Подход к составлению дополнительного соглашения к трудовому договору определяется культурой договорной работы и традициями оформления юридических документов, сложившихся в организации.
Прежде чем приступить к рассмотрению правил и приемов техники составления соглашений, которыми в трудовой договор вносятся изменения, нужно определить, что понимается под термином "изменения". С точки зрения юридической техники понятием "изменения" обозначается не только замена положений, слов, цифр, но и дополнение текста соответствующими структурными единицами (статьями, пунктами, подпунктами) или словами, цифрами, а также исключение отдельных положений, слов, цифр. Поэтому, если вы присваиваете соглашению заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?", то в нем не нужно писать "об изменении и дополнении"; правильно использовать только слово "изменение", например: "Об изменении условий трудового договора", "О внесении изменений в трудовой договор".
Справедливости ради нужно отметить, что более распространенным является присвоение документу, которым в трудовой договор вносятся изменения, названия "Дополнительное соглашение" и заголовка "К трудовому договору". Однако если документ назвать "Соглашение" и озаглавить "Об изменении условий трудового договора" или "О внесении изменений в трудовой договор", то это не будет являться ошибкой с точки зрения делопроизводства.
Отражение связи дополнительного соглашения и трудового договора
В идеале структура и стиль изложения дополнительного соглашения к трудовому договору должны повторять структуру и стиль изложения самого трудового договора.
Так, считается хорошим тоном, если преамбула соглашения сформулирована по тем же принципам, что и преамбула договора. Даже если вы внедряете новые стандарты ведения договорного делопроизводства и вводите новую структуру преамбулы для всех договоров и соглашений (например, устанавливаете жесткую очередность указания сторон, порядок приведения идентификационных признаков и т.д.), желательно сделать соответствующие оговорки в отношении ранее заключенных договоров и соглашений.
Если в трудовом договоре преамбула сформулирована по классическим правилам, то она дословно воспроизводится в соглашении, например:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
именуемое "Работодатель", с одной стороны, и ____________________,
(фамилия, имя, отчество)
именуемый(ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, ..."
Преамбула также может быть сформулирована по образцу, приведенному в разделе "БУМАГИ" . стр. 65.
В тексте соглашения должна быть определена связь с трудовым договором, в который данным соглашением вносятся изменения. Как правило, такая связь выражается в заголовочных реквизитах (в названии соглашения, отметке о приложении) или в преамбуле соглашения, например:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
и _____________________________________________________, именуемые
(фамилия, имя, отчество)
в трудовом договоре от "__" _________ ___ г. N ____ соответственно
"Работодатель" и "Работник", ..."
или:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
именуемое "Работодатель", с одной стороны, и ____________________,
(фамилия, имя, отчество)
именуемый(ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили
настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору
от "__" _________ ___ г. N ____"
В дополнительном соглашении к трудовому договору крайне желательно отразить по какой причине стороны вносят изменения в трудовой договор: по инициативе работника или по инициативе работодателя либо по другим причинам. Отразить эту информацию можно как в преамбуле соглашения, так и непосредственно в тексте.
Например, то, что условия трудового договора изменяются по инициативе работника можно зафиксировать в преамбуле соглашения следующим образом:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
и _____________________________________________________, именуемые
(фамилия, имя, отчество)
в трудовом договоре от "__" _________ ___ г. N ____ соответственно
"Работодатель" и "Работник", пришли к соглашению об удовлетворении
просьбы Работника, изложенной в заявлении " от "__" _______ __ г.,
и о внесении в указанный трудовой договор следующих изменений:..."
или:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
именуемое "Работодатель", с одной стороны, и ____________________,
(фамилия, имя, отчество)
именуемый (ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны,
удовлетворяя просьбу Работника, изложенную в заявлении
от "__" ______ __ г., пришли к соглашению о внесении в заключенный
сторонами трудовой договор от "__" ________ __ г. N ____ следующих
изменений:..."
