Любая компания, хоть раз направлявшая сотрудника в командировку, прекрасно знает, что на ней лежит обязанность по возмещению работнику затрат, связанных с деловой поездкой. Большую часть из них вроде как можно учесть при расчете налога на прибыль. На практике же сделать это не так-то просто. Камнем преткновения являются вездесущие "экономическая обоснованность" и "документальное подтверждение расходов", в которых иногда путаются и сами финансовые чиновники.
Оформить удостоверением
Направляя сотрудника в командировку, прежде всего, необходимо составить соответствующий приказ руководителя и командировочное задание. Долгое время считалось, что эти документы равнозначны, а потому фирма в принципе может сама выбрать, какой именно из них оформить. Однако не так давно представителей главного финансового ведомства, видимо, возмутила подобная самостоятельность компаний, и они выпустили разъяснения с довольно спорными выводами (письмо от 23 мая 2007 г. ≤ 03-03-06/2/89).
Так, по мнению чиновников, если организация ограничится лишь приказом о командировке, то она не сможет учесть суточные в налоговых расходах. Причем никакие квитанции и чеки ей не помогут, если нет командировочного удостоверения. Не стоит пренебрегать данным требованием Минфина, даже если приказ подтверждает производственный характер командировки, то есть в нем указаны цель поездки, пункт (пункты) назначения и ее продолжительность (дата отъезда и дата возвращения) и он составлен по форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. ≤ 1, а на каждого сотрудника в обязательном порядке оформлены "Служебное задание" для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме Т-10а, утвержденной тем же постановлением Госкомстата.
Единственное, чем порадовали финансисты, так это тем, что при однодневной командировке все-таки можно обойтись без удостоверения.
Разрешение на такси
Согласно статье 252 Налогового кодекса затраты, на которые компания желает уменьшить налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. А вот можно ли к последней категории трат отнести оплату поездки на такси в аэропорт и обратно?
К сожалению, продолжительное время представители финансового ведомства на этот вопрос отвечали категорическим отказом (письма Минфина от 10 мая 2006 г. ≤ 03-03-04/2/138, от 26 января 2005 г. ≤ 03-03-01-04/2/15). При этом в роли обоснования выступали положения Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. ≤ 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Сей документ в части, не противоречащей Трудовому кодексу, действует и в настоящее время. Потому-то чиновники с легкой душой и ссылались на пункт 12 Инструкции, где сказано: "Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта".
Непонятно, что повлияло на смену настроения финансовых чиновников, но факт остается фактом: к радости многих компаний, те средства, которые были израсходованы сотрудником на такси, разрешено относить к налоговым затратам, но при условии, что компания подтвердит их экономическую целесообразность (письмо Минфина от 13 апреля 2007 г. ≤ 03-03-06/4/48).
Если с документальным подтверждением не возникнет проблем (любая служба такси должна выдать кассовый чек), то вот с экономической обоснованностью немного сложнее. Прежде всего руководству не помешает включить в коллективный договор положение о том, что для поездки в аэропорт (на вокзал, в порт) и обратно командированный работник может воспользоваться такси. Причем такому праву сопутствует один момент: движение общественного транспорта не является круглосуточным. Подобную норму можно закрепить и в Положении о командировках или другом локальном нормативном акте, который регулирует вопросы служебных поездок сотрудников компании.
Как вариант, можно заключить контракт со специализированной фирмой, предоставляющей услуги такси. Сотруднику не придется расплачиваться наличными, а компания гарантированно будет получать счета на оплату и акты, подтверждающие оказание услуг.
Ежедневные затраты на чужбине
Не последнее место по количеству вопросов занимает налоговый учет проживания командированного. Один только НДС по услугам гостиниц доставляет массу хлопот. Однако с недавнего времени бухгалтерам стало чуть-чуть легче. Минфин пролил свет на спорные моменты, касающиеся вычетов по налогу на добавленную стоимость. Так, в своем письме от 22 мая 2007 г. ≤ 03-03-06/1/279 финансисты отметили, что если сотрудник приложит к авансовому отчету счет-фактуру за проживание в гостинице, то предъявленный НДС можно принять к вычету. При этом документ должен быть выставлен на имя фирмы.
Есть и еще одно условие: зачесть налог компания вправе, если работнику выдали в гостинице счет, оформленный на бланке строгой отчетности по форме ≤ 3-Г или ≤ 3-Гм с выделенной суммой налога (приказ Минфина от 13 декабря 1993 ≤ 121).
Вместе с тем гостиницы вправе оформлять квитанции и не на бланках строгой отчетности. В таком случае в наличии обязательно должен быть кассовый чек. А что делать, если НДС в "нестрогом" счете выделен, а в чеке . нет? Как в такой ситуации фирма должна учитывать входной налог? Как известно, затраты по найму жилья в командировке относятся к прочим расходам. Минфин, в свою очередь, пояснил, что "по этой статье расходов подлежат возмещению траты работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, включая суммы налога на добавленную стоимость". Но компании не должны забываться и упускать из виду главу 21 Налогового кодекса о налоге на добавленную стоимость, в частности пункт 2 статьи 170. В нем черным по белому прописаны условия, при соблюдении которых НДС можно учитывать в расходах.
