Saldo.ru

Публикации

23 июня 2018, Суббота
Мастер-СальдоSaldo.ru: Бухгалтерский сервер Вход для своих
Стань своим на Saldo.ru
Забыли пароль?

Вы здесь: Saldo.ru / Бухгалтерские новости / Публикации

Публикации

Просим вас ставить ваши оценки опубликованным материалам


Версия для печати 
Шрифт:
Елена СУВОРОВА
Журнал "Бухгалтер и компьютер"

В шаге от будущего. Автоматизация предприятия: когда и как

Многие фирмы, пережившие первоначальный бурный период роста, столкнулись с подобными проблемами, приобретя некоторый печальный опыт. Во время этого самого роста (за год-два) их обороты увеличивались в 10 - 20 раз, однако характер управления практически не менялся. А это означает, что через какое-то время наступает пора кризисов. На складах постоянно растёт объём нереализованной продукции, товарных запасов, что связывает практически весь оборотный капитал, причём длительное хранение на складе требует и дополнительных материальных затрат на аренду помещений, зарплату кладовщикам, ведение учёта, списаний в связи с потерей качества части продукции и т. д. Всё это ещё глубже загоняет бизнес в тупик, поскольку для развёртывания новых направлений и товарных линий, которые на текущий момент представляются более перспективными, ходовыми, уже не остаётся средств. Да и полной гарантии, что данная продукция окажется востребованной рынком через то время, которое реально необходимо на организацию её производства, никто, конечно, дать не может. В такой ситуации необходимо срочно принимать меры по сбыту товара. Но тут выясняется, что в компании толком никто не знает, на какую целевую аудиторию направить усилия по продвижению продукта, какие цены поставить, где дать рекламу, как организовать этот сбыт: раньше-то клиенты приходили сами, информация о них нигде не фиксировалась, как не фиксировались и их пожелания по качеству товара и ассортименту.
Во время кризиса ассортиментный ряд, скорее всего, не будет пополняться новыми товарными позициями, а то и вовсе может сократиться. Оптовики, постоянно отслеживающие розничный спрос, стараются выбирать поставщиков с учётом богатого ассортимента (под большой заказ можно получить дополнительные скидки), чёткого соблюдения сроков отгрузки/поставки, возможности возврата/обмена брака и т. п.
Тут как тут и кризис производства - наступает он почти одновременно с кризисом сбыта. Ведь так же как и в случае с взаимодействием с покупателями, слабо отслеживались сопутствующие аспекты сделок с поставщиками. Выдерживают ли они сроки поставки и требования к качеству сырья, оборудования, материалов?
Если бы причина кризиса лежала только в этих сферах, проблема довольно просто решалась внедрением автоматизированной системы учёта договоров (сделок). Уже только эта мера позволила бы сократить потери, связанные с зависанием оборотного капитала в товарах на складе и ростом процентных платежей.Но, как уже говорилось, даже эти проблемы сбыта - лишь следствие. Должны измениться сам характер и принципы управления компанией. Необходимо описать, формализовать бизнес-процессы предприятия и оптимизировать их. Чаще всего немалые убытки кроются в неправильном расчёте себестоимости выпускаемой продукции. Без учёта всех расходов подсчитать себестоимость правильно просто невозможно.
Но не только надвигающийся или уже наступивший кризис заставляет предприятия задуматься о необходимости использования в своей работе высоких информационных технологий. Есть и другие причины.

