От ошибок не застрахован никто, и "просочиться" они могут даже в такой важный для налогового учета документ, как счет-фактура. Цена подобного "промаха" велика: можно в одночасье лишиться вычета по НДС. Другое дело, что для исправления неточностей в счете-фактуре нормативными актами установлен довольно специфический порядок.
Традиционно ко всем тонкостям заполнения счетов-фактур относятся с особым вниманием все без исключения бухгалтеры. Оно и понятно, ведь именно этот документ является основанием для вычета суммы НДС, предъявленной продавцом покупателю (п. 1 ст. 169 НК). Документ, составленный с нарушением порядка, установленного законодательством, не может являться основанием для возмещения налога на основании пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса.
Типовая форма счета-фактуры утверждена постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. N 914. Все же необходимые реквизиты, которые должны содержаться в данной бумаге, а также требования к его правильному оформлению, перечислены в статье 169 Налогового кодекса.
Большинство компаний оформляют счета-фактуры с помощью компьютера. Однако ручное заполнение этого документа также возможно с точки зрения требований законодательства. И довольно часто фирмы прибегают к комбинированному способу заполнения счета-фактуры, когда часть показателей вносится на компьютере, а затем оставшиеся данные бухгалтер заполняет от руки.
В любом случае последовательность расположения, содержание и число показателей, содержащихся в типовой форме счета-фактуры, не должно нарушаться. И, конечно же, в этом документе не должно быть никаких подчисток и помарок, поскольку в этом случае он не подлежит регистрации в книге покупок.
Исправление или замена?
Однако порой ошибки случаются. Например, может оказаться, что компания-продавец указала неверные сведения в выставленном счете-фактуре. Такие ошибки обычно замечает получатель документа, что, собственно, неудивительно, поскольку именно он в конечном итоге будет нести финансовые потери, если по данному документу налоговики не разрешат принять к вычету НДС.
Итак, если ошибка все же закралась в счет-фактуру, первым делом финансовый работник обычно пытается связаться с поставщиком и просит заменить неудачный счет-фактуру. Бесспорно, это действие выглядит наиболее логичным, особенно если происходит в рамках одного налогового периода.
Однако, по мнению работников Минфина, нормативными документами, регулирующими порядок оформления счетов-фактур, не предусмотрена возможность устранения допущенных в них ошибок путем переоформления документов. И на этом они настаивали еще три года назад в письме от 8 декабря 2004 г. N 03-04-11/217. По мнению финансистов, не имеет значения тот факт, что у исправленных документов сохранятся те же номера и даты.
Правда, у арбитражных судей сложилось иное мнение. Пример тому - сравнительно недавнее постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 июня 2007 г. N Ф04-3618/2007(34964-А03-34) по делу N А03-13460/2006-18. В нем судьи пришли к выводу, что действующее законодательство вовсе не запрещает вносить исправления в неправильно оформленный счет-фактуру, в том числе путем его замены на составленный в установленном порядке.
Счет-фактура - дело тонкое
Однако если желания доказывать собственное право на вычет по замененному счету-фактуре у фирмы нет, она может воспользоваться традиционным способом. Ведь с тем фактом, что действующим законодательством предусмотрена возможность внесения изменений в счет-фактуру, контролеры не спорят.
Корректировать документ, разумеется, должен продавец. Так, согласно пункту 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных в том же постановлении N 914, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Корректировки производят следующим образом: ошибочные данные аккуратно зачеркивают, а уже над ними вписывают правильные сведения. Если в один счет-фактуру вносятся несколько исправлений, то соответствующим образом должна быть заверена каждая такая корректировка.
При этом очень важно внести идентичные исправления в оба экземпляра документа. Иначе разночтения могут быть выявлены при встречных проверках, проводимых налоговиками. И тогда компании, располагающей счетом-фактурой с исправлениями в одностороннем порядке, не избежать штрафных санкций.
После исправления всех ошибок в счете-фактуре его можно регистрировать в книге покупок. Причем дата регистрации не может быть проставлена до даты внесения исправлений. Ведь счета-фактуры можно заносить в книгу покупок только по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 8 Правил). Если же счет-фактура заполнен с ошибками, то права на возмещение налога не возникает. В соответствии же с пунктом 7 Правил при необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.
Об ответственности
Разумеется, выявить абсолютно все ошибки, которые могут закрасться в счет-фактуру, покупатель не может в силу понятных причин. При этом, несмотря на то, что любой поставщик обязан выписывать счета-фактуры с соблюдением необходимых формальностей, какой-либо серьезной ответственности за неправильно оформленные документы законодательство на него не возлагает. А, как было сказано выше, в конечном итоге пострадать от этого может покупатель или заказчик. Как утверждают эксперты журнала "Практическая бухгалтерия", последний может сам постараться обезопасить себя от документов, оформленных с ошибками.
Так, ни для кого не секрет, что при заключении хозяйственных договоров предусматриваются меры ответственности сторон за нарушение договорных обязательств. Соответственно в раздел, где указываются обязанности поставщика, можно внести пункт о его ответственности за неправильно или несвоевременно оформленный счет-фактуру. Здесь же имеет смысл указать и размер компенсации финансовых потерь, которые покупатель может понести в случае выявления ошибок при оформлении первичных документов. При таких условиях поставщик будет внимательнее относиться к выставляемым счетам-фактурам, а у покупателя отыщутся более весомые аргументы в процессе истребования замены документа или при внесении изменений в уже существующий.
