В числе прочих деклараций и отчетов, которые предстоит составить бухгалтеру по итогам 2007 года, не последнее место занимает так называемая справка 2-НДФЛ, отражающая сведения о доходах, которые фирма выплатила гражданам - своим работникам, и не только. Подается она в налоговую инспекцию по месту учета компании в срок до 1 апреля 2008 года. Бланк справки утвержден приказом ФНС от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@ (далее - Приказ N САЭ-3-04/706@). Кроме того, справку о доходах работников должны подать все обособленные подразделения, которые действуют в качестве налогового агента. Разберемся, как заполнить ее без ошибок.
Порядок подачи
Сведения о доходах работников следует подать на магнитных носителях (дискете) или с использованием средств телекоммуникаций (п. 2 ст. 230 НК). Подавать их на бумаге можно только в двух случаях:
1) при численности лиц, о доходах которых отчитывается бухгалтер, до 10 человек;
2) если такое право предоставила налоговая инспекция.
Если фирма подпадает под один из этих случаев, она может заполнять справки от руки, разборчивым почерком. Исправления при этом не допускаются.
Как и в прошлом году, если работник получал в 2007 году доходы, облагаемые по разным ставкам, нужно будет заполнить и представить отдельные справки в отношении доходов по каждой ставке.
Порядок заполнения
В первом разделе справки указываются сведения о компании, являющейся налоговым агентом. Обратите внимание, если справка подается по работникам обособленного подразделения, следует указать КПП именно этого подразделения.
Раздел 2 предназначен для указания сведений о получателе дохода - работнике компании, либо гражданине, получившем от нее доход. Здесь следует прописать его полное имя, паспортные данные, гражданство, место жительства и т. д. Не забудьте указать статус гражданина: 1 - резидент, 2 - нерезидент. Напомним, доходы нерезидентов облагаются НДФЛ по специальной ставке - 30 процентов. На практике доход может выплачиваться лицу без гражданства. Поэтому при выплате дохода лицу, у которого нет гражданства, вписывается код 999.
Согласно Рекомендациям по заполнению справки (Приказ N САЭ-3-04/706@), пункты 1.4 и 2.1 справки, в которых указываются номер телефона налогового агента и ИНН налогоплательщика, соответственно, можно не заполнять. Если, конечно, такие данные отсутствуют. Можно оставить пустым и пункт 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации", если справка подается в отношении доходов иностранных граждан и лиц, не являющихся налоговыми резидентами России. В этом случае следует заполнить пункт 2.9 "Адрес в стране проживания" (письмо ФНС от 13 июня 2006 г. N 04-1-03/308).
В разделе 3 заполняются данные о выплаченных доходах: код дохода и соответствующая ему сумма. В заголовке раздела не забудьте указать ставку налога, в отношении которой заполняется справка. Это могут быть не только ставки, предусмотренные Налоговым кодексом, - 13, 30, 9 и 35 процентов, но и ставки, установленные в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения.
Если работнику предоставлялись стандартные или имущественные вычеты, их суммы вместе с кодами отражаются в разделе 4 справки. Обратите внимание, если за получением имущественного вычета гражданин обратился к работодателю, данные об уведомлении, подтверждающем право на вычет, указываются в пунктах 4.2 - 4.4 справки. Напомним, такое уведомление работник должен получить в налоговой инспекции по месту жительства.
В разделе 5 приводятся итоги по всему отчету, указывается сумма дохода и исчисленная сумма НДФЛ.
Когда справка заполнена, бухгалтер должен указать свою должность и расписаться.
Спорные моменты
В принципе сам порядок заполнения справки о доходах за 2007 год достаточно прост и, как правило, не вызывает у бухгалтера каких-либо проблем. Однако при составлении такого отчета некоторые вопросы все же могут возникнуть.
Самый распространенный из них - надо ли вообще заполнять справку, если работник не получал доходов? Например, год провел в отпуске без сохранения оплаты. В данном случае подавать справку фирма не обязана, и вот почему. Справки подаются о доходах, полученных гражданами от предприятия. Согласно статье 223 Налогового кодекса доход считается полученным при его фактической выплате. А раз никаких выплат не было, значит, и обязанностей налогового агента у компании не возникает.
Другая дилемма, которая часто "всплывает" перед бухгалтером при заполнении справки о доходах: надо ли отражать в ней НДФЛ со стоимости предоставляемых работнику благ, как то бесплатных офисных обедов, съема жилья и т. д.? За ответом обратимся к Налоговому кодексу. Так, согласно статье 211, в этом случае работник получает доход в натуральной форме, а он облагается налогом на доходы. Следовательно, его, так же как и любой "денежный" доход, надо отразить в справке по форме N 2-НДФЛ.
Еще один небезынтересный момент связан с предоставлением работнику беспроцентного займа, например, на покупку жилья. Нужно ли указывать в справке материальную выгоду с него? Согласно все той же главе 23 Налогового кодекса, работник сам должен платить налог с материальной выгоды, возникающей по беспроцентному займу. Он должен задекларировать эту выплату в декларации по НДФЛ (п. 4 ст. 228 НК).
Тем не менее в обязанности работодателя входит отражение в справке о доходах абсолютно всех вознаграждений, выплаченных работнику, которые включаются в налоговую базу по налогу (ст. 210 НК РФ). И в отношении материальной выгоды от беспроцентного займа, также являющейся доходом физического лица (ст. 212 НК), исключений быть не может. Поэтому, несмотря на то, что гражданин декларирует и платит соответствующую сумму налога самостоятельно, сумму выгоды фирма также должна отразить при составлении справки.
