Что такое электронный документооборот? Какие преимущества он дает организации? С какими проблемами сталкивается учреждение на пути внедрения электронного документооборота?
С петровских времен система государственного делопроизводства в России не претерпела принципиальных изменений. Изначально все документы были рукописными, потом часть из них стала печататься на пишущей машинке, а затем и на компьютере с принтером, но во все времена основой основ документооборота оставались "бумажки" - недолговечные, то и дело куда-то пропадающие, образующие некрасивые кипы на рабочих местах. Лишь в конце прошлого века стали делаться первые попытки освободить государственные учреждения из "бумажного плена". Именно тогда появились системы электронного документооборота (СЭД), в которых так нуждаются утопающие в различного рода документах госучреждения. Какие еще преимущества сулит внедрение СЭД в организации и с какими трудностями она столкнется на этом пути?
Чего мы ждем от СЭД?
Итак, какие преимущества, помимо экономии бумаги, организация и ее руководитель могут получить от использования СЭД?
Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением. Будучи единожды заведенным в СЭД, документ, внутренний или внешний, будет храниться в ней ровно столько, сколько ему положено, без риска потеряться или попасть не в ту стопку, а все действия с ним протоколируются, делая наглядной нерадивость конкретного сотрудника при его обработке. Наконец-то сбывается мечта любого руководителя: документооборот теперь полностью под его контролем!
Разграничение доступа к документам и действий над ними. Если система грифования бумажных документов и требует дополнительных людских ресурсов, но хотя бы более или менее работает, то защиту от любопытных глаз всех напечатанных документов обеспечить решительно невозможно, ведь они лежат повсюду, читай - не хочу. В СЭД каждому сотруднику организации присваивается круг полномочий: какие документы он может видеть, какие изменять и т.д. Способы идентификации пользователя варьируются в зависимости от степени конфиденциальности информации, с которой ему приходится работать: от обычных паролей до аппаратных токенов и отпечатков пальцев.
Автоматическое составление отчетов по движению документов. СЭД резко снижает возможность "имитации бурной деятельности" сотрудниками организации. Многочисленные отчеты СЭД оперируют исключительно объективными величинами: количеством обработанных документов, средним временем обработки, длиной очереди документов к каждому сотруднику и т.д. При использовании СЭД работающим в организации будет значительно сложнее цветастым отчетом прикрыть свое бездействие.
Поиск по различным атрибутам в базе документов. Раньше о таком можно было только мечтать - сколько реестров ни велось, все равно возможности поиска по бумажным документам были сильно ограничены. СЭД предлагает все варианты атрибутных поисков различной степени интеллектуальности - предложение ограничено только фантазией разработчиков. Разнообразны также варианты действий с полученными в результате поиска выборками документов.
Однако, планируя внедрение СЭД, не стоит возлагать чрезмерных надежд на саму систему: есть несколько моментов, способных свести на нет все заложенные в СЭД преимущества. На этом принципиальном вопросе мы позже остановимся отдельно.
СЭД изнутри
Что представляет собой система электронного документооборота как программный комплекс? Прежде всего СЭД - это клиент-серверное приложение, то есть состоящее из двух компонентов: серверной, устанавливаемой на выделенный сервер организации, и клиентской, которая должна быть инсталлирована на всех компьютерах сотрудников. Соответственно, инвестиции на внедрение СЭД должны включать в себя приобретение сервера, если в организации его еще не имеется. Кроме того, скорее всего, придется раскошелиться на покупку системы управления базами данных (СУБД) - это основа СЭД, непосредственное хранилище документов. Обычно в качестве СУБД для небольших и средних организаций используется Microsoft SQL, для средних и больших - Oracle. Некоторые СЭД для своего функционирования требуют дополнительных программных компонентов - во всем этом стоит разобраться на этапе подготовки ко внедрению во избежание непредвиденных затрат. Ну, и в завершение темы стоит упомянуть, что для работы СЭД, конечно же, необходима локальная сеть, охватывающая все рабочие станции организации и обеспечивающая достаточную скорость передачи данных.
Имеет смысл изучить предварительно также и дополнительные модули конкретных продуктов СЭД, которые в будущем могут значительно упростить повседневную деятельность организации. Например, удобство работы с СЭД, особенно на первом этапе, определяется возможностями модуля сканирования и распознавания бумажных документов - ведь их необходимо как минимум единожды перевести в электронный вид. Здесь стоит отметить, что в принципе СЭД может сосуществовать, временно или постоянно, с традиционным документооборотом организации. Однако те преимущества, о которых говорилось в первой главе, в полной мере проявят себя только в случае полностью безбумажного документооборота (за очевидным исключением тех документов, которые обязаны в силу разных причин существовать в бумажном виде - в СЭД будут храниться их электронные копии).
Дополнительные модули СЭД предоставляют возможности, которые принципиально не могли быть реализованы в бумажном документообороте: например, удаленный доступ к хранилищу документов. Находящийся в командировке, удаленном офисе, на больничном сотрудник может виртуально занимать свое рабочее место и вместе со всеми работать с документами, участвуя в деятельности организации.
Отдельный и большой вопрос - взаимодействие СЭД с имеющимися информационными системами организации. В силу разнообразия информационных систем он также решается с помощью дополнительных модулей, зачастую подготавливаемых под конкретного заказчика, хотя портфель стандартных решений, скажем, взаимодействие с популярными бухгалтерскими программами типа "1С", изготовитель СЭД обычно подготавливает заранее. Сложность внедрения такого рода модулей заключается еще и в необходимости отладки и подгонки систем друг к другу, что зачастую требует значительных временных и финансовых затрат.
С другой стороны, СЭД редко представляет собой только ПО для документооборота, обычно разработчики закладывают в свой продукт и другие средства автоматизации деловых процессов - эти возможности также стоит тщательно изучить, рассмотрев варианты их внедрения в организации.
Организационные моменты
Теперь поговорим о трудностях внедрения и использования СЭД, обещанных в конце первого раздела. Они прежде всего связаны с так хорошо знакомым каждому руководителю "человеческим фактором". Какой бы интеллектуальной ни была СЭД, есть моменты, которые она отследить не может. Перечислим основные из них.
СЭД не может заставить сотрудников с ней работать. Потратив значительные средства на покупку и внедрение СЭД, через некоторое время руководитель может с удивлением обнаружить, что ею никто не пользуется. Такова судьба многих нововведений, особенно в нашей стране, но директора конкретной организации, понятно, это не утешит. Деньги выброшены на ветер, время и человеческие ресурсы потрачены впустую.
СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации. Несмотря на все средства журналирования и контроля, которые имеются в СЭД, зачастую случаи подлога или искажения, умышленного или случайного, выявить невозможно. Таким образом, "пространство для маневра" нерадивого сотрудника все-таки имеется. Не подлежит сомнению, что, покопавшись в системе, работники организации найдут в ней слабые места, которые будут использовать в своих целях.
СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования. Любые средства безопасности СЭД, кроме самых параноидальных, не достигнут желаемых целей (а цель у них одна - обеспечение информационной безопасности организации), если сотрудники будут ими массово пренебрегать. Какой смысл разграничивать доступ к категориям документов, если вся организация знает пароль главного бухгалтера или директора и активно пользуется их учетными записями, причем не в каких-то злоумышленных целях, а "чтобы проще было" и с ведома вышеуказанных руководящих лиц.
Какими методами можно решить перечисленные проблемы? Только организационными. Руководитель должен отдавать себе отчет, что внедрение СЭД - это не отдельно стоящее действие, а целый комплекс мер, включающий в себя в том числе выработку внутренних регламентов по работе с СЭД. Эти регламенты формируются на этапе проектирования СЭД, когда составляются маршруты передвижения документов по организации, списки ответственных за каждый участок деятельности лиц, формы заполнения карточек документов и пр.
Руководитель должен требовать постоянного и неукоснительного выполнения им же утвержденных регламентов. Не будут лишними тренинги персонала, на которых каждый сотрудник научится выполнять свой круг обязанностей в среде новой СЭД. На тренингах также необходимо разъяснить всем работникам важность соблюдения правил безопасности при работе с СЭД и ответственности за те или иные неправомерные действия. Организация, то есть каждый ее сотрудник, должна быть готова к работе с СЭД, что подразумевает понимание необходимости ее использования и умение ее применять.
Коротко о рынке СЭД
Пришло время познакомиться с состоянием дел на российском рынке СЭД. Основой данного обзора являются данные РИА "РосБизнесКонсалтинг", опубликованные в 2010 году.
В настоящее время клиентам предлагается несколько десятков решений СЭД от отечественных и зарубежных разработчиков. Эти решения могут быть как самостоятельными (требующими для работы лишь СУБД), так и использующими для своего функционирования программные платформы для рабочих групп, такие как Microsoft SharePoint или IBM Lotus Notes. При всем своем многообразии все представленные решения достаточно однотипны в силу специфики задач, решаемых СЭД: требования к таким системам давным-давно определены и изменяются лишь незначительно. Поэтому различия между представленными СЭД следует искать в основном в их потребительских свойствах: лицензировании, условиях внедрения, технической поддержке и пр.
Итак, по данным РБК, лидерами отечественного рынка СЭД являются российские компании Cognitive Technologies со своей системой "Евфрат" и "Электронные офисные системы" с СЭД "Дело". Если говорить о СЭД "Евфрат", то, помимо классического способа проектирования систем документооборота с составлением технического задания, согласованиями и пр., производитель предлагает схему ускоренного внедрения СЭД в типовой конфигурации, позволяющую значительно сократить временные и финансовые затраты. Легкость развертывания упомянута в качестве преимущества также и СЭД "Дело".
Кроме того, среди лидеров рынка - компании Directum и DocsVision с одноименными продуктами, а также "ИнтерТраст" с СЭД CompanyMedia. Совокупно первая пятерка владеет 75% российского рынка (в денежном выражении). Приятно отметить, что все компании - лидеры рынка являются нашими, отечественными, что еще раз показывает высокий потенциал России в сфере IT-разработок. Не будем подробно останавливаться на нюансах ценовых предложений: стоимость СЭД слишком сильно зависит от конкретных потребностей организации, именно необходимые конфигурации и нужно сравнивать для получения ценового среза.
Подводя итог, хочется сказать следующее. В настоящее время полным ходом идет процесс перевода на электронный документооборот всех государственных органов власти России согласно программе "Электронная Россия" и ее преемнику "Информационное общество". Процесс этот небыстр и сложен хотя бы в силу масштаба перемен, не говоря уже о прочих объективных и субъективных препятствиях. Но никто не сомневается, что заявленный результат будет достигнут. То же справедливо и для всех государственных структур: их переход на СЭД - лишь вопрос времени. Значит, готовиться к нему нужно начинать уже сейчас.
