Покупка спецодежды для сотрудников фирмы дело довольно распространенное. Это может быть продиктовано как спецификой их работы, так и желанием руководства создать имидж компании. Об изменениях, коснувшихся правил учета униформы, которые вступят в силу с 1 января 2006 года, рассказали эксперты журнала "Практическая бухгалтерия".
Законодатели внесли поправку в статью 254 Налогового кодекса. С 1 января 2006 года к материальным расходам можно отнести только спецодежду, приобретение которой предусмотренную законодательством (п. 8 ст. 1 Закона от 6 июня 2005 года ≤ 58-ФЗ).
Правда, остается другая возможность списать расходы на одежду сотрудников. Дело в том, что поправки внесли и в пункт 5 статьи 255 Кодекса. С нового года можно учесть как затраты на оплату труда стоимость "форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации". Однако в этом случае вам придется не только нанести на всю одежду логотип своей фирмы, но и дополнительно удерживать из зарплаты работников налог на доходы физических лиц.
К сожалению, списывать спецодежду на затраты без каких бы то ни было ограничений вы сможете только до 1 января 2006 года. Поэтому, закрывая год, бухгалтер должен воспользоваться этим преимуществом по максимуму.
Правила выдачи
Существуют категории работников, которым фирма должна выдавать спецодежду в обязательном порядке, . это сотрудники, занятые на вредной или грязной работе. Минтруд устанавливает перечень таких должностей для каждой отрасли. Существует и общий список, которым должны руководствоваться все фирмы без исключения. Он утвержден постановлением Минтруда от 30 декабря 1997 г. ≤ 69. Например, экспедиторам нужно выдавать непромокаемые плащи, а уборщицам . халаты и рукавицы. В документах Минтруда установлена и периодичность, с которой фирмы обязаны выдавать спецодежду своим работникам. Не запрещено выдавать спецодежду и тем сотрудникам, которым она, по мнению Минтруда, не нужна. Покупку спецодежды в пределах норм, установленных Министерством труда, можно профинансировать за счет Соцстраха.
Выдавая спецодежду, надо соблюдать определенные правила. Они установлены постановлением Минтруда от 18 декабря 1998 г. ≤ 51. Так, спецодежда (сюда входят комбинезоны, халаты, куртки, и т. д.) должна соответствовать полу, росту и размерам работников, а также условиям работы, которую выполняют сотрудники.
Для контроля выданной спецодежды на каждого работника заводят отдельную личную карточку по специальной форме, которая приведена в постановлении Минтруда от 18 декабря 1998 г. ≤ 51.
Организуем бухучет
В бухгалтерском учете спецодежду надо отражать в составе материалов на счете 10 "Материалы" независимо от сроков ее полезного использования. Именно так сказано в пункте 13 Методических рекомендаций по бухучету специального инструмента, оборудования и одежды (приказ Минфина от 26 декабря 2002 г. ≤ 135н). К счету "Материалы" откройте два субсчета: 10 "Специальная одежда на складе" и 11 "Специальная одежда в эксплуатации".
Купив спецодежду и принимая ее на склад, оформите приходный ордер. Для этого используйте типовую межотраслевую форму ≤ М-4, утвержденную постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. ≤ 71а.
Выдавая спецодежду со склада, нужно тоже оформить первичные документы, например, форму ≤ М-11, ≤ М-15 или ≤ М-8 (также утверждены постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. ≤ 71а).
Если срок эксплуатации спецодежды не превышает 12 месяцев, ее стоимость можно сразу списать на затраты. В противном случае данные затраты придется погашать линейным методом исходя из сроков полезного использования спецодежды.
Спецодежду, срок полезного использования которой больше 12 месяцев, можно учесть и как основное средство (письмо Минфина от 12 мая 2003 г. ≤ 16-00-14/159). Правда, в этом случае с ее стоимости придется платить налог на имущество.
Не сбиться с пути
Налоговый учет спецодежды несколько сложнее: инспекторы не всегда разрешают учитывать ее стоимость при расчете налога на прибыль. Поступать так, по их мнению, можно лишь в том случае, если покупка спецодежды необходима в силу закона. Определяя это, фирма должна руководствоваться постановлением Минтруда от 18 декабря 1998 г. ≤ 51, а также постановлением Минтруда от 16 декабря 1997 г. ≤ 63. Позицию инспекторов поддерживают и в Минфине (письма Минфина от 21 сентября 2005 г. ≤ 03-03-04/1/216, от 21 января 2005 г. ≤ 03-03-01-04/1/18, от 20 июня 2005 г. ≤ 03-03-04/1/6).
