Поставки без сопроводительных документов называются неотфактурованными. И речь не только о счете-фактуре с выделенным НДС, который для "упрощенцев" не так уж и важен.
Обратимся к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина России от 28.12.2001 ≤ 119н (далее - Методические указания). Согласно пункту 36 о неотфактурованных поставках говорит отсутствие расчетного документа от поставщика, такого как счет, платежное требование, платежное требование-поручение и др. Если же есть хотя бы один из документов, где указана цена, товары или материалы можно приходовать, как обычно.
Временный выход
Так принимать ли поставку без документов? Для бухгалтера было бы несомненно лучше не принимать. Но не всегда при покупке с ним советуются. А бывает и так, что материал требуется очень срочно, иначе встанет производство либо сорвется заказ. Или, к примеру, в договоре предусмотрены штрафные санкции, если покупатель несвоевременно примет товар. От поставки, осуществляемой через транспортную компанию, вообще отказаться невозможно. Так что иногда мы просто вынуждены забирать товар без документов. К тому же статьи 484 и 513 ГК РФ обязывают покупателя получить товар по договору купли-продажи (поставки).
А как все-таки оформить поступление? Прежде всего нужно определить поставщика. Это позволит разобраться, по адресу ли прислан товар. Если договора нет, то поставка уже не считается неотфактурованной. Ее все равно нужно принять, но приходовать не на складе, а как взятую на ответственное хранение. Затем либо возвратить поставщику, либо, получив документы, принять на учет в обычном порядке. Когда же договор заключен, товар следует принять на склад, а когда придут документы, заполнить акт по форме ≤ М-7 в двух экземплярах - для получателя и для поставщика. В соответствии с указаниями по применению и заполнению он может служить юридическим основанием для претензий заказчика.
Форма ≤ М-7 "Акт о приемке материалов" утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 ≤ 71а
Акт по форме ≤ М-7 подписывают члены комиссии, в число которых обязательно входит материально ответственное лицо, а также представитель поставщика (отправителя) или третьей организации. Вот с этим представителем и возникают сложности. Если заказ привез водитель поставщика, то он и будет участвовать в процессе приемки-передачи. А если отправили через транспортную компанию, например поездом? Ее работников можно привлечь к приемке только при нарушении упаковки. Когда же все в целости и сохранности, перевозчик не несет за содержимое ответственности и никто с его стороны подписывать акты не станет. Что же делать? Попросить поучаствовать в приемке специалиста из другой фирмы или пригласить независимого оценщика.
Другой вопрос: какие цены указывать в акте? В пункте 39 Методических указаний говорится, что материальные запасы нужно учитывать по рыночным или принятым в организации ценам. Однако, если в договоре поставки цены проставлены, лучше воспользоваться ими.
В акте отражается и тот факт, что при поставке не было документов: графу "По документам" оставляют пустой, а в графе "Другие данные" или "Приложение" делают соответствующую запись.
Заметим, что Методическими указаниями предусмотрен только акт для материалов. А как быть с товарами? Есть два варианта.
Первый. Приходовать товары по этому акту, сделав пометку, что принимаются товары.
Второй. Использовать форму ≤ ТОРГ-4, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25.12.98 ≤ 132. Ее название - "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика", то есть как будто бы специальный документ для нашего случая. Единственное, в указаниях по его заполнению не оговорено, что он является юридическим основанием для претензий поставщику или отправителю, как форма ≤ М-7. Второго экземпляра для поставщика тоже не предусмотрено. Поэтому предпочтительнее все же первый вариант.
Пример 1
ООО "Калач" - хлебопекарня, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 10 октября 2006 года было получено 25 кг муки первого сорта и 10 кг муки второго сорта. Документы не прилагались, но, найдя договор, удалось установить, что товар поставило ЗАО "Мельница", которое тоже применяет УСН. В договоре цена не указывалась. Оприходуем муку и заполним акт о приемке, зная, что средняя цена на муку первого сорта составляет 9,50 руб./кг (без НДС), на муку второго сорта - 7,85 руб./кг.
Предположим, что в ООО "Калач" решили воспользоваться формой ≤ М-7, а для приемки муки создали комиссию из кладовщика, двух продавцов, работающих на хлебопекарне, и экспедитора ЗАО "Мельница". Цену на муку укажем среднюю рыночную - 9,50 и 7,85 руб./кг. Можно заполнять акт о приемке материалов (табл. 1).
Налоговый учет
Как же "упрощенцам" отражать в расходах стоимость поставленных товаров (материалов), на которые нет документов? К сожалению, сделать это невозможно. Ведь одним из главных критериев признания расходов является документальное подтверждение. А для этого необходимы документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ.
Об этом говорится в пункте 1 статьи 252 НК РФ, на который ссылается пункт 2 статьи 346.16 НК РФ
А не заменит ли их договор с поставщиком или акт по форме ≤ М-7? Скорее всего налоговые органы их не примут. Договор свидетельствует лишь о соглашении сторон, а не о факте поставки. Да и цену на товар в нем обычно не указывают, тогда как для налогового учета необходимы точные цены - примерные рыночные не подойдут. Акт вообще составляет не поставщик, и даже наличие подписи его представителя дела не решает.
Таблица 1. Фрагмент Акта о приемке материалов ООО "Калач" (форма ≤ М-7)
| Материальные ценности | Единица измерения | По документам (поставка без документов) | Фактически |
