджете фирмы. Поэтому экономные бизнесмены предпочитают не заказывать каждый раз гостиницу, а снять квартиру, в которой могли бы жить командированные в этот город сотрудники. Но можно ли арендную плату за квартиру включить в состав расходов так же спокойно, как и расходы на гостиницу?
Сниму квартиру в этом районе
До последнего времени на этот вопрос не было однозначного ответа. Пытаясь выяснить официальную позицию финансового и налогового ведомств, фирмы посылали туда запросы. Первым комментарием стало письмо УМНС по г. Москве от 6 ноября 2002 г. N 26-12/53607. Инспекторы с пониманием отнеслись к тому, что фирма хочет сэкономить на затратах. Они согласились: арендная плата за съемную квартиру подпадает под определение платы за наем жилого помещения, и поэтому ее можно включить в налоговые расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Естественно, при условии, что поездка носит производственный характер. Однако инспекторы сделали еще одну важную оговорку: расходы принимаются к учету только за время фактического пребывания сотрудника по месту командировки. Оно определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Поскольку квартиры обычно сдаются на один или несколько месяцев, бухгалтеру следует рассчитать часть платы за то время, когда квартира пустует, и ее в расходах не учитывать.
Такая позиция налогового ведомства пусть и не позволяла учитывать аренду в полном объеме, но давала возможность хотя бы частично уменьшить налог на прибыль. Но Минфин, отвечая в этом году на аналогичный запрос фирмы, вообще исключил арендную плату за квартиру для командированных из состава налоговых расходов (письмо Минфина России от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306). Чиновники мотивировали свою позицию тем, что невозможно документально подтвердить факт проживания сотрудников именно в этом помещении.
И это несмотря на то, что к моменту выхода письма уже были известны судебные прецеденты по данному вопросу и споры разрешались в пользу фирм (например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 4 апреля 2005 г. по делу N А29-1590/2004а). Арбитры однозначно признавали расходы на аренду квартир для командированных работников экономически обоснованными и документально подтвержденными.
Поправки - это не всегда плохо
И вот уже в августе из-под пера финансистов вышло новое разъяснение (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/ 112). Первая его часть повторяет июньский ответ и напоминает о том, что расходы признать нельзя, поскольку точно установить, кто жил в съемной квартире, невозможно. Вторая часть послания намного больше понравится бизнесменам. В ней финансисты обратили внимание на то, что со следующего года будут иметь вес те документы, которые подтверждают расходы лишь косвенно. Такие изменения связаны со вступлением в силу поправок, внесенных в статью 252 Налогового кодекса Федеральным законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ. Таким образом, со следующего года для уменьшения прибыли будет вполне достаточно тех бумаг, которые обычно оформляются в подобных ситуациях (договор аренды, приказ о командировке, командировочное удостоверение и т. п.). Правда, при этом в налоговые расходы можно будет включить арендную плату только за время, когда квартира фактически использовалась для проживания.
Осторожно: гражданин!
Квартиры обычно сдают граждане. А когда дело касается договорных отношений с физическими лицами, бухгалтеру приходится быть аккуратным с так называемыми "зарплатными" налогами. Посмотрим, что происходит в данной ситуации. Собственник квартиры получает доход. Очевидно, что с него необходимо перечислить НДФЛ. Но чья эта обязанность - фирмы или самого гражданина? Порядок уплаты налога зависит от того, как заключен договор аренды. Если арендатором является сама организация, то она удержит НДФЛ из арендной платы, действуя как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК РФ). Если же договор аренды заключен напрямую с работником, то собственник жилища должен будет сам заплатить налог в бюджет (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ). В первом случае организации придется не позднее 1 апреля следующего года подать в инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ о выплаченных гражданину суммах.
О едином социальном налоге бухгалтеру беспокоиться не стоит. Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей в пользование имущества, не облагаются ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ).
Постоянное пристанище
Допустим, у фирмы есть филиал в другом городе, куда регулярно направляют в командировку сотрудников. Не будет ли выгоднее не снимать, а купить квартиру, если организации это по силам? Недвижимость постоянно дорожает, и поэтому с экономической точки зрения приобретение квартиры будет неплохим вложением средств для предприятия. К фирмам, которые потратят на это чистую прибыль, претензий у налоговой, конечно же, не будет. А вот если организация попытается учесть амортизацию и расходы по содержанию квартиры для командированных при расчете налога на прибыль, то споры неминуемо возникнут.
В письме УМНС по г. Москве от 8 января 2004 г. N 26-12/00907 инспекторы рассмотрели такую ситуацию и пришли к следующему выводу. Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса предусмотрено, что суммы, связанные с компенсацией работнику затрат по найму жилого помещения, уменьшают налоговую базу. Когда же работник проживает в приобретенной организацией квартире, у него не возникает затрат по найму жилого помещения. А значит, расходы по содержанию квартиры и амортизацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль, сославшись на названный подпункт.
мнение
Владимир Мещеряков, руководитель авторского коллектива книги "Годовой отчет-2005":
"Никто не мешает сотруднику, который ездит в командировки, останавливаться у своих знакомых или родственников. В этом случае не надо стесняться заключить договор аренды жилья. Это и пополнит бюджет владельцев квартиры, и с 2006 года позволит фирме списать больше расходов. Может случиться, что руководитель не захочет оплачивать аренду жилья сразу за несколько месяцев из-за того, что сотрудник будет там бывать лишь наездами. Но этот вопрос легко решаем. Оформите договор ровно на то время, которое вы находитесь в командировке. Ведь минимальный срок аренды законом не ограничен (п. 1 ст. 610 ГК РФ)".
