Порядок расчета среднего заработка для оплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и всех прочих выплат, за исключением пособий, регламентируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение)). В 2010 г. серьезных изменений в порядке расчета среднего заработка пока не предвидится. Законодатели в 2009 г. внесли в Постановление N 922 лишь небольшую поправку, которая касается правил применения индексации среднего заработка (Постановление Правительства РФ от 11.11.2009 N 916 (далее - Постановление N 916)).
Процесс начисления отпускных и иных видов выплат с сохранением среднего заработка можно разбить на этапы:
- определение периода отпуска;
- определение расчетного периода;
- определение отработанного за расчетный период времени;
- исчисление суммы начисленных выплат за расчетный период.
Статья 115 ТК РФ устанавливает право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск может быть предоставлен полностью, а может быть разделен на части, однако одна из них не должна быть менее 14 дней. Расчет среднего заработка работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Календарным признается месяц с 1 по 30 (31) число. Средний дневной заработок для оплаты отпуска (компенсации за неиспользованный отпуск) в календарных днях определяется путем деления суммы заработной платы за расчетный период на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).
Наиболее простой с точки зрения расчетов случай - когда работник, отработав полные 12 расчетных месяцев, получает заработную плату в размере оклада.
Пример 1. Сотрудник Иванов В.В. уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 1 февраля 2010 г. За каждый из 12 месяцев, предшествующих отпуску, ему начислялась заработная плата в размере оклада 20 500 руб.
Рассчитаем сумму отпускных, причитающуюся сотруднику Иванову В.В.:
20 500 / 29,4 x 28 = 19 523,81 руб.
Однако на практике часто встречаются ситуации, когда расчетный период меньше 12 месяцев. Ведь работник перед наступлением отпуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск может не успеть отработать в организации 12 месяцев. В этом случае расчетным считается период, на протяжении которого работник трудится на предприятии.
Пример 2. Сотрудник Иванов В.В. принят на работу 8 мая 2009 г. С 1 февраля 2010 г. он уходит в отпуск. Расчетным в этом случае является период с 8 мая 2009 г. по 31 января 2010 г.
Пример 3. Сотрудник Иванов В.В. принят на работу 11 января 2010 г., а с 28 января идет в отпуск или увольняется. В этом случае расчетным будет период с 11 января по 27 января 2010 г.
А как быть, если сотрудник в течение всего расчетного периода не работал и заработная плата ему не начислялась? К примеру, такой вопрос может возникнуть в случае, когда женщина находилась в декретном отпуске, затем в отпуске по уходу за ребенком, не выходя из которого, попросила предоставить ей очередной оплачиваемый отпуск. Тогда расчетным периодом будет время, предшествующее декрету, когда ей выплачивалась заработная плата. Следует учитывать, что в этом случае применяются правила, рассмотренные в предыдущих примерах.
Далее необходимо определиться, весь ли расчетный период отработан сотрудником. Некоторые периоды времени, а также начисленные за эти периоды суммы не учитываются при расчете среднего заработка. В соответствии с п. 5 Положения в расчетный период не включается время, когда работник:
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- имел право на средний заработок согласно российскому законодательству (находился в отпуске или в командировке). Единственное исключение - сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода это время не исключается;
- не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- не имел возможности работать в связи с забастовкой, в которой не принимал участия;
- получал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми инвалидами и инвалидами с детства;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством, например, отпуск без сохранения заработной платы.
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключено время в соответствии с п. 5 Положения, средний дневной заработок исчисляется следующим образом. Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период делится на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженную на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Чтобы определить количество календарных дней в неполном календарном месяце, нужно среднемесячное число календарных дней (29,4) разделить на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное сотрудником в данном месяце. То есть в числителе будет сумма начисленной заработной платы, входящей в расчет, в знаменателе - календарные дни, определенные с учетом отработанных полных, неполных месяцев в расчетном периоде.
Пример 4. Сотруднику Иванову В.В. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 1 по 14 февраля 2010 г. Его месячный оклад составляет 16 000 руб. Расчетным для определения суммы отпускных считается период с 1 февраля 2009 г. по 31 января 2010 г. С 5 по 19 апреля 2009 г. Иванов болел, ему было начислено пособие в размере 3512 руб. За апрель 2009 г. Иванову была начислена заработная плата 8727,27 руб. (16 000 руб. : 22 дн. x 12 дн.). Других начислений, кроме оклада и пособия по временной нетрудоспособности, за расчетный период не имелось.
Определим сумму начислений, принимаемых к расчету за расчетный период: 16 000 руб. x 11 мес. + 8727,27 руб. = 184 727,27 руб.
Определим количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде: 29,4 дн. x 11 мес. + 29,4 дн. : 30 дн. x 15 дн. = 323,4 + 14,7 = 338,1 дн.
Среднедневной заработок Иванова В.В. для расчета отпускных составит 184 727,27 руб. / 338,1 дн. = 546,3687 руб.
Следовательно, Иванову В.В. причитаются отпускные в сумме 7649,16 руб. (546,3687 руб. x 14 дн.).
Ежемесячные премии включаются в расчет с учетом соблюдения следующего условия: начислена только одна премия в месяц за конкретный результат (например, за разработку системы оплаты труда на предприятии). При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде. Как правило, этот вид вознаграждения принимается к расчету в полном объеме, с учетом предположения, что премируется работник не за количество отработанных дней, а за результат, фактически же отработанное количество дней учтено при премировании.
