Известным правилом "если где-то прибыло . то где-то и убудет" бухгалтеру нельзя пренебрегать. Особенно в таком деле, как товарно-транспортные накладные. Ведь если "прибывший" товар неправильно оформить, у компании может появиться дополнительный убыток. В виде штрафа.
Без накладной не обойтись
Товарно-транспортная накладная (ТТН) необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная . основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.
Часто на практике с автотранспортной организацией подписывается акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара, либо составляется любой отчет в произвольной форме (например, с указанием работы транспортного средства в течение дня в часах). Но наличие подобных документов при отсутствии товарно-транспортных накладных не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку товара в состав расходов для целей налогообложения. Это подтверждает Инструкция "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом": при перевозке груза товарно-транспортная накладная . единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель их оприходовать. Аналогичные требования содержатся в Уставе автомобильного транспорта РСФСР. Также товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный товар и подтвердить экономическую целесообразность произведенных расходов.
В соответствии с Законом от 21 ноября 1996 г. ≤ 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А в соответствии с Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. ≤ 78, именно ТТН предназначена для учета товарно-материальных ценностей при их перевозке автотранспортом.
Таким образом, у налоговых органов более чем достаточно оснований для аргументировании своих претензий из-за отсутствия товарно-транспортных накладных в суде.
Поможет в суде
Качественно составленная товарно-транспортная накладная, с максимально заполненными реквизитами, отражающая отгрузку товара, перевозку и передачу грузополучателю, заверенная печатями всех участвующих в экономических взаимоотношениях субъектов, является весомым аргументом в суде в случае возможных разбирательств, связанных с коммерческой деятельностью, таких, например, как несвоевременная поставка или даже как доказательство самого факта поставки товара.
Единственный случай, когда суды при отсутствии товарно-транспортной накладной становятся на сторону налогоплательщика . это ситуация самовывоза покупателем товара со склада поставщика с оформлением только товарной накладной по унифицированной форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением ≤ 78 Госкомстата.
Эксперты журнала "Расчет" обращают внимание и на возможные сложности, которые могут возникнуть при предъявлении к вычету НДС по поставленным без товарно-транспортной накладной товарам, поскольку нарушение установленного порядка приема товаров может трактоваться налоговыми органами как отсутствие основания для их оприходования, а соответственно, и отсутствие основания для вычета НДС.
Главное . грамотно составить
Бланк товарно-транспортной накладной (форма ≤ 1-Т) утвержден Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. ≤ 78. Ее выписывает, причем сразу в четырех экземплярах, представитель грузоотправителя, за которым закреплена такая обязанность, например, бухгалтер или кладовщик.
Первый экземпляр остается у грузоотправителя и подтверждает списание товарно-материальных ценностей, второй . сдается водителем грузополучателю и служит для оприходования товарно-материальных ценностей, третий будет находиться у организации-перевозчика для расчета и подтверждения стоимости автотранспортных услуг, а четвертый возвращается продавцу для подтверждения доставки товара грузополучателю, являясь экономическим обоснованием подтверждения расходов по доставке товара.
Товарно-транспортная накладная составляется для каждого конкретного покупателя на каждую поездку автомобиля. При перевозке нескольких грузов на одном автомобиле разным покупателям необходимо выписывать товарно-транспортные накладные в таком количестве, чтобы каждому покупателю был передан груз с экземпляром накладной. В случае когда на автомобиле в течение смены перевозятся однородные грузы в адрес одного покупателя на одно и то же расстояние, можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу смены.
Форма ТОРГ-12 может прикладываться к ТТН в качестве приложения, в том случае, если непосредственно в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов. В этом случае в ТТН следует отметить, что без данной формы (ТОРГ-12) она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать номер, дату выписки ТОРГ-12 , а также даты и номера других прилагаемых документов (железнодорожных накладных, лицензий, сертификатов). При этом следует отметить, что кроме общей формы существуют еще специализированные формы товарно-транспортных накладных, например, при международных перевозках (форма ≤ 1-ТМ), при перевозках зерна, спирта, нефти и т. д.
ТТН состоит из двух разделов . товарного и транспортного. Товарный раздел предназначен для отправителя и получателя груза. Транспортный же раздел . для автотранспортного предприятия.
Далее заполняются остальные графы товарного раздела. При этом представитель грузоотправителя следит за отгрузкой товара и удостоверяет ее в накладных своей подписью и печатью фирмы.
После составления товарно-транспортная накладная передается на подпись руководителю, главному бухгалтеру или иному лицу, которому это поручено (по приказу руководителя). В этом случае обязательна расшифровка подписи ответственного лица.
Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех товарно-транспортных накладных, подтверждая то, что принял ценности, и забирает три из четырех экземпляров. В этот момент товар считается отгруженным, поэтому бухгалтерия грузоотправителя может списать его со склада.
Доставив груз по назначению, водитель отдает товаросопроводительные документы представителю покупателя, который ставит на всех трех экземплярах накладной свою подпись и печать предприятия.
После разгрузки доставленного товара, один экземпляр ТТН передается в бухгалтерию грузополучателя. Там отражают в учете поступление товара.
Далее водитель возвращает в свою организацию оставшиеся два экземпляра товарно-транспортных накладных. В одном из них бухгалтер автотранспортного предприятия расписывает, какой объем работ выполнил водитель, и начисляет ему зарплату. Другой экземпляр служит основанием для счета, который транспортная компания выставит заказчику перевозки, и подтверждает факт выполнения обязательств по доставке.
Подводя итог и учитывая, что зачастую в хозяйственных отношениях с привлечением к грузоперевозке сторонних организаций может участвовать значительное число юридических лиц, например продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и покупатель, рекомендуем для минимизации возможных рисков возникновения споров как с налоговыми органами, так и с контрагентами, порядок передачи товаров с описанием его документального оформления отражать в договоре поставки, а в случае необходимости вводить дополнительные реквизиты в форму товарно-транспортной накладной, не забывая утверждать такие изменения в приложении к учетной политике организации.
