Saldo.ru

Публикации

24 июня 2018, Воскресенье
Мастер-СальдоSaldo.ru: Бухгалтерский сервер Вход для своих
Стань своим на Saldo.ru
Забыли пароль?

Вы здесь: Saldo.ru / Бухгалтерские новости / Публикации

Публикации

Просим вас ставить ваши оценки опубликованным материалам


Версия для печати 
Шрифт:
Елена СИТНИКОВА, юрист
журнал "Практический бухгалтерский учет"

КОММЕНТАРИИ И КОНСУЛЬТАЦИИ

Кадровые документы для небольшой организации
В небольших организациях, где количество наёмных работников не превышает 50 человек, руководители зачастую полагают, что нет необходимости в кадровой документации. Не уделяется внимание правильному оформлению трудовых отношений с работниками, если в организации все свои, работают уже давно и хорошо знают не только коллег, но и их семьи, их друзей до седьмого колена.
Однако подобная ситуация чревата несколькими негативными последствиями. Во-первых, даже если вы хорошо знаете своего друга и коллегу и не видите смысла обижать его оформлением с ним трудового договора, должностной инструкции и прочих формальностей, то проверяющим из уполномоченных органов он знаком вряд ли. Во-вторых, в один прекрасный день дружба может закончиться, и знакомый вам уже 10 лет сотрудник откажется выполнять ваши поручения, а то и побежит искать правду в суде. В этой ситуации без соответствующих документов придётся туговато.
Есть ещё и в-третьих, и в-четвёртых, и в пятых. Однако если для большой организации перечень необходимых кадровых документов довольно велик, то в небольшой компании ситуация немного другая. Так, многие документы в сравнительно небольшой организации просто не нужны, другие же достаточно составить один раз, а потом лишь поддерживать в актуальном состоянии, особенно если "текучка" кадров невелика.

Оформим принятие
Общеизвестно, что Трудовой кодекс РФ предусматривает, что со всеми работниками, поступающими на работу в организацию необходимо заключать трудовые договоры. Причём даже если вы не найдёте времени для оформления ваших отношений с работниками в письменной форме, то трудовой договор всё равно будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Правда, на содержание трудового договора в этом случае вы никакого влияния оказать не сможете, а в отношении работника будут действовать общие правила и нормы трудового законодательства. В связи с этим представляется, что вы выиграете больше, если один раз потратите время и заключите трудовые договоры со всеми работниками, чётко оговорив круг их прав и обязанностей, ответственности, а также иные, важные на ваш взгляд, особенности их труда.
Приём на работу в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательно нужно оформлять приказом о приёме на работу. От работника в этом случае необходимо потребовать все документы, перечисленные в статье 65 ТК РФ:
 - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
 - трудовую книжку, если только это место работы для вашего работника не первое или он не устраивается к вам совместителем;
 - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
 - документы воинского учета;
 - документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
Для полного порядка с необходимых вам документов можно снять копии и подшить их в отдельную папочку, разместив на ней данные работника.
В связи с введением системы пенсионного страхования, трудовые книжки начинают постепенно терять свою актуальность, однако это по-прежнему основной документ, из которого вы можете узнать как о предыдущей трудовой деятельности вашего работника, так и о всех его трудовых подвигах. Для того чтобы соблюдать требования законодательства и оказать услугу будущему работодателю вашего работника, точно указав за что, и по какой статье вы его уволили, трудовые книжки лучше вести. Тем более что за их не ведение, органами инспекции труда может быть наложен штраф. Нельзя также забывать о том, что в организации обязательно должны быть приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладышей к ним, а также книга учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
Должностные инструкции работников не относятся к числу обязательных документов и необходимость в их наличии или отсутствии определяется обычно руководителем организации по собственному усмотрению. Однако, разработав должностные инструкции для каждого работника, вы достигаете сразу двух целей:
 - работники знают, что они должны делать;
 - вы знаете что и когда можете с них потребовать.
Помимо этого, должностные инструкции дисциплинируют работников, а также служат хорошим доказательством, чем именно должен был заниматься работник на рабочем месте в случае возникновения трудового спора.
Необходимость в наличии штатного расписания формально не установлена ни в одном нормативно-правовом акте организации, однако ссылки на него можно встретить повсеместно. Помимо этого, существует многолетняя практика составления штатных расписаний практически во всех организациях. Также необходимо учитывать, что этот документ неизменно вызывает интерес у всех проверяющих и судов. В связи с этими обстоятельствами, на мой взгляд, штатное расписание лучше всё-таки составить.