Таким же способом в преамбуле соглашения можно зафиксировать, что инициатива по изменению условий трудового договора исходила от работодателя (например, как это сделано в образце дополнительного соглашения приведенном в разделе "БУМАГИ" на стр. 75).
Причины, по которым стороны заключают соглашение об изменении условий трудового договора, можно указать непосредственно в первом условии соглашения, например:
Фрагмент преамбулы
"________________________________________________________________,
(наименование организации)
в лице __________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _______________________________________,
(наименование документа)
именуемое "Работодатель", с одной стороны, и ____________________,
(фамилия, имя, отчество)
именуемый(ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили
настоящее соглашение о нижеследующем:
1. В связи с тем, что ___________________________________________,
(причины)
в трудовой договор от "__" _______ __ г. N ____ вносятся следующие
изменения:
1.1. ..."
Юридико-технические правила описания изменений
При изложении изменений, вносимых в трудовой договор, необходимо руководствоваться следующими правилами юридической техники:
Правило 1
Вносимые в трудовой договор изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы (статьи, пункта, подпункта), в которую они вносятся.
Правило 2
Внесение изменений в обобщенной форме без конкретизации структурных единиц ("по тексту договора") нежелательно. Каждое изменение должно оформляться отдельно с указанием структурной единицы договора, которая изменяется. В обобщенной форме изменения могут вноситься в одну структурную единицу договора тогда, когда заменяемое слово или слова употребляются в одном и том же числе и падеже. В этом случае изменение может быть оформлено следующим образом:
"В пункте 1 слово "МРОТ" заменить словом "ММРОТ".
Если же слова, которые необходимо изменить, употребляются в одной структурной единице трудового договора в разных числах и(или) падежах, то может использоваться следующая формулировка:
"В пункте 2 слова "оплата труда" заменить словами "заработная плата" в соответствующем падеже".
Правило 3
В том случае, когда необходимо изменить цифровые обозначения, в соглашении употребляется термин "цифры", а не "числа" или "число", например:
- "В пункте 5 цифры "4500" заменить цифрами "5600".
- "В подпункте "д" пункта 3 цифры "10, 12" заменить цифрами "цифрами 11, 12".
Для замены сочетаний цифр и букв используется термин "слова", например:
- "В подпункте 4.3 слова "50 процентов" заменить словами "40 процентов".
- "В абзаце третьем пункта 4 слова "в 3 раза" заменить словами "в 5 раз".
Правило 4
При внесении изменения в договор сначала указывается, какая структурная единица договора изменяется (обозначение начинается с наименьшей структурной единицы), а затем . характер изменений: дополнение, замена или исключение.
Правило 5
Если трудовой договор в основном сохраняет свое содержание и требуется только дополнение его новыми условиями, то в этом случае в соглашении приводится новая редакция изменяемых структурных единиц (статей, пунктов, подпунктов, абзацев) или излагаются структурные единицы (статьи, пункты, подпункты, абзацы), которыми должен быть дополнен договор. При этом используются следующие юридико-технические формы:
- "Подпункт "б" пункта 5 дополнить абзацем третьим следующего содержания: ...";
- "Абзац третий пункта 2.1 дополнить предложением следующего содержания: ...";
- "Дополнить трудовой договор пунктом 101 следующего содержания: "101 ...";
- "Дополнить статью 3 пунктом 10 следующего содержания: "10. ...". Пункты 10 и 11 считать соответственно пунктами 11 и 12".
Изменение нумерации пунктов в договоре в связи с включением дополнений (последний пример) крайне нежелательно. Такой подход может себе позволить кадровая служба небольшого предприятия, хорошо знающая "историю работы" каждого работника и которая может вспомнить, какое условие под каким номером было изначально в трудовом договоре. Для дополнения трудового договора отдельными положениями лучше воспользоваться предпоследним вариантом, когда в текст договора включается пункт, обозначаемый дополнительной цифрой, помещаемой над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например: "101", "б1". Если в пункте не было нумерованных подпунктов, то новый пункт, например, 10, можно пронумеровать следующим образом: "10.1".
Если дополнения вносятся в конец договора, то нумерация пунктов или подпунктов внутри договора продолжается. Например, если последним в трудовом договоре был пункт 17, то в соглашении указывается:
"Дополнить трудовой договор пунктом 18 следующего содержания: "18. ...".
Если трудовой договор структурирован на статьи и в каждой статье своя нумерация пунктов, а дополнения вносятся в конец статьи, то нумерация пунктов внутри статьи также продолжается.
В том случае, если дополнения не требуют изложения условия трудового договора заново, в соглашении должны указываться не только структурные единицы, в которые вносятся дополнения, но и слова, после которых эти дополнения должно находиться, например:
- "Абзац пятый пункта 3 после слова "..." дополнить словами "...".
- "В первое предложение пункта 3.2 после слова "..." включить слово "...".
Если дополнение должно находиться в конце предложения, то используются следующие формулировки:
- "Пункт 5 дополнить словами "...".
- "Дополнить подпункт "а" пункта 3 следующими словами ", ...".
Правило 6
Для такого вида изменения, как замена используются следующие конструкции:
- "В подпункте "а" пункта 3 слова "..." заменить словами "..." в соответствующем падеже;
- "В пункте 4 слово "..." заменить словом "...";
- "В подпункте 4.3 текст после слова "..." и до конца предложения заменить словами "...".
В том случае, если требуется внести существенные изменения в структурную единицу договора, то она излагается в новой редакции. Изложить условие договора в новой редакции целесообразно и в том случае, если в структурную единицу договора изменения вносятся не первый раз.
Для замены используются следующие формулировки:
- "Подпункт 3.2 изложить в следующей редакции: "3.2 ...";
- "Пункт 4 изложить в редакции следующего содержания: "4. ...";
- "Внести в пункт 4 изменение, изложив его в следующей редакции: "...".
Изложение подпункта, пункта, статьи договора в новой редакции не означает автоматическое признание утратившими силу всех промежуточных редакций: во-первых, частично они могут быть отражены в новой редакции, и, во-вторых, каждая из них будет действительной на тот период времени, на который распространялось действие каждого дополнительного соглашения к трудовому договору.
Правило 7
При исключении из текста трудового договора словосочетаний или слов в соглашении указывается конкретная структурная единица, в которую вносятся эти изменения. Для этого используются следующие юридико-технические формы:
- "В пункте 1 исключить слово "...";
- "В подпункте 7.11 исключить слова "...".
Если требуется исключить слова в конце предложения, то указывается, начиная с каких слов производится исключение, например:
"В подпункте 5.4 пункта 5 после слова "..." исключить текст до конца предложения".
В том случае, если из текста трудового договора требуется исключить целые структурные единицы . статьи, пункты, подпункты, абзацы, то они четко определяются в соглашении. При этом крайне нежелательно признавать их утратившими силу, если только они изначально не носили временный характер.
Для исключения отдельных структурных единиц используются следующие формулировки:
- "Пункт 3 исключить";
- "Исключить из статьи 6 пункт 6.2".
Как и в случае с дополнениями, при исключении из текста договора отдельных положений нежелательно изменять нумерацию (цифровую или буквенную) пунктов, подпунктов и других структурных единиц договора . в его тексте должен оставаться "след", по которому можно было бы восстановить изначальные условия трудового договора и определить, какие из условий договора изменились.
Правило 8
В том случае, если текст трудового договора не структурирован, и в нем отсутствует нумерация положений, внесение изменений затруднено, но возможно, например, с помощью следующих формулировок:
- "Абзац, начинающий словами "...", после слов "..." дополнить словами "...".
- "Исключить из абзаца пятнадцатого договора предложение, начинающее со слов "...".
- Дополнить абзац пятый следующим предложением: "...".
Если для лучшего понимания текста требуется его структурирование, то такая техническая правка может быть выражена следующей формулировкой:
"Выделить в отдельный абзац предложение, начинающееся словами "...".
Заключительные условия соглашения
В тексте дополнительного соглашения к трудовому договору желательно сделать необходимые оговорки о неизменности остальных условий трудового договора, о порядке вступления данного соглашения в силу, о количестве экземпляров соглашения (оно должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора), например:
Фрагмент соглашения
"2. Условия трудового договора, не затронутые настоящим
соглашением, остаются неизменными.
3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового
договора от "__" __________ ___ г. N ____ и оформляется в качестве
приложения к нему.
4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах по одному
для каждой из сторон и вступает в силу с _________________".
Отражение изменений в тексте трудового договора
В трудовой договор второй раз вносятся изменения. Как правильно: составить соглашение об изменении трудового договора или об изменении первого соглашения? Как не запутаться, какие именно условия трудового договора действуют после неоднократного внесения изменений?
Е.В. Мамутина, г. Дзержинск, Нижегородская обл.
Изменения всегда вносятся только в основной документ, то есть трудовой договор. Вносить изменения в трудовой договор путем внесения изменений в изменяющее его дополнительное соглашение недопустимо.
В некоторых случаях изменение отдельных существенных условий трудового договора затрагивает почти все его содержание. Например, в связи с изменением трудовой функции меняются наименование должности (профессии, специальности), права и обязанности работника, обусловленные трудовой функцией, условия оплаты труда и т.д. В результате внесения изменений почти в каждый пункт договора, понимание его содержания становится затруднительным не только для работника, но и для сотрудников кадровых служб.
Для того, чтобы все действующие на текущий момент условия трудового договора были легко читаемы и понятны, в тексте дополнительного соглашения отражаются все изменения, а в последнем пункте соглашения устанавливается, что стороны в своей работе будут использовать текст трудового договора с отраженными изменениями, например:
"Для облегчения понимания условий трудового договора последний печатается в виде отдельного документа с изменениями, внесенными настоящим соглашением".
Текст трудового договора с новыми положениями печатается с пометкой о том, что он изложен в новой редакции. Например:
Фрагмент договора
В редакции дополнительного
соглашения от 30 декабря 2004 г. N 1
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
"12" января 20 03 г. N 145
г. Москва
или:
Фрагмент договора
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
"12" января 20 03 г. N 145
г. Москва
(с изменениями, внесенными дополнительным соглашением от 30 декабря 2004 г. N 1)
На экземпляре условно "старого" трудового договора делается пометка о том, что на текущий момент используется текст договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением, например:
"С 31 декабря 2004 г. используется текст трудового договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением от 30 декабря 2004 г. N 1".
Такое оформление способствует правильному пониманию условий трудового договора и позволит без особых затруднений внести очередные изменения.
Что касается новой редакции трудового договора в целом, то такой подход практикуется крайне редко, обычно в случаях, когда перерабатывается более 70% текста.
Как внести изменения в оба экземпляра трудового договора, если работник заявляет, что он потерял свой экземпляр?
Е.В. Мамутина, г. Дзержинск, Нижегородская обл.
Затребование от работника его экземпляра трудового договора необходимо кадровой службе только в том случае, если текст трудового договора печатается с внесенными изменениями (как описано выше) и только для проставления в его экземпляре пометки, что стороны используют в работе текст трудового договора с отраженными изменениями. Во всех остальных случаях, как представляется, у кадровой службы нет потребности в экземпляре договора работника.
Если работник, действительно, потерял свой экземпляр трудового договора, а в книге учета (регистрации) трудовых договоров есть отметка о том, что он его получил (под расписку), работнику следует подать в кадровую службу заявление с просьбой о выдаче копии трудового договора в связи с утратой своего экземпляра.
Как уже отмечалось, дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в том же количестве экземпляров, в котором составлен трудовой договор. Полагающийся работнику экземпляр должен быть выдан ему под расписку в книге (журнале, ином документе) учета дополнительных соглашений к трудовому договору. Поскольку утвержденной формы такого учетного документа нет, кадровая служба разрабатывает ее самостоятельно (например, может использоваться форма, приведенная в разделе "БУМАГИ" . стр. 78).
