Деятельность любой компании или предпринимателя со временем обрастает огромным количеством документов. При этом законодательство не позволяет их просто выбросить, как только бумаги начнут вываливаться из шкафов. А значит, самое время задуматься о создании собственного архива.
Немного о сроках
Согласно пункту 1 статьи 17 Закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ минимальный срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности составляет 5 лет. При этом рабочий план счетов БУ, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов установлены разделом 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее . Перечень). В частности, фирмы обязаны хранить:
1) первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.), 5 лет. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы хранят до вынесения окончательного решения (п. 150 Перечня);
2) документы (акты, сведения, переписку) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями 5 лет (п. 151 Перечня);
3) лицевые счета работников 75 лет (п. 153 Перечня);
4) документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет (п. 155 Перечня);
5) документы об амортизационных отчислениях 5 лет (п. 167 Перечня). К ним относятся акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка.
В свою очередь налоговое законодательство предъявляет требования к хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги. Они должны храниться не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). На основании пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, уменьшающего налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Итак, со сроками хранения основных финансовых документов более-менее определились. Но как это сделать практически, не вызывая ничьих нареканий? Существует два возможных варианта: создание собственного архива либо передача данной функции специализированной организации. Рассмотрим ситуацию, когда фирма организует архив собственными силами.
"Жесткие" рекомендации
Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года одобрены Основные правила работы архивов организаций (далее . Правила). В первую очередь нас интересует раздел 4 данного документа, посвященный обеспечению сохранности документов архива. Так, архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. В случае отсутствия специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.
Размещение архивных документов в оборудованном для этой цели помещении производится в установленном порядке после его экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Отметим, что прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений не допускается. Запрещено размещать архив в столовых и пищевых складах, а также в местах хранения агрессивных и пожароопасных веществ.
Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, а штепсельные розетки герметичными. Для переносной электроаппаратуры обязательна резиновая изоляция шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Таковы основные требования к зданиям и помещениям архива. Необходимо помнить о том, что статьей 15.11 КоАП предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов. Данное правонарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.
Освобождаем пространство
Вполне логично, что по истечении срока хранения документов возникает вопрос об их утилизации. И вновь на помощь приходят Правила.
Для начала компания должна произвести экспертизу "первички" и регистров бухгалтерского и налогового учета. В ходе данного мероприятия необходимо выделить документы постоянного хранения, временного хранения, и подлежащие уничтожению.
Для этих целей приказом руководителя организации создается экспертная комиссия (далее . ЭК), которая должна состоять минимум из трех человек. В состав комиссии фирмы обязательно включается руководитель архива или лицо, ответственное за сохранность архивных материалов. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников фирмы, курирующий вопросы делопроизводства (п. 2.2.3 Правил).
На основании пункта 2.4.1 Правил по результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Также оформляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Именно такой порядок предусмотрен пунктом 2.4.7 Правил.