Локальные акты
Большие организации с огромным штатом работников разрабатывают и принимают огромное количество локальных документов (коллективные договоры, правила внутреннего трудового распорядка, положения о зарплате и премировании и т. п.). В небольших организациях положения, касающиеся регулирования труда работников, проще включить в трудовые договоры с ними. В трудовом договоре можно установить и систему оплаты труда, критерии поощрения и основные трудовые права и обязанности.
Однако если штат вашей организации превышает 30 человек, то мы рекомендуем вам всё-таки разработать правила внутреннего трудового распорядка. В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо отразить такие вопросы как приём на работу в вашу организацию, распорядок дня работников, т. е. время начала и окончания рабочего времени, а также обеденного перерыва, более мелкие перерывы, например, для курения или даже чаепития, количество дней в неделю, которые вы хотите видеть работников на рабочем месте. Также в этот документ можно включить общие для всех работников вашей организации права и обязанности (приходить на работу вовремя, носить на работе, к примеру, форменную одежду, поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте и т. п.). Из этого же документа работники смогут узнать, что у организации также есть определённые обязанности перед ними (выплачивать вовремя зарплату, создавать условия для труда и т. п.). Помимо этого, в зависимости от вашего желания и фантазии в этот документ можно включить основные положения, касающиеся поощрения работников и наложения на них мер дисциплинарного взыскания и т. п. С правилами внутреннего трудового распорядка всех работников организации необходимо ознакомить под роспись. Здесь также работодатель может найти для себя выгоду - все работники будут точно и чётко знать свои права и обязанности, время начала и окончание рабочего дня и прочие "мелочи", причём об их осведомлённости в данных вопросах будут свидетельствовать личные подписи на этом документе.
Не самым приятным фактом является включение в Трудовой кодекс РФ правила о том, что работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Выходом из этой ситуации представляется разработка положения о персональных данных работников (вариантом может стать слегка переработанный под потребности вашей организации документ из любого типового сборника) и ознакомление с ним работников под роспись.

И т. д.
Большое количество унифицированных форм кадровых документов можно найти в постановлении Госкомстата России от 06.04.02 ≤ 26:
 - приказы о приеме и увольнении;
 - о переводе работников;
 - о направлении в командировки;
 - личные карточки работников и т. п.
Эти формы, составлены не для того, чтобы усложнить, а напротив, чтобы облегчить жизнь кадровика и бухгалтера. Во-первых, в этом постановлении приведены формы документов практически на все случаи жизни - и вам нужно лишь их правильно заполнить, причём инструкции по применению и заполнению этих форм прилагаются к указанному постановлению. Во-вторых, эти формы не являются каким-то раз и навсегда установленным образцом - по вашему желанию вы можете их изменять и дополнять в зависимости от потребностей вашей организации. Так, дополнив и изменив прилагаемые к названному постановлению формы документов, вы можете утвердить их приказом по организации и использовать в работе.
Что же касается необходимости наличия в вашей организации документов, типовые формы которых приведены в указанном постановлении, то часть из них должна быть обязательно, некоторые же заполняются по мере необходимости. Так, обязательно должны быть в каждой организации личные карточки работников формы ≤ Т-2. В этом есть и свои положительные моменты - все необходимые вам сведения о работнике (паспортные данные, сведения об образовании, родственниках и т. п.) всегда будут у вас под рукой и не нужно их долго разыскивать. Приятным моментом является и тот факт, что личную карточку работника нужно заполнить один раз и дальше лишь периодически, по мере необходимости, вносить в неё соответствующие изменения и дополнения.
Работники организации, ознакомившись более подробно с Трудовым кодексом РФ, очень быстро выводят работодателя из заблуждения, что отпуска бывают только очередные ежегодные. На самом деле их гораздо больше - дополнительные, учебные, без сохранения заработной платы, по уходу за ребёнком. Что касается очередных отпусков - то здесь Трудовой кодекс РФ бескомпромиссен - график отпусков нужно утвердить, причём не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Отпуска, в зависимости от их вида, предоставляются по заявлению работника, подкрепленного справкой-вызовом из ученого заведения, свидетельством о рождении ребёнка и т. п. Перед очередным отпуском работнику составляется записка-расчёт и выплачиваются отпускные. Настоятельно рекомендуем вам оформлять все отпуска, предоставляемые вашим работникам.
Во-первых, это не так сложно оформить, а впоследствии, в случае внезапного ухудшения ваших с работником отношений, это лишит его возможности попытаться доказать в суде что отпуск ему никогда не предоставлялся и требовать с организации соответствующей денежной компенсации.
Во-вторых, не оформляя работнику надлежащим образом отпуск, вы подтверждаете, что он в этот период находиться на работе. Вопросов не возникнет, если он в этот момент загорает под пальмой, а вот если он занят кражей государственных секретов, у вас могут возникнуть определённые проблемы с правоохранительными органами.
Учёт рабочего времени по форме, предусмотренной постановлением Госкомстата РФ от 06.04.02 ≤ 26, также лучше вести - это в последствии поможет вам доказать, что работник доблестно исполнял свои трудовые обязанности, либо наоборот, прогуливал работу. Помимо всего вышеперечисленного, периодически в каждой организации возникает необходимость в привлечении работника к сверхурочным работам, дисциплинарной или материальной ответственности, в переводе или перемещении и т.п. Ко всем этим вопросам необходимо подходить очень серьёзно и оформить все необходимые документы. Впоследствии этот факт поможет вам избежать многих споров и проблем с работниками.

Понадобится вряд ли
Коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Вместе с тем, коллективные договоры, как правило, заключаются в больших организациях, в которых есть смысл решать какие-то вопросы трудовых отношений в таком глобальном масштабе. Если же компания небольшая, то целесообразности в решении вопросов, связанных с формой, системой и размерами оплаты труда, выплатой пособий и компенсаций, улучшения условий и охраны труда работников и т. п., путём заключения коллективного трудового договора, как правило, нет.
Трудовое законодательство предусматривает возможность решения ряда трудовых споров прямо в организации путём создания из представителей работников и работодателей специального органа - комиссии по трудовым спорам. Создание и деятельность комиссий по трудовым спорам подразумевает документирование всего этого процесса, а также разработку положений, в соответствии с которым она будет функционировать. Однако актуальность подобных комиссий, как правило, пропорциональна размеру организации, так как в организациях с большим количеством работников она способствует скорейшему разрешению трудовых конфликтов. В небольших компаниях, где споры возникают редко, необходимость в создании подобных комиссий, как правило, отсутствует, и за разрешением трудовых споров работники обращаются непосредственно в суд.
Положение об оплате труда также вряд ли вам понадобится, за исключением случаев, когда вы что-то производите или у вас введена какая-то сложная система оплаты труда, которая вам самим до конца не понятна. Положение о проведении аттестации тоже вам, скорее всего, не понадобиться, тем более если работников у вас не много и периодически аттестовать их вы не планируете. Также не потребуются вам положение о делопроизводстве и положения о конкретных структурных подразделениях организации (отделах, группах и т. п.). Нет необходимости в разработке в небольших организациях и, положений о дисциплине, премировании и т. п. Также если в вашей организации отсутствует профсоюз, то и отсутствует необходимость в ведении с ним активной переписки по вопросам трудовых отношений, а также согласования с ними всевозможных локальных нормативно-правовых актов.


Голосов: 4 Средний бал: 4.75
Оцените статью: