ВЫЧЕТ СУММ НАЛОГА ПО КОМАНДИРОВОЧНЫМ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИМ РАСХОДАМ
Выполнение условия об уплате необходимо и при применении вычета по командировочным и представительским расходам. Это следует из самой природы таких расходов, которые, как правило, осуществляются за наличный расчет, через подотчетных лиц организации. Напомним, что подотчетным лицом признается физическое лицо - сотрудник организации, которому выданы наличные деньги, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании.
Трата денежных средств оформляется авансовым отчетом (по форме NАО-1), содержащим перечень хозяйственных операций и суммы расходов на основании прилагаемых документов.
Представить такой отчет в бухгалтерию организации сотрудник обязан не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы подотчетные средства, или со дня возвращения из командировки.
Более подробно с вопросами оформления авансового отчета и отражения в учете командировочных и представительских расходов Вы можете познакомиться в книге ЗАО " BKRИнтерком-Аудит" "Подотчет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы".
Согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ (Приложение N4) налогоплательщик НДС имеет право на вычет сумм налога, уплаченным по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Обратите внимание!
В пункте 7 статьи 171 НК РФ (Приложение N4) содержится важное правило: вычет по таким расходам предоставляется лишь в том случае, если командировочные и представительские расходы связаны с производственной деятельностью организации.
Кроме того, в части командировочных расходов вычет может быть предоставлен только в отношении расходов на проезд, включая расходы на пользование постельными принадлежностями, если налогоплательщик пользовался услугами железнодорожного транспорта, и расходов по найму жилого помещения.
Мы уже отмечали в разделе 3.1.3.4 настоящей книги, что особенностью вычета по командировочным расходам является то, что основанием для его получения являются документы, отличные от счета-фактуры. Как указано в Письме Минфина РФ от 16 мая 2005 года N03-04-11/112 (Приложение N42), проездной документ (билет), в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является документом, подтверждающим фактическую уплату суммы налога, и может являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных перевозчику.
Обратите внимание!
Пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года N54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (Приложение N9) установлено, что при оказании услуг населению организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.
В Письме Минфина РФ от 14 июля 2003 года N16-00-12/24 (Приложение N72) разъясняется, что до выхода соответствующего правительственного постановления действуют утвержденные Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной комиссией по контрольно-кассовым машинам формы документов строгой отчетности (квитанции, путевки, билеты, талоны и тому подобное), которые подлежат использованию при расчетах с населением для учета наличных денежных средств.
Согласно Протоколу заседания ГМЭК от 24 июня 2003 года "О решениях государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам" при оказании услуг по предоставлению постельного белья в поездах в качестве документа строгой отчетности применяется форма ВУ-9 "Квитанция о получении платы за пользование постельным бельем в поездах".
Таким образом, в качестве оправдательного документа по такому виду расходов физическое лицо может представить либо чек ККТ, либо указанную квитанцию формы ВУ-9.
В отношении расходов по найму жилья применяются формы документов строгой отчетности (формы N3-Г, N3-Гм), утвержденные Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года N121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности" (Приложение N19).
Обратите внимание!
Согласно пункту 2 Постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 года N171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники":
".формы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установленными требованиями, могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 сентября 2007 г.".
В пункте 10 Постановления N914 (Приложение N10) указано, что:
"При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке".
Однако, как свидетельствует практика, перевозчики не всегда выделяют в проездных документах сумму налога отдельной строкой, аргументируя это положениями пункта 6 статьи 168 НК РФ (Приложение N4), согласно которому:
"При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется".
Если в проездном документе перевозчик не выделил сумму налога отдельной строкой, то исчислить сумму налога расчетным путем и применить вычет по налогу налогоплательщик не вправе. В этом случае при исчислении налога на прибыль в состав расходов относится полная стоимость проездного документа, в частности об этом говорится в Письме Минфина РФ от 4 декабря 2003 года N04-03-11/100 (Приложение N73).
Аналогичная точка зрения подтверждается и судами, в качестве доказательства можно привести Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 июня 2006 года по делу NА29-13221/2005а (Приложение N126).
Кроме того, пункт 7 статьи 171 НК РФ (Приложение N4) содержит и еще один момент, на который налогоплательщику НДС следует обратить внимание:
если в соответствии с нормами главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ расходы налогоплательщика подлежат нормированию (то есть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются в пределах норм, установленных налоговым законодательством), то суммы НДС, уплаченные налогоплательщиком в составе осуществленных расходов, принимаются к вычету в размере, соответствующем указанным нормам.
Отметим, что в пункте 7 статьи 171 НК РФ (Приложение N4) речь идет только о командировочных и представительских расходах. Норма командировочных расходов не оказывает влияния на вычет по НДС, так как в целях налогообложения из всех командировочных расходов нормируются только суточные. Все остальные командировочные расходы в целях налогообложения прибыли принимаются в сумме фактических затрат, оформленных оправдательными документами. Кстати, отметим, что налоговое законодательство не содержит ограничений в размере возмещения расходов на проезд к месту служебной командировки, поэтому летать в командировку можно и "бизнес-классом". На это указано в Письме Минфина РФ от 21 апреля 2006 года N03-03-04/2/114 (Приложение N74).
Если следовать буквальному прочтению пункта 7 статьи 171 НК РФ (Приложение N4), то вычет в пределах норм распространяется только на представительские расходы. Однако, по мнению авторов настоящей книги такие же правила распространяются и на рекламные расходы, которые, как известно, также включаются в состав расходов при налогообложении в пределах норм, установленных главой 25 НК РФ.
Таким образом, если налогоплательщик, например, осуществляя представительские расходы, уплачивает сумму налога, предъявленного ему поставщиками при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, то он имеет право на вычет "входного" налога, но только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленного пунктом 2 статьи 264 НК РФ (Приложение N4).
Сумма "входного" налога, относящаяся к сверхнормативным представительским расходам не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Это следует из пункта 1 статьи 170 НК РФ (Приложение N4) и пункта 49 статьи 270 НК РФ (Приложение N4).
Рассмотрим на примере.
Пример 33.
Предположим, что фирма "А" провела в феврале 2007 года деловые переговоры с представителями фирмы "Б", в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. Фирма "А" организовала официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 17 700 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.
Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, фактическая сумма представительских расходов в данной ситуации у организации "А" составила 18 880 рублей, в том числе НДС.
Предположим, что сумма расходов на оплату труда в организации "А" с начала года составила 250 000 рублей.
По итогам работы за отчетный период организация может включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении, представительские расходы в размере не превышающие 10 000 рублей = (250 000 рублей х 4%). Следовательно, представительские расходы, не учитываемые в составе расходов, составят ((17 700 - 2700) + (1 180 - 180)) - 10 000 рублей = 6 000 рублей.
В соответствии с Положениями ПБУ 18/02 указанная сумма представляет собой вычитаемую временную разницу, и в бухгалтерском учете отражается отложенный налоговый актив в размере 6 000 рублей х 24% = 1 440 рублей.
Сумма "входного" налога, которую налогоплательщик вправе принять к вычету составит 10 000 рублей х 18% = 1 800 рублей.
Оставшаяся сумма "входного" налога, не принятая к учету в феврале, продолжает числиться на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".
До конца текущего года указанная сумма может быть:
· принята к вычету, если фактическая сумма представительских расходов не превысит предельный размер;
· списана в бухгалтерском учете в состав прочих расходов, если фактическая сумма представительских расходов окажется больше, установленного норматива.
Обратите внимание!
При наступлении второго из указанных случаев, организация должна будет в бухгалтерском учете признать сумму НДС, не принятого к вычету, постоянной разницей и соответственно начислить постоянное налоговое обязательство.
Рабочим планом счетов бухгалтерского учета организации "А" закреплено, что к балансовому счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" открыты:
· субсчет 68-1 "Налог на прибыль";
· субсчет 68-2 "Налог на добавленную стоимость".
В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции |
| Дебет | Кредит |
| 26 | 76 | 1 000 | Принят счет за транспортное обслуживание участников переговоров |
| 19 | 76 | 180 | Учтен НДС, предъявленный к оплате транспортной организацией |
| 26 | 71 | 15 000 | Принят авансовый отчет по представительским расходам |
| 19 | 71 | 2 700 | Учтен НДС по представительским расходам |
| 68-2 | 19 | 1 800 | Прията к вычету сумма НДС, соответствующая предельному размеру представительских расходов |
| 09 | 68-1 | 1 440 | Отражена сумма отложенного налогового актива (6 000 рублей х 24%) |
| 76 | 51 | 1 180 | Оплачен счет транспортной организации |
Окончание примера.
Пример 34 из консультационной практики ЗАО "BKR-ИНТЕРКОМ --АУДИТ".
Ситуация:Подотчетное лицо организации, действующее без доверенности, производит наличный расчет за товары, услуги. В подтверждение расходов получает чек ККМ (счет-фактура отсутствует).
Вопрос:Обязательно ли в 2006 году наличие счета-фактуры для применения вычета по НДС по командировочным и представительским расходам?
Ответ:В соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ, регламентирующей порядок применения налоговых вычетов по НДС по командировочным и представительским расходам:
"Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
В случае если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам".
Таким образом, обязательным условием применения налогового вычета по НДС по командировочным и представительским расходам является оплата указанных затрат.
Кроме того, в пункте 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, в разделе "Ведение покупателем книги покупок", утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года N914 указано:
"При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке".
Аналогично, в пункте 21 раздела "Ведение продавцом книги продаж" регламентирован следующий порядок регистрации в книге продаж бланков строгой отчетности:
"Продавцы, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению без применения контрольно-кассовой техники, но с выдачей документов строгой отчетности в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, регистрируют в книге продаж вместо счетов-фактур документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке и выданные покупателям, либо суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц".
Таким образом, суммы НДС, уплаченные Вашей организацией по расходам на проезд сотрудника к месту служебной командировки и обратно, принимаемым в расходы при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету. Причем, данный вычет производится на основании документов установленного образца, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, в том числе проездных документов. Это подтверждается и судебной практикой, в частности, Постановлениями ФАС Северо-Западного округа от 17 мая 2004 года по делу NА56-21571/03; ФАС Уральского округа от 26 января 2005 года по делу NФ09-5998/04-АК.
Следовательно, проездные документы (билеты), в которых сумма налога выделена отдельной строкой, может являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории России), без наличия счета-фактуры. Это подтверждено и Письмом Минфина России от 16 мая 2005 года N 03-04-11/112.
Кроме того, в Письме МНС России от 4 декабря 2003 года N03-1-08/3527/13-АТ995 "О налоговых вычетах по НДС при командировках" указано, что, если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, данные расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в полной сумме следует относить к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
По поводу принятия к вычету НДС по услугам гостиниц есть мнение Минфина РФ, изложенное в Письме от 11 октября 2004 года N03-04-11/165, в котором указано, что при оказании услуг гостиницами счета-фактуры должны выставляться на имя организации, командирующей своих сотрудников, а не на имя физического лица. А основанием для вычета НДС, уплаченного за услуги гостиниц, являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной в нем суммой налога отдельной строкой), либо бланк строгой отчетности, в котором указана сумма налога. То есть, принять к вычету НДС по услугам гостиниц можно и без счета-фактуры, но при наличии бланка строгой отчетности, с выделенной в нем суммой налога.
В соответствии с пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ:
"К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период".
Указанный норматив влияет не только на налогооблагаемую прибыль, но и на размер "входного" НДС, который можно принять к вычету.
Пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ регламентирует порядок применения налоговых вычетов:
"Налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 настоящего Кодекса".
А в пункте 7 статьи 171 Налогового кодекса оговорен особый порядок применения вычетов по командировочным и представительским расходам.
Следовательно, если организация в представительских целях для проведения буфетного обслуживания, приобретает продукты в магазине розничной торговли, то подтверждающими документами являются чеки ККТ. В этом случае счет-фактура покупателю не выдается, но в чеке ККТ сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой, что предусмотрено пунктом 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ.
Пунктом 7 статьи 168 НК РФ предусмотрено, что при реализации товаров за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов - фактур, установленные в подпунктах 3 и 4 статьи 168 НК РФ, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Таким образом, принятие к зачету налога на добавленную стоимость при отсутствии счета - фактуры допускается только в отношении командировочных и представительских расходов при предъявлении кассового чека, бланка строгой отчетности или иного документа установленной формы, с выделенной суммой НДС. Это мнение подтверждает и арбитражная практика, в том числе Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2005 года NА13-8572/04-14; Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от7 апреля 2005 NФ04-1312/2005(10035-А27-3) и другие.
Окончание примера.
Обратите внимание!
Принятие к вычету сумм входного налога по нормируемым расходам может "растянуться" до конца налогового периода по налогу на прибыль. Это объясняется тем, что размер вычетов зависит от суммы нормируемых расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. В такой ситуации, на наш взгляд, организация должна решить в какой момент будет ставить к вычету сумму налога по нормируемым расходам, в том налоговом периоде по НДС, в котором у него возникло такое право, или же "отодвинет" вычет до окончания налогового периода по налогу на прибыль. С точки зрения положений главы 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ считать нарушением, что сумма "входного" налога по нормируемым расходам будет числиться на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" до конца финансового года, нельзя. Напомним, что вычеты это право налогоплательщика, а не обязанность, но, тем не менее, советуем закрепить данный порядок принятия к вычету в учетной политике для целей налогообложения.
Более подробно с вопросами, касающимисяусловий применения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО "BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ" " Налоговые вычеты по НДС: общие и особые условия применения".
Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
