Учесть расходы сотрудника в командировке не сложно, если они стандартны. Но когда компания выбирает местом проживания сотрудника частную квартиру, арендует машину или рабочее место, можно ли эти суммы отразить без риска начисления штрафных санкций? В проблеме разобралась генеральный директор АКК "ЭКФИ" (ЗАО) Елена Харитонова.
Прежде всего уточним понятие "командировка". Оно имеется в статье 166 Трудового кодекса: "Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы". Далее в статье 168 установлено, что работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку: расходы на проезд; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. В соответствии с Налоговым кодексом прямо разрешается относить к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу (п. 12 ст. 264 НК РФ), следующие виды расходов:
- проезд работника к месту командировки и обратно - к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточное или полевое довольствие (в ред. Законов от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ, от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ);
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Обращаем ваше внимание, что перечень командировочных расходов является открытым, так же как и в Трудовом кодексе. Часто у организации возникает необходимость в дополнительных расходах, связанных с деятельностью "вне места постоянной работы".
Частный сектор
Трудовым и Налоговым кодексами предусмотрена компенсация найма жилого помещения. В последнее время участились случаи, когда компания в целях экономии арендует жилую площадь у граждан, сдающих жилье в аренду. Это очень "экономно", особенно если в одну и ту же местность работники компании ездят систематически.
В настоящее время Министерство финансов занимает весьма осторожную позицию в отношении таких расходов. В последнем письме ведомства от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/178 (как и в предыдущих письмах с 2006 года) говорится следующее: "Расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией", но при этом оговорено, что "расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников".
Для подтверждения пребывания, по нашему мнению, достаточно иметь:
- договор от имени компании с арендодателем. Согласно пункту 1 статьи 609 ГК РФ договор должен быть заключен в письменной форме, так как одной из сторон является юридическое лицо. Если договор заключается на срок более года, он подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ); если на срок менее года, то государственная регистрация не требуется;
- передаточный акт или иной документ, подписанный сторонами, подтверждающий факт приема-передачи помещения (п. 1 ст. 655 ГК РФ);
- командировочные удостоверения работников;
- проездные документы.
Находясь в командировке, сотрудник может и сам снять квартиру для проживания. Причем в таких случаях командированный сотрудник выступает уже от своего имени, в силу чего отношения сторон в данном случае строятся на основании договора найма, составляемого физическими лицами в простой письменной форме. В такой ситуации подтверждением расходов по найму выступает сам договор найма (ст. 674 ГК РФ) и расписка о получении денег от физического лица - наймодателя.
Аренда автомобиля
К аренде автомобиля в период нахождения в командировке контролирующие органы относятся отрицательно. Еще в 2005 году вышло письмо Минфина N 03-03-04/2/42, в котором ведомство изложило свою отрицательную позицию: "Расходы по проезду в виде расходов по аренде автомобиля работником, находящимся в зарубежной командировке, не могут быть признаны в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций". При этом основанием для такого мнения является п. 12 Инструкции о служебных командировках. Этот раритетный документ 1988 года рождения, к сожалению, продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
Однако позиция Минфина весьма спорна. Так как оба перечня командировочных расходов (и по Трудовому кодексу и по Налоговому) открыты, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны регулироваться коллективным договором или локальным нормативным актом. Если такими актами предусмотрен расход на аренду автомобиля на время пребывания в командировке, представляется правильным признать его в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу.
Необходимо обеспечить в таком случае документальное подтверждение затрат. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля; счета; чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду; документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии). Для подтверждения расходов на бензин - чеки или иные аналогичные документы, указывающие на факт приобретения бензина.
Конечно, принимая расходы для целей налогообложения прибыли, налогоплательщик должен быть готов к тому, что ему придется отстаивать свою позицию в суде. Следует отметить, что существует положительная арбитражная практика по данному вопросу. Так, например, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 23 января 2006 г. по делу N Ф04-9850/2005(9018-A27-15) признал такие расходы правомерными для целей налогообложения.
Рабочее место
Этот расход встречается на практике реже, чем два вышеупомянутых, но бывают случаи, когда потребность в офисном помещении у командированных сотрудников может возникнуть. Контролирующие органы пока хранят молчание по этому поводу. Несмотря на отсутствие официальной позиции, по нашему мнению, такие расходы могут быть признаны для целей налогообложения, но не по статье "Командировочные расходы", а как арендные платежи за арендованное имущество (п. 10 ст. 264 НК РФ). При этом необходимо иметь в виду следующее.
Согласно пункту 1 статьи 83 Кодекса организации подлежат постановке на учет по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
Обособленным подразделением, с точки зрения налогового законодательства, является любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого на срок более одного месяца созданы рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). При этом Налоговый кодекс РФ не определяет понятие "рабочее место", но его определяет Трудовой кодекс.
В соответствии со ст. 209 TК РФ "рабочее место" - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Так как договор аренды заключен компанией, арендованный офис находится под ее контролем.
В том случае, если договор аренды будет заключен на срок более одного месяца, придется регистрировать обособленное подразделение. Стоит ли овчинка выделки - решать налогоплательщику.