Мало того, налоговые инспекторы не разрешают принимать к вычету НДС, который вы перечислили поставщикам "неположенной" или сверхнормативной спецодежды. Они упорно продолжают ставить вычеты по НДС в зависимость от расчета налога на прибыль.
Подобные выводы несостоятельны, что подтверждает судебная практика (постановление ФАС Московского округа от 18 февраля 2005 г. по делу ≤ КА-А40/280-05). Арбитры в который раз говорят, что применение вычетов по НДС не имеет никакого отношения к налогу на прибыль. Главное, чтобы фирма соблюдала все условия налоговых вычетов, приведенные в статьях 171.172 Налогового кодекса.
Судьи не согласны и с тем, что стоимость спецодежды, приобретение которой не предусмотрено законодательством, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Они напоминают, что затраты на такую одежду относятся к материальным расходам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК). А о том, что спецодежда должна быть предусмотрена каким-либо законом, в статье 254 ничего не сказано.
Как оказалось, это не единственный абсурдный вывод налоговых инспекторов. Например, они могут заставить фирму, которая купила и выдала своим работникам спецодежду, начислить с ее стоимости НДС (письмо Минфина от 1 сентября 2005 г. ≤ 03-04-11/218). При этом проверяющие называют такую операцию "передачей товаров для собственных нужд" и ссылаются на пункт 2 статьи 146 НК. В нем говорится, что надо начислять НДС в случае "передачи товаров для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль".
К счастью, и в этом случае судьи с позицией проверяющих совершенно не согласны (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 апреля 2005 г. по делу ≤ А56-35579/04). Они опять ссылаются на статью 254 Налогового кодекса, в которой спецодежда фигурирует как один из материальных расходов фирмы. То есть затраты на нее фирма вправе учесть при расчете налога на прибыль, а значит, ни о какой уплате НДС речь идти не должна.
Конечно, не каждая фирма готова доказывать свою правоту в суде. И все же соглашаться с точкой зрения налоговиков пока что не стоит. Налоговый кодекс действительно не ставит расходы на спецодежду в зависимость от того, предусмотрены они законом или нет. В нем лишь сказано, что подобные затраты можно учесть при расчете налога на прибыль, либо в составе материальных расходов, либо в составе амортизируемого имущества.
В первом случае стоимость спецодежды списывают в тот момент, когда ее выдают работникам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК). Во втором случае, если стоимость спецодежды . более 10 тысяч рублей, а срок полезного использования превышает 12 месяцев, ее нужно учесть в составе амортизируемого имущества (п. 1 ст. 256 НК). При этом расходы на спецодежду уменьшают облагаемую налогом прибыль по мере начисления амортизации.
Если вы выдаете одежду бесплатно или по льготным ценам и она навсегда остается у сотрудников, ее стоимость относится не к материальным затратам, а к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК). Правда, это относится только к спецодежде, покупка которой предусмотрена законодательством.
Есть и хорошая новость. По мнению Минфина, на стоимость выданной работникам спецодежды не надо начислять ни ЕСН, ни взносы на пенсионное страхование. Это справедливо и для фирм, которые работают по упрощенной системе налогообложения (письмо Минфина от 29 октября 2004 г. ≤ 03-03-02-04/1/41). Чиновники напоминают, что стоимость форменной одежды и обмундирования, которое выдано в соответствии с законодательством и остается в личном пользовании сотрудников, ЕСН не облагается (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК). Это значит, что оно не облагается и взносами на пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. ≤ 167-ФЗ). Не облагается ЕСН и спецодежда, приобретение которой законодательством не предусмотрено. Правда, в этом случае форма одежды должна быть возвращена по окончании срока носки. Есть и еще два условия. Во-первых, такая одежда должна быть предусмотрена локальным документом фирмы, например, коллективным договором. Во-вторых, она должна числиться на балансе фирмы в составе оборотных средств.
Обратите внимание
Если вы выдаете одежду бесплатно или по льготным ценам и она навсегда остается у сотрудников, ее стоимость относится не к материальным затратам, а к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК). Правда, это относится только к спецодежде, закупка которой предусмотрена законодательством.
Если стоимость спецодежды не превышает 10 тысяч рублей, а срок ее полезного использования более 12 месяцев, между бухгалтерским и налоговым учетом возникнет облагаемая временная разница. В этом случае в бухгалтерском учете спецодежда должна амортизироваться, а в налоговом . списываться единовременно.