Общее время, за которое начислены такие вознаграждения, не должно превышать расчетный период. В 12-месячном расчетном периоде могут быть учтены четыре квартальные премии.
Справка. Обратите внимание: премия, которая начислена вне расчетного периода (за период, превышающий 1 месяц), к расчету не принимается.
Если премии начислены в расчетном периоде за период, не входящий в расчетный, тогда при не полностью отработанном периоде они учитываются пропорционально отработанному времени независимо от условий начисления.
Пример 5. В расчетном периоде (декабрь 2008 г. - ноябрь 2009 г.) работнику Иванову В.В. начислена квартальная премия в апреле за I квартал 2008 г., в котором он болел. С учетом фактически отработанного времени она будет учитываться по начисленной сумме. В то же время квартальная премия, начисленная в январе 2009 г. за IV квартал 2008 г., с учетом фактически отработанного времени, будет пересчитана пропорционально, так как IV квартал по длительности превышает расчетный период.
Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (например, суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т.д.), исключаются из расчетного периода.
Пункт 16 Положения устанавливает порядок определения среднего заработка с учетом возможной индексации зарплаты. При условии повышения заработной платы в целом по предприятию, подразделению средний заработок сотрудника пересчитывается.
Как раз этого вопроса касаются изменения, внесенные Постановлением N 916. Теперь коэффициент индексации зависит не только от повышения оклада, но и от изменения других ежемесячных выплат, производимых в пользу работника.
Пример 6. Всем работникам отдела кадров повышены оклады, одновременно изменена система премирования. Оклад Степановой Н.Н. до соответствующего повышения составлял 20 000 руб., после - 45 000 руб., но вместе с тем была отменена ежемесячная премия в сумме 3000 руб. По новым правилам, коэффициент индексации Степановой Н.Н. рассчитывается отношением нового оклада к старой величине, увеличенной на премию, и составляет 1,9565 (45 000 руб. / (20 000 руб. + 3000 руб.)). При расчете по старым правилам он был равен 2,25.
Кроме этого, в Постановлении N 916 указано, что при индексации нужно учитывать последнее именно повышение оклада. Таким образом, если после повышения оклада следовало его понижение, при расчете коэффициента индексации учитывается размер повышенного оклада.
Пример 7. Вариант 1. Повышение оклада произведено в расчетный период (в течение 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска).
Пересчету с применением коэффициента (порядок его расчета приведен в примере 6) подлежат выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени.
Работнику Сидорову В.Л. предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 15.02.2010 по 06.03.2010 на 20 календарных дней. Расчетный период с 01.02.2009 по 31.01.2010 отработан им не полностью. В августе Сидоров находился в ежегодном оплачиваемом отпуске продолжительностью 8 календарных дней, а также в отпуске без сохранения заработной платы - 15 календарных дней. За 6 отработанных в августе дней сотруднику начислена зарплата в размере 5714,29 руб. С 01.04.2009 оклад работника увеличен с 10 000 руб. до 20 000 руб. Коэффициент пересчета равен 2,0 и применяется к окладу за те месяцы расчетного периода, которые предшествовали месяцу повышения.
При расчете среднедневного заработка учитываются выплаты в размере 225 714,29 руб. (10 000 руб. x 2 мес. x 2,0 + 20 000 руб. x 9 мес. + 5714,29 руб.).
Определим количество календарных дней, которые необходимо принять в расчет: 11 мес. x 29,4 дн. + 29,4 дн. / 31 дн. x 8 дн. = 330,99 дн.
Соответственно, сумма отпускных составит:
225 714,29 руб. / 330,99 дн. x 20 дн. = 13 638,74 руб.
Вариант 2. Повышение оклада произведено после расчетного периода, но до наступления отпуска.
Исходные условия прежние. При этом предположим, что оклад увеличен с 01.02.2010. Результат расчетов будет аналогичен полученному в варианте 1. Почему? Дело в том, что в данном случае на коэффициент корректируется вся сумма отпускных.
Вариант 3. Повышение оклада произведено в период отпуска.
Исходные условия прежние, но датой повышения оклада примем 01.03.2010. Сидоров В.Л. отдыхает до 06.03.2010 включительно. Следовательно, индексации подлежат лишь выплаты за 6 дней отдыха в марте, 14 отпускных дней в феврале индексировать не нужно.
Среднедневной заработок Сидорова В.Л., рассчитанный бухгалтерией перед отпуском, составит:
(10 000 руб. x 11 мес. + 2857,14 руб.) / 330,99 дн. = 340,97 руб.
За часть отпуска с 15 по 28 февраля 2010 г. сумма отпускных составит:
340,97 руб. x 14 дн. = 4773,58 руб.
За часть отпуска с 1 по 6 марта 2010 г. сумма отпускных составит:
340,97 руб. x 6 дн. x 2,0 = 4091,64 руб.
Определим сумму отпускных к доплате при выходе из отпуска:
8865,22 руб. - 6819,40 руб. = 2045,82 руб.
Расчет среднего заработка при командировках производится аналогично.
На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Причем средний заработок сохраняется не только за время нахождения в командировке, но и за дни в пути и дни вынужденной задержки в пути (п. 9 Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
Расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.
В соответствии с п. 2 Положения при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат.
Для расчета среднего заработка необходимо:
- установить границы периода служебной командировки (день выезда и день прибытия);
- определить количество рабочих дней по графику работы сотрудника, приходящихся на период служебной командировки;
- рассчитать среднедневной заработок работника за дни служебной командировки.
