Зачастую торговым компаниям приходится не только принимать и отпускать товары, но и организовывать, например, их доставку покупателям или перевозку с одного склада на другой. При этом оформлению ТТН фирмы довольно часто не уделяют должного внимания, что, как оказалось, совершенно напрасно.
Согласно пункту 1 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. К учету принимаются либо бумаги, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм "первички", либо самостоятельно разработанные фирмой с соблюдением обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
По сложившейся традиции оптовая и розничная торговля сопровождается большим количеством оформляемых документов. Это и акты приемки, и приходные ордера, и товарные накладные. Как показывает практика, зачастую комплект документов дополняется еще одной формой.
Нужный бланк
Один из документов, оформляемых при реализации продукции, - это товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т (далее - ТТН). Ее форма утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года N 78. При этом порядок применения ТТН изложен в совместной Инструкции Минфина N 156, Госбанка N 30, ЦСУ N 354/7, Минавтотранса N 10/998 от 30 ноября 1983 года "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" (далее - Инструкция).
В Приложении N 3 к Инструкции говорится о том, что по общему правилу ТТН составляется при отгрузке товара в четырех экземплярах:
- первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товаров. При этом второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатью грузоотправителя и подписью водителя, вручаются экспедитору;
- второй экземпляр сдается водителем (либо экспедитором) грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза;
- третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и штампами грузополучателя, сдаются в автотранспортное предприятие. Третий (он служит основанием для расчетов) автотранспортное предприятие прилагает к счету за перевозку и высылает заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Отметим, что по грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, ТТН по форме N 1-Т выписывается в трех экземплярах:
- первый и второй экземпляры передаются автотранспортной организации. Первый экземпляр служит основанием для расчетов автотранспортного предприятия или организации с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;
- третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.
Необходимо помнить о том, что перевозка грузов автомобильным транспортом городского, пригородного и междугородного сообщения осуществляется только при наличии оформленной ТТН. При этом фирмы, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны заполнять форму N 1-Т (п. 2 Инструкции).
Грузоотправителям запрещается отгружать, а автопредприятиям или организациям - принимать к перевозке грузы без оформления ТТН. Это требование распространяется на все виды перевозок грузов, выполняемых грузовым автотранспортом, независимо от условий оплаты за его работу (п. 5 Инструкции). Если в форме N 1-Т в разделе "Сведения о грузе" нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых ТМЦ, то в качестве товарного раздела к ней прилагается товарная накладная или другие формы, по которым производится списание товаров у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой она считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.
Товарно-транспортные накладные являются документами строгой отчетности, изготавливаются типографским способом и должны иметь учетную серию и номер, однозначный для всех экземпляров, выписываемых для каждого грузополучателя в отдельности. ТТН на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем на каждую ездку автомобиля, для каждого грузополучателя в отдельности, с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за работу автотранспорта, а также для списания и оприходования товаров (п. 9 и 10 Инструкции).
Перевозки однородных грузов от одного грузоотправителя в адрес одного грузополучателя на одно и то же расстояние при условии обеспечения сохранности груза могут оформляться одной ТТН суммарно на всю работу, выполненную автомобилем в течение смены. При этом оформление промежуточных ездок производится выдачей грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную ездку. Талон действителен только на день выдачи и заполняется в трех экземплярах, из которых: первый - остается у грузоотправителя; второй - у водителя; третий - у грузополучателя.
При перевозке грузов нетоварного характера третий экземпляр талона может не выписываться. При выполнении последней ездки грузоотправитель вместо выданных талонов оформляет накладную по форме N 1-Т на все количество перевезенного груза, а талоны, на основании которых составляется бланк, подлежат уничтожению (п. 11 Инструкции).
Пригодится и в налогообложении
Напомним, что в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса все расходные операции обязаны подтверждаться документально. И оказание транспортных услуг сторонними организациями неизменно должно сопровождаться оформлением соответствующих документов, с обязательным составлением ТТН. На этом настаивает Минфин в письме от 26 мая 2008 года N 03-03-06/1/333.
В то же время для успешной реализации права на вычет по НДС требуется наличие соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК). Как результат, налоговики требуют представления корректно оформленной формы N 1-Т. Недавно инспекторов в данном вопросе поддержали и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление от 5 августа 2008 г. N А19-7034/07-52-5-Ф02-3691/08 по делу N А19-7034/07-52-5).
При всей справедливости данного требования иногда не обходится и без курьезов. Как-то раз налоговый орган мотивировал свой отказ в применении вычета по "входному" НДС отсутствием в товарно-транспортных накладных ИНН и КПП организаций. Впрочем, судьи ФАС Московского округа несказанно удивились логике ревизоров. В постановлении от 3 сентября 2008 года N КА-А40/8214-08 по делу N А40-67911/07-129-404 арбитры указали, что в унифицированной форме N 1-Т не предусмотрено указание ИНН и КПП организаций, а посему претензии налогового органа являются необоснованными.
