Хорошо организованный документооборот гарантирует своевременное и полное отражение фактов хозяйственной деятельности организации. Поэтому необходимо составить график документооборота, который является обязательным приложением к учетной политике.
Для начала напомним, что все записи хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета производятся на основании первичных документов*(1). Они принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если необходимые формы в этих альбомах не предусмотрены, организации вправе разработать их самостоятельно. При этом первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц.
Чтобы у организации не возникли конфликты со всеми сторонами (контрагентами, налоговыми органами, партнерами и т.д.), с которыми ей приходится контактировать в ходе ведения предпринимательской деятельности, у нее должны быть в наличии конкретные первичные документы, предусмотренные для конкретных хозяйственных операций, оформленные надлежащим образом, в нужном количестве, подписанные уполномоченными на то лицами. Но, когда документов большое количество и каждый из них отражает информацию о разнообразных видах хозяйственной деятельности, связанной с перемещением товарно-материальных ценностей и денежных средств, без документооборота просто не обойтись. Более того, наличие документооборота в организации - обязательное требование законодательных и нормативных актов по бухгалтерскому и налоговому учету. Поэтому организация должна разработать правила документооборота и технологию обработки учетной информации и закрепить их в учетной политике.
Итак, график документооборота является приложением к учетной политике организации. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
В графике документооборота необходимо указать наименование каждого документа, кто его создает, в каком количестве, кто проверяет правильность создания, кто данный документ отражает в учете (с 2002 года - в бухгалтерском и налоговом учете), в какой момент он должен быть передан в архив.
График документооборота должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Таким образом, хорошо организованный график документооборота улучшает учетную работу в организации, усиливает контрольные функции бухгалтерского учета, повышает уровень механизации и автоматизации учетных работ*(2). Главное - не забудьте утвердить его в учетной политике!
*(1) ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
*(2) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