Зачем нужна автоматизация?
Приведём некоторые из возможных причин, определяющих необходимость задуматься об автоматизации учёта и управления в компании.
1. Прибыль начинает падать без видимых на то оснований, когда предприятие попадает в кризис и нужно найти причины убытков.
2. Передаются права собственности на предприятие, или сменяется высшее руководство (в этих случаях новый собственник и (или) новый руководитель требует прозрачности бизнеса и оптимальной организации бизнес-процессов).
3. Предприятие выходит на внешний рынок: при этом работа с зарубежными партнёрами требует соответствия уровня взаимоотношений и организации бизнеса международным стандартам и системам качества. Других методов работы они (зарубежные партнёры) не принимают и не доверяют предприятиям, бизнес которых непрозрачен даже для высшего руководства и собственника. Это недоверие вполне обоснованно, поскольку без прозрачности бизнеса, без строгого учёта, без поддержки принятия решений невозможно строить и вести сам этот бизнес. Например, не зная графика получения необходимых компонентов и прохождения заказов, не удастся точно рассчитать сроки его подготовки, обработки и выполнения, т. е. для заказчика резко увеличивается риск не получить свой заказ к обещанному сроку, что может повлечь за собой самые серьёзные последствия, причём не только финансовые. И если в России такое "необязательное" поведение, взаимодействие во многих сферах услуг, управления и бизнеса пока ещё нередко сходит с рук, то с иностранными партнёрами при подобном подходе о сотрудничестве лучше не мечтать. Почти весь индустриальный капиталистический мир уже давно работает в основном по принципу Just-in-Time, т. е. производство продукции, сырья, материалов точно к сроку, что может позволить, к примеру, производственному предприятию (тип производства - позаказное) обходиться минимальными складскими помещениями. И вообще - без склада готовой продукции.
4. Изменяется форма собственности предприятия, например, происходит его перерегистрация в открытое акционерное общество (ОАО). В этом случае прозрачность бизнеса - необходимое условие для обеспечения ликвидности акций и их привлекательности для акционеров, инвесторов.
Руководству успешных предприятий объяснять необходимость автоматизации не приходится. Потому они и успешные. Соответствие качества аппаратных средств и функционала автоматизированной системы управления предприятием постоянно находится под контролем - это и есть их инструмент для эффективного управления (т. е. просто для работы). Начав в своё время с внедрения отдельных модулей и простеньких учётных систем, такие предприятия своё детище "лоскутной автоматизации" со временем заменяют комплексной информационной системой, постоянно наращивая её функционал. Эти фирмы обычно твёрдо стоят на ногах, расширяя и развивая свой бизнес, превращаясь в холдинги, постепенно начинают теснить конкурентов, иногда скупая более мелкие, но вполне успешные компании и таким образом превращая конкурентов в собственные подразделения. Подобные холдинги и корпорации могут занимать доминирующее положение в отрасли, а иногда и монополизировать её.
Независимо от того, на каком программном обеспечении, какого поставщика осуществлялась автоматизация, производственные предприятия отмечают, что внедрение комплексной информационной системы приводит к следующему:
· складские запасы сокращаются на 10 - 35 %, а иногда и больше, если тип производства - позаказное и работающее по методу Just-in-Time;
· количество своевременно выполненных заказов увеличивается на 10 - 20 % и более (особенно в случаях, когда из-за отсутствия достоверной информации о ходе выполнения производственного заказа предприятие редко когда выполняло их своевременно);
· автоматизация закупок обеспечивает полноту и непротиворечивость информации и позволяет правильно планировать заказы сырья и материалов, что исключает избыточные или недостаточные закупки;
· производительность труда сотрудников растёт на 10 - 30 % (быстрее обрабатываются заказы на производство, заранее под заказ приобретается сырьё, производственный план не имеет существенных отклонений от графика выполнения заказов, а то и плана продаж и пр.).
· увеличивается оборачиваемость товарно-материальных запасов предприятия до 65 % и более;
· нормально ведётся учёт затрат, что позволяет сделать правильный расчёт себестоимости выпускаемой продукции, обеспечивается снижение накладных расходов до 30 %;
· для качественной работы с поставщиками ведётся полная история взаимоотношений с ними, накапливается информация об их надёжности, качестве поставляемого сырья, материалов, комплектующих, ценах на сырьё и т. п., это позволяет выбирать лучших, минимизировать затраты на сырьё и сократить сроки поставки.
В итоге руководство предприятия в любое время может получить полную информацию о состоянии бизнеса и вовремя наметить пути его дальнейшего роста. Предприятие становится стабильным и прибыльным, а иногда и сверхприбыльным.
Главное в выборе программного обеспечения для грядущей автоматизации - не сильно ошибиться с "размерчиком", потому что и цена автоматизированной системы будет существенно зависеть от масштаба поставленных задач и соответствующего им комплекса. По статистике успешные предприятия тратят на автоматизацию и её поддержку от 3 до 12 % своего оборота.

Герои нашего времени (к портрету клиентов)
На сегодняшний день, в процессе автоматизации производственных предприятий, специалисты ИТ-компаний сталкиваются с предприятиями двух типов.
Первый тип - это старейшие российские производственные гиганты с многолетней историей, на которых по сей день принято вести учёт в соответствии с отраслевыми инструкциями, методическими и регламентирующими материалами. Многие из упомянутых документов были написаны ещё до начала перестройки и с тех пор практически не обновлялись, хотя формально и не были отменены. С тех пор существенно изменились и законодательство, и структура отраслей, и сам экономический уклад, однако некоторые базовые анахронизмы и отраслевые положения продолжают действовать и работать. В результате необходимо, чтобы создаваемая автоматизированная система отражала организационную специфику и требования заказчиков, характер производства и учётную политику, новые законодательные моменты и определённые действующие положения прежних инструкций и регламентирующих документов. В ходе внедрения наиболее экономически приемлемого для производственного предприятия типового решения разработчикам, как правило, приходится дописывать к готовому программному продукту блоки и модули, позволяющие использовать все особенности и требования организации, в том числе нормативно-справочную информацию, различные кодификаторы (коды и шифры), рекомендованные в указанных документах для каждой отрасли или разработанные самим предприятием. В принципе эти задачи вполне решаемы, но требуют дополнительного времени разработчиков и средств заказчика.
Второй тип - производственные предприятия "нового времени", образовавшиеся после смены политической системы и экономического курса, развивавшиеся по большей части стихийно, в лучшем случае знакомые с последними законодательными актами и не руководствующиеся полезным опытом советских времён и документами, о существовании которых многие из них и не подозревают. ПБУ здесь тоже не всегда спасают. В общей массе этих предприятий разнообразие вариантов учёта, например, накладных расходов и прочих производственных затрат или, скажем, списания возвратных (безвозвратных) отходов, брака ограничено только количеством предприятий. В этом случае, ещё до начала какой бы то ни было автоматизации, специалисты серьёзных ИТ-компаний проводят обследование и консалтинг по оптимизации организации учёта, соответствующего документооборота и выбора учётной политики производственного предприятия заказчика. Причём целесообразнее это делать, дополнительно привлекая профессиональных аудиторов. После согласования и утверждения всей дальнейшей системы ведения учёта с заказчиком обсуждается несколько вариантов проведения автоматизации, например с применением готового типового решения для автоматизации или с созданием заказной системы "с нуля". В первом случае многие специфические бизнес-процессы, принятые на предприятии ранее, необходимо будет поменять на типовые, соответствующие "эталонной" модели типового решения.
Сам процесс обсуждения с заказчиком вариантов оптимального решения (к примеру, по затратам) на создание автоматизированной системы, с функциональными возможностями, соответствующими его потребностям, затрагивает очень большой круг вопросов производства, учёта, управления, возможностей софта, технических характеристик компьютерной сети и т. д. и лежит в области ИТ-консалтинга.

Купить ПО - не проблема, а что дальше .
Применение информационных технологий в бизнесе принесёт заказчику прибыль, если его сотрудники научатся грамотно использовать все предоставленные им возможности программного обеспечения.
После описания, оптимизации и формализации бизнес-процессов предприятия, создания и запуска в опытную эксплуатацию автоматизированной системы необходимо прописать регламенты для каждого сотрудника (для каждого АРМ) и научить его работе по этим регламентам, на что тоже тратится немало времени. Но пренебрегать обучением нельзя. В конце концов, если вы купили машину, но водить не умеете и водительских прав у вас нет, вряд ли вы сможете далеко уехать...


Голосов: 3 Средний бал: 3.00
Оцените статью: