"ТИПОВЫЕ ТРУДОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ"
Как уже было отмечено, в целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением N1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров.
Рассмотрим порядок заполнения типовых документов по учету кадров.
Личная карточка работника (государственного (муниципального) служащего) .
На каждого работника организации в первый день его работы заводят личную карточку.
Как уже было сказано, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма NТ-2) либо личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)), которая применяется для учета лиц, занимающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
· документы воинского учета;
· документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
· иные сведения, сообщенные о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел "Прием на работу, переводы на другую работу" записи вносятся на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под расписку.
Работник после ознакомления с записью в трудовой книжке должен расписаться в личной карточке Т-2 в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу", графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". С каждой записью, вносимой в раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу", работника обязаны ознакомить под расписку в графе 6 раздела.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется:
- на граждан, пребывающих в запасе, - на основании военного билета;
- на граждан, подлежащих призыву, - на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
При этом в зависимости от перечисленных категорий граждан раздел II заполняется по-разному.
Так, на граждан, пребывающих в запасе, раздел II заполняется следующим образом:
- пункт 1 "Категория запаса" на офицеров - не заполняется;
- пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" и так далее);
- пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - указывается полное обозначение (шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак);
- пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами согласно записи в военном билете (А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе, Д - не годные к военной службе);
- пункт 7 "Состоит на воинском учете" - заполняется карандашом:
строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, раздел II заполняется следующим образом:
- не заполняются пункты: 1, 3, 4,7;
- в пункте 2 "Воинское звание" - записывают "подлежит призыву";
- пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется аналогично, как для пребывающих в запасе.
В личной карточке работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 раздела II в свободной строке указывается: "Снят с воинского учета по возрасту" либо "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке отражаются соответственно в разделах IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников следует указывать в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII "Отпуск", в котором ведут учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В том случае, если работника по каким-либо причинам отзывают из отпуска, на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника. То есть учет всех отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, ведется в разделе "Отпуск" личной карточки.
Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и другого.
При увольнении работника на основании приказа работник кадровой службы обязан сделать запись в личной карточке, а работник должен расписаться в карточке Т-2. Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.
Пример 1.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.
?????????
? Код ?
?????????
Форма по ОКУД ?0301002?
?????????
___ОАО "Аспект"_________________________________ по ОКПО ? ?
наименование организации ?????????
| Дата сос- тав- ления | Табель-ный номер | Идентифи-кационный-номер на-логопла- тельщика | Номер страхо- вого свидетельства го- сударственного пенсионного страхования | Ал-фа-вит | Харак-тер работы | Вид ра-боты (основ-ная, по совмес-титель-ству) | Пол (мужской, женский) |
| 20.02.06 | 38 | 55050879196 | 059-689-286 51 | И | постоянно | основная | мужской |
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
??????????????????????
Трудовой договор ? номер ? 75 ?
??????????????????????
? дата ? 19.02.2006 ?
??????????????????????
1. Фамилия Иванов__________ Имя Иван____________ Отчество Алексеевич_________
????????????
? Код ?
????????????
2. Дата рождения _30 января 1970_______________________________ ? ?
день, месяц, год ????????????
? ?
3. Место рождения __гор. Красноярск____________________ по ОКАТО ? 04 401 ?
????????????
4. Гражданство __Россия________________________________ по ОКИН ? 1 ?
????????????
5. Знание иностранного языка __английский_____ _______ по ОКИН ? 014 1 ?
наименование степень ? ?
читаю и перевожу со словарем знания ????????????
_________________ _______ по ОКИН ? ?
????????????
6. Образование _среднее профессиональное_______________ по ОКИН ? 11 ?
среднее (полное) общее, ????????????
начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное
| Наименование образовательного учреждения | Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний | Год окон- чания | |
| Красноярский автотранспортный | наименование | серия | номер | 1989 | |
| техникум | диплом | РА | 385689 | |
| Квалификация по документу об образовании | Направление или специальность по документу | |
| Специалист по сервису на | Код по ОКСО | 51 |
| транспорте |
?????????????????????????????????????????????????????????????
? Наименование ? Документ об образовании, о ?Год ?
? образовательного ? квалификации или наличии ?окон-?
? учреждения ? специальных знаний ?чания?
?????????????????????????????????????????????????????????????
? ?наименование ? серия ? номер ? ?
??????????????????????????????????????????????????????? ?
? ? ? ? ? ?
?????????????????????????????????????????????????????????????
?Квалификация по доку- ? Направление или специальность ?
?менту об образовании ? по документу ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? ? ? ?
????????????????????????? Код по ОКСО ? ?
? ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
Послевузовское профессиональное ? ?
образование ___________________________________ Код по ОКИН ? ?
аспирантура, адъюнктура, ??????
докторантура
??????????????????????????????????????????????????????
?Наименование обра- ?Документ об ?Год окончания ?
?зовательного, ?образовании, но-? ?
?научного учреждения ?мер, дата выдачи? ?
??????????????????????????????????????????????????????
? ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????
? ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????
? ?Направление или специальность ?
? ?по документу ?
??????????????????????????????????????????????????????
? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? ? Код по ОКСО ? ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? Код ?
?????????????
7. Профессия _специалист по сервису по ОКПДТР ? ?
основная ?????????????
водитель автомобиля__________ по ОКПДТР ? 11442 ?
другая ?????????????
2-я страница формы NТ-2
8. Стаж работы (по состоянию на "19" февраля___ 2006 г.):
Общий __6___ дней ____5__ месяцев __16_ лет
Непрерывный __6___ дней ____5__ месяцев __16_ лет
Дающий право на
надбавку за
выслугу лет __11_ дней ____4__ месяцев __12_ лет
______ дней _______ месяцев _____ лет
??????????
9. Состояние в браке _разведен_____________ Код по ОКИН ? 5 ?
??????????
10. Состав семьи:
| Степень родства (ближайшие род- ственники) | Фамилия, имя, отчество | Год рождения |
| 1 | 2 | 3 |
| Сын | Иванов Владимир Иванович | 1992 |
| | | |
| | | |
11. Паспорт: N5200 789533 Дата выдачи "_15" апреля______ 2000_ г.
Выдан УВД ЛАО г.Красноярска___________________________________
наименование органа, выдавшего паспорт
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
??????????????????
?Почтовый индекс ?
??????????????????
По паспорту ? 644099 ?
??????????????????г. Омск, ул. Красный путь,д.28,___
кв.10_______________________________________________
??????????????????
?Почтовый индекс ?
??????????????????
Фактический ? 644099 ?
?????????????????? г. Омск, ул. Красный путь,д.28,__
______________кв.10_________________________________
Дата регистрации по месту жительства "15" мая_______ 2003 г.
Номер телефона 259461_________
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
1. Категория запаса I солдаты_ ?6. Наименование военного
2. Воинское звание рядовой ___ ?комиссариата по месту жительства
3. Состав (профиль) солдаты___ ?Центральный РВК г. Омска _________
4. Полное кодовое обозначение ?7. Состоит на воинском учете: ____
ВУС _839037А_______________ ? а) общем (номер команды, партии)
5. Категория годности к ? С 11____________________________
военной службе А -годен ? б) специальном _________________
?8. _______________________________
отметка о снятии с воинского
учета
Работник кадровой службы специалист Коркина_ А.В.Коркина________
должность личная расшифровка подписи
подпись
Работник Иванов_____
личная подпись
"19" февраля __ 2006 г.
3-я страница формы NТ-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) ква- лификации | Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. | Осно-вание | Личная подпись владельца трудовой книжки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 21.02.2006 | Транспортный отдел | Водитель 1 класса | 10 000 + 500 | Приказ N244к от 20.02 | Иванов |
| | | | | | |
| | | | | | |
IV. АТТЕСТАЦИЯ
| Дата аттес-тации | Решение комиссии | Документ (протокол) | Основание |
| номер | дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
| Дата | Вид по-вышения квали- фикации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ (удостоверение, свидетельство) | Основа-ние | |
| Начала обуче-ния | окон- чания обуче-ния | |
| наиме- нование | серия, номер | дата | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
| Дата | Специальность (направление, профессия) | Документ (диплом, свидетельство) | Основание | |
| Начала пере- подго-товки | Окончания перепод-готовки | |
| наиме- нование | но-мер | дата | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
4-я страница формы NТ-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
| Наименование награды (поощрения) | Документ |
| наименование | номер | дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
VIII. ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и другое) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основа-ние |
| с | по | начала | окончания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ежегодный | 21.02.06 | 20.02.07 | 28 | 10.08.06 | 07.09.06 | Приказ N345о от 25.07.06 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
| Наименование льготы | Документ | Основание |
| номер | дата выдачи |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Дата увольнения "__" ___________ 20__ г.
Приказ (распоряжение) N_____ от "__" __________ 20__ г.
Работник кадровой службы специалист_ _Коркина_ _А.В Коркина_______
должность личная расшифровка подписи
подпись
Работник _Иванов_________
личная подпись
Окончание примера.
Как уже отмечено, для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, применяется личная карточка государственного служащего формы NТ-2ГС (МС). Отметим некоторые особенности заполнения этой формы.
Так, в пункте 7 раздела I "Общие сведения" в карточке NТ-2ГС (МС) указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении, утвержденному Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 года N412. В пункте 8 карточки формы NТ-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии.
В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" указывают должность служащего.
В разделе IV "Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания" делается запись о квалификационном разряде, классном чине, дипломатическом ранге, воинском звании, а также размере надбавки. В графе 5 указанного раздела ставится личная подпись служащего.
Сведения о поощрениях, государственных и ведомственных наградах отражаются в разделе VIII.
Штатное расписание.
Локальным нормативным актом, применяемым для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением), является штатное расписание (форма NТ-3). Кроме того, указанный документ является одним из основных документов при определении оплаты труда.
Данный документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Заметим, что нормы трудового законодательства обязывают организацию иметь штатное расписание. Как уже было сказано (раздел 3.1.1. книги), в статье 57 ТК РФ указано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии производится в соответствии со штатным расписанием организации.
В данном документе указывается также наименование организации, код по ОКПО, дата, номер и период, на который составляется штатное расписание. Кроме того, штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.
Следует учесть, что количество штатных единиц, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,4 и других. Запись делается в графе 4 "Количество штатных единиц".
В графе "Тарифная ставка (оклад) и прочее" должна быть указана в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия и прочего в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством Российской Федерации, а также введенные по усмотрению организации внутренними нормативными актами.
Если указанные графы невозможно заполнить в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и прочих) графы заполняются в соответствующих единицах измерения, например, в процентах, коэффициентах и прочих.
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Например, при введении в штате организации новой единицы, издается приказ (распоряжение) руководителя, в соответствии с которым вносится изменение в штатное расписание.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника .
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, помимо личной карточки работника формы Т-2 для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма NТ-4). Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В данной форме отражают те сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и так далее.
Рассмотрим более подробно порядок заполнения карточки NТ-4.
На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.
На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: "Структурное подразделение", "Должность", "Вид работы". В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе "Алфавит" указывают первую букву фамилии работника.
В пунктах 1 "Фамилия, имя, отчество" и 2 "Дата рождения" вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. А в цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.
Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании указываются соответственно в пунктах 3 "Высшее профессиональное образование" и 4 "Послевузовское профессиональное образование". Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В пункте 4 указывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. А в таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.
В пункте 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).
На основании аттестата вносят запись в пункт 6, в котором указывается ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.
На оборотной стороне формы NТ-4 в пункте 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.
Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:
- информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 года N412;
- специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года N276-ст.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.
В форме NТ-4 предусмотрена еще таблица "Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки", в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.
Пример 2.
В Омский государственный институт сервиса 25 апреля 2006 года была принята на работу на должность заведующей кафедры "Бух.учета, анализа и аудита" Петрова Надежда Петровна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Андреева Т.В. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку формы NТ-4.
Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.
?????????
? Код ?
?????????
Форма по ОКУД ?0301003?
Омский государственный институт сервиса ?????????
------------------------------------------------ по ОКПО ? ?
наименование организации ?????????
???????????????????????
? Номер ? Дата ?
?документа?составления?
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, ???????????????????????
НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА ? 0011 ? 25.04.2006?
