В организации похищены материальные ценности. Пока руководство сокрушается по поводу возникших убытков, бухгалтер должен позаботиться о правильном оформлении случившегося. Ведь разбираться с налоговыми последствиями кражи придется именно ему.
Что делать после обнаружения кражи
Как рассказали эксперты журнала "Практическая бухгалтерия", прежде всего о хищении имущества следует заявить в милицию и позаботиться о том, чтобы сотрудники ОВД возбудили уголовное дело по факту кражи. Основанием будет служить письменное заявление, например от директора фирмы (п. 1 ст. 140 УПК). Об открытии дела представители органов внутренних дел выносят соответствующее постановление (п. 1 ст. 146 УПК).
Но на этом "оперативные действия" не заканчиваются. После того как представители ОВД проведут следственные мероприятия, организация должна провести полную инвентаризацию имущества в помещении, где совершено преступление.
Внеплановая ревизия в случае кражи предусмотрена пунктом 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. ≤ 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Порядок ее проведения определен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. ≤ 49. Обязанность проверить фактическое наличие имущества фирмы возлагается на инвентаризационную комиссию. В ее состав, как правило, входят должностные лица, главный бухгалтер и лица, ответственные за сохранность материальных ценностей. О проведении внеплановой ревизии издается приказ по форме ≤ ИНВ-22. В нем указывают:
- состав инвентаризационной комиссии;
- имущество, подлежащее ревизии;
- дату начала и окончания инвентаризации.
Сведения об имеющемся имуществе записываются в инвентаризационные описи или в документальные акты. Составляются они не менее чем в двух экземплярах. Причем для каждого вида имущества предусмотрена своя форма. Например, для ревизии основных средств предназначена опись ≤ ИНВ-1, для товарно-материальных ценностей - ≤ ИНВ-3 и т. д. Все перечисленные бланки утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. ≤ 88.
Итоги проверки обобщаются в форме ≤ ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Бланк этого документа утвержден постановлением Госкомстата от 27 марта 2000 г. ≤ 26. Ведомость подписывается главным бухгалтером и директором фирмы. Далее издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, который и будет служить основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.
Отражаем убыток в бухгалтерском учете
После того как результаты ревизии утверждены, перед бухгалтером возникает задача: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете понесенные убытки?
Следует сказать о том, что результаты инвентаризации в бухгалтерском учете отражаются в месяце, когда она была закончена (п. 5.5. Методических указаний). Таким образом, недостача похищенного имущества отражается не в том месяце, когда обнаружена кража, а в том, когда завершилась ревизия.
Сумма убытка зависит от того, что было украдено. Например, если похищено основное средство, то величина убытка равна его остаточной стоимости. В случае хищения материалов или товаров - их фактической себестоимости. А вот если вор украл деньги, то убыток будет равен их общей сумме. При этом в бухгалтерском учете делаются соответствующие записи в корреспонденции со счетом 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":
Дебет 94 Кредит 01, 10, 41, 50 - выявлена недостача основных средств, материалов (товаров, денег в кассе).
Сумма недостачи должна учитываться на счете 94 до появления у фирмы оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников.
Итак, списание похищенного имущества будет зависеть от того, найдут виновного или нет. В том случае если поиски грабителей не увенчаются успехом, то сумму ущерба бухгалтер отнесет на финансовый результат (подп. 3 ст. 12 Закона от 29 ноября 1996 г. ≤ 129-ФЗ):
Дебет 91-2 Кредит 94 - списана сумма недостачи на внереализационные расходы.
Если стоимость похищенного будет компенсироваться за счет виновного лица, сотрудника организации, то в бухучете это будет отражено следующими проводками:
Дебет 73-2 Кредит 94 - списан убыток за счет виновного лица
Дебет 50 Кредит 73-2 - внесена виновником сумма ущерба в кассу.
В том случае, если сумма недостачи удерживается из зарплаты работника, в учете делается запись:
Дебет 70 Кредит 73-2 - удержана из зарплаты работника сумма недостачи.
Порядок взыскания суммы причиненного ущерба с работника определен в статье 248 Трудового кодекса. Если сотрудник не согласен добровольно погасить убыток, то фирма вправе обратиться в суд (ст. 248 ТК).
В том случае, если у организации заключен договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее, но при условии, что в соглашении оговорено: охранники несут ответственность за украденную собственность. В этом случае нужно сделать такие проводки:
Дебет 76 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - списан убыток за счет охранного предприятия.
К сведению читателей, если фирма решила не обращаться в милицию и не искать виновных, она вправе по распоряжению руководителя списать сумму ущерба в бухучете на внереализационные расходы. Но при расчете налога на прибыль эту сумму учесть уже будет нельзя.
Размер убытка уменьшает налог на прибыль
При расчете налога на прибыль убытки от краж, по которым не установлены виновники, также списываются на внереализационные расходы. Это предусмотрено подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса. Однако уменьшить прибыль можно лишь тогда, когда факт отсутствия виновных лиц подтвержден документально. Об этом напомнили сотрудники Минфина в своем письме от 3 августа 2005 г. ≤ 03-03-04/1/141. Подтверждающим документом может быть копия постановления о приостановлении уголовного дела по факту хищения имущества. Позицию финансового ведомства разделяют и налоговики (письмо МНС России от 8 июня 2004 г. ≤ 02-5-10/37). Другим подтверждающим документом может быть соответствующее решение суда. При этом следует помнить о том, что убытки от хищения учитываются в составе расходов того налогового периода, в котором было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела.
Пример
В ООО "Ламорт" произошло хищение товара со склада организации. О произошедшей краже было заявлено в милицию. По результатам инвентаризации сумма ущерба составила 100 000 руб.
После проведенной инвентаризации в учете ООО "Ламорт" сделана проводка:
Дебет 94 Кредит 41 - 100 000 руб. - отражена фактическая стоимость украденного товара.
Виновник хищения так и не был найден. Это подтверждено постановлением о приостановлении уголовного дела. Получив этот документ, бухгалтер сделал проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94 - 100 000 руб. - списана недостача товара на внереализационные расходы;
В налоговом учете сумма ущерба - 100 000 руб. - также была списана на внереализационные расходы.