???????????????????????
| Структурное подразделение | Должность | Табельный номер | Алфавит | Вид работы (основная, по совместитель-ству) | Пол (мужской, женский) |
| Кафедра бух. учета, анализа и аудита | Заведующая кафедрой | 000276 | П | Основная | Жен. |
Петрова Надежда Петровна
1. Фамилия ---------------- Имя ------------ Отчество ------------
?????????????
2. Дата рождения 13 апреля1954 г. ? 13.04.1954?
------------------------------------?????????????
день, месяц, год
3. Высшее профессиональное
Высшее экономическое, Омский государственный
университет,1977 г.
образование ---------------------------------------------------
наименование образовательного учреждения,
год окончания
4. Послевузовское
профессиональное
аспирантура ?????????????
образование ------------------------- Код по ОКИН ? 34 02 ?
аспирантура, адъюнктура, ?????????????
докторантура
??????????????????????????????????????????????????????
? Наименование ?Документ об обра- ?Дата окон- ?
? образовательного, ?зовании, о квали- ?чания ?
? научного ?фикации или нали- ? ?
? учреждения ?чии специальных ? ?
? ?знаний ? ?
? ????????????????????? ?
? ?наиме-?серия? номер? ?
? ?нова- ? ? ? ?
? ?ние ? ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????
?Ленинградский ?Диплом? БВС ?763237? 1980 ?
??????????????????????????????????????????????????????
?государственный ? Специальность ?
??????????????????????????????????????????????????????
?университет ?бух.учет,анализ,аудит ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? ? Код по ОКСО ? 080109 ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
кандидат экономических
наук ?????????????
5. Ученая степень ---------------------- Код по ОКИН ? 2 ?
кандидат наук, доктор ?????????????
наук
экономика и управление
Отрасль науки ---------------------------------------
10 июня 1981
Дата присуждения ученой степени "--" -------- ---- г.
при Ленинградском государственном университете
Диссертационный совет -------------------------------
наименование организации,
при которой создан
диссертационный совет
-----------------------------------------------------
N 376681, серия АР, 15.07.1981
Диплом: ---------------------------------------------
номер, серия, дата
Ленинградский государственный университет
-----------------------------------------------------
наименование организации, выдавшей диплом
?????????????
6. Ученое звание ----------------------- Код по ОКИН ? ?
старший научный ?????????????
сотрудник, доцент,
профессор и др.
Аттестат ----------- N------ Дата присвоения ученого
звания "--" ------------- ---- г.
-----------------------------------------------------
наименование организации, присвоившей ученое звание
Научная специальность ?????????????
(направление, кафедра) ----------------- Код по ОКСО ? ?
?????????????
Оборотная сторона формы NТ-4
31 год 3 месяца 5 дней
7. Общий научно-педагогический стаж работы: ----------------------
30 лет 0 месяцев 7 дней
в том числе педагогический стаж работы ------------------------
имеет, не имеет
Научные труды -----------------------
ненужное зачеркнуть
имеет, не имеет
Изобретения -------------------------
ненужное зачеркнуть
Список научных трудов прилагается
Петрова 24-73-85
Научный работник ------------- Номер телефона --------------------
личная
подпись
начальник
отдела
кадров Андреева Т.В.Андреева
Работник кадровой службы ----------- -------- --------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
| Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки |
| дата | документ | ученая степень, ученое звание, научная специальность |
| серия, номер | Наименование организации, выдавшей до- кумент |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Окончание примера.
График отпусков.
В любой организации очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется график отпусков формы NТ-7. При составлении сводного графика отпусков учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. Кроме того, при составлении графика, необходимо помнить, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в любое удобное для них время.
График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
В тех случаях, когда срок отпуска с согласия работника и руководителя структурного подразделения переносится на другое время, с разрешения лица, утвердившего график или лица, им на это уполномоченного, в график отпусков вносятся изменения. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 16 декабря.
Отметим, что не только на основании статьи 123 ТК РФ можно сделать вывод о том, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя и работников:
"График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника".
В целях налогообложения прибыли, в составе расходов на оплату труда можно учесть любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абзац 1 статьи 255 НК РФ). А согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. При этом, под документально подтвержденными расходами, в частности, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Иными словами, в целях налогообложения прибыли организации обязаны составлять график отпусков по унифицированной форме NТ-7 в сроки, предусмотренные статьей 123 ТК РФ.
Пример 3.
15 декабря 2005 года в ОАО "Аспект" на утверждение руководителю организации был представлен график отпусков на 2006 год N16 от 14 декабря 2005 года, составленный с учетом пожеланий работников и с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
??????????
? Код ?
??????????
Форма по ОКУД ? 0301020?
ОАО "Аспект" ??????????
----------------------------------------------- по ОКПО ?52564479?
наименование организации ??????????
Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ
органа
от "13" декабря2005 г. N39_ учтено ????????????????????????????? Руководитель директор___
? Номер ? Дата ? На ? должность
?документа?составления? год ? Краснов _К.К.Краснов_______
????????????????????????????? личная расшифровка подписи
ГРАФИК ОТПУСКОВ ? 16 ? 14.12.2005? 2006? подпись
?????????????????????????????
"15 декабря__2005 г.
| Структурное подразделение | Должность (специаль- ность, про- фессия) по штатному расписанию | Фамилия,
имя, отчество | Табель-ный номер | ОТПУСК | Примечание |
| коли-чество кален- дарныхдней | дата | перенесение отпуска |
| запланиро-ванная | факти-ческая | Основа- Ние (до-кумент) | дата предпо-лагае-мого отпуска |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Администрация | Генеральный директор | Краснов К.К. | 00005 | 34 | 1 июля | | | | |
| | Заместитель генерального директора | Самойлов Н.П. | 00009 | 28 | 20 мая | | | | |
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Кошкина Т.В. | 00039 | 32 | 1 июня | | | | |
| | Бухгалтер- кассир | Филимонова С.Н. | 00026 | 28 | 25 августа | | | | |
| Отдел сбыта | Начальник отдела | Прохоров А.В. | 00015 | 28 | 15 сентября | | | | |
| | Менеджер | Зарипов К.К. | 00013 | 28 | 15 августа | | | | |
| Транспортный отдел | Водитель | Иванов И.А. | 00038 | 28 | 15 августа | | | | |
Начальник
Руководитель кадровой отдела кадров Андреева Т.В. Андреева
службы ------------- ----------- --------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Окончание примера.
Командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении .
Как уже отмечено, прежде всего, при направлении работника в командировку необходимо оформить служебное задание.
Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется форма NТ-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются цели и задачи, которые работник должен выполнить в командировке.
Руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, подписывает служебное задание, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.
На основании служебного задания работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку.
Обратите внимание!
Вторая часть формы NТ-10а заполняется самим работником по возвращении из командировки. В этой части работник составляет краткий отчет о проделанной работе за время командировки. Руководителем организации составляется заключение о результатах выполнения служебного задания.
То есть, помимо того, что служебное задание является основанием для заполнения приказа (распоряжения) о направлении работника или работников в командировку, оно также является основанием для отчета о выполнении задания.
Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное удостоверение (форма NТ-10).
Если работник командируется сразу в несколько пунктов, то в каждом из них делается отметка о времени прибытия и выбытия, которая должна заверяться подписью должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается работником кадровой службы в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
В командировочном удостоверении указывают:
- фамилию и инициалы командируемого работника;
- структурное подразделение;
- профессию (должность) командируемого работника;
- место назначения (страна, город, организация);
- цель командировки;
- время командировки (не считая времени нахождения в пути).
По окончании командировки работник составляет авансовый отчет формы NАО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 N55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, краткий отчет о выполненной работе, после чего все перечисленные документы сдаются в бухгалтерию организации.
Пример 4.
Рассмотрим, как заполняется служебное задание и отчет о выполнении задания, а также командировочное удостоверение.
| | | | Коды |
| | Форма по ОКУД | 0301025 |
| ОАО "Аспект" | | по ОКПО | |
| наименование организации | | |
| | Номер документа | Дата составления |
| Служебное задание | 12 | 12.03.2006 |
| для направления в командировку и отчет о его выполнении |
| | Табельный номер |
| Прохоров Александр Владимирович | 15 |
| фамилия, имя, отчество | |
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Командировка | Основание |
| | | место назначения | дата | срок (календарные дни) | организация - плательщик | |
| | | страна, город | организация | начала | окончания | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Отдел сбыта | Начальник | РФ, Челябинск | ООО "Ирта" | 20.03.2006 | 23.03.2006 | 4 | ОАО "Аспект" | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
| 10 | 11 |
| Заключение договора поставки моющих средств | Задание выполнено успешно, договор подписан, привезен |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | | | | | | | | |
| Руководитель структурного подразделения | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | Работник | | | Прохоров | | |
| | должность | | личная подпись | | расшифровка подписи | | | | | личная подпись | | |
| | | | | | | | Заключение о выполнении задания | Задание выполнено |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | Руководитель структурного подразделения | | | | | |
| Руководитель организации | директор | | Краснов | | К.К.Краснов | | | | | | | |
| | должность | | личная подпись | | расшифровка подписи | | | должность | | личная подпись | | расшифровка подписи |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | "25"марта________ 2006 года |
Допустим, работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку N251 от 13 марта 2006 года выписала командировочное удостоверение N12 от 13 марта 2006 года.
| | | | Коды |
| | Форма по ОКУД | 0301024 |
| ОАО "Аспект" | по ОКПО | |
| наименование организации | | | |
| | Номер документа | Дата составления |
| КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ | 12 | 13.03.2006 |
| | | | | | | | Табельный номер |
| Работник | Прохоров Александр Владимирович | 15 |
| | фамилия, имя, отчество |
| Отдел сбыта |
| | структурного подразделения |
| Начальник |
| | должность (специальность, профессия) |
| командируется в | РФ, гор. Челябинск, ООО "Ирта" |
| | место назначения (страна, город, организация) |
| |
| |
| для | Заключение договора поставки моющих средств |
| | цель командировки |
| |
| | | | | | | | |
| на | 4 | календарных дней (не считая времени нахождения в пути) |
| | | | | | | | |
| с | "20" марта__ 2006 года | по "23" марта________ 2006 года |
| | | | | | | | |
| Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа | Паспорт 52 01 699032 |
| | | | | | наименование, серия, номер |
| Руководитель организации | Директор | | Краснов | | К.К. Краснов |
| | | должность | | личная подпись | | расшифровка подписи |
Оборотная сторона формы NТ-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
| Выбыл из | Г. Саратова | | | Прибыл в | Г.Челябинск |
| | "19" | марта | 2006 | | года | | | | "20" | марта | 2006 | | года |
| секретарь | | Хохлова | | | Офис-менеджер | | Воронина |
| должность | | личная подпись | | | должность | | личная подпись |
| К.И. Хохлова | | | А.Ю. Воронина |
| расшифровка подписи | | | расшифровка подписи |
| М.П. | | | | | | | | | М.П. | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| Выбыл из | Г. Челябинска | | | Прибыл в | Г. Саратов |
| | "23" | марта | 2006 | | года | | | | "24" | марта | 2006 | | года |
| Офис-менеджер | | Воронина | | | секретарь | | Хохлова |
| должность | | личная подпись | | | должность | | личная подпись |
| А.Ю. Воронина | | | К.И. Хохлова | | |
| расшифровка подписи | | | расшифровка подписи |
| М.П. | | | | | | | | | М.П. | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| Выбыл из | | | | Прибыл в | |
| | " " | | 20 | | года | | | | " " | | 20 | | года |
| | | | | | | | |
| должность | | личная подпись | | | должность | | личная подпись |
| | | | |
| расшифровка подписи | | | расшифровка подписи |
| М.П. | | | | | | | | | М.П. | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| Выбыл из | | | | Прибыл в | |
| | " " | | 20 | | года | | | | " " | | 20 | | года |
| | | | | | | | |
| должность | | личная подпись | | | должность | | личная подпись |
| | | | |
| расшифровка подписи | | | расшифровка подписи |
| М.П. | | | | | | | | | М.П. | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
Окончание примера.
Более подробно с вопросами, касающимися организации и документального оформления трудовой деятельности работников (персонала), ответственности за нарушение законодательства о труде ,Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО "BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ" "Персонал".
Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
