Ситуация. Предприятие с 2003 г. находилась на ОСНО, в 2005 г. перешли на УСНО.
Вопрос. Как правильно хранить первичные документы, бухгалтерскую и налоговую отчетность? Какие документы должны сдаваться в архив, а какие уничтожаться за период 2003 - 2005 годы? Как правильно оформляется?
Ответ. В соответствии со статьями 13 и 14 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" организации имеют право создавать архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов всем организациям в работе с архивными документами необходимо руководствоваться законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
Законодательными актами, устанавливающими порядок хранения, архивации и уничтожения документов являются:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Ряд положений содержится в Федеральном законе от 21.11.96 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете", Налоговом Кодексе РФ и других.
Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (статья 17) содержит требование к организациям по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
В части первой Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрен срок хранения документов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) - в течение четырех лет необходимо обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
А в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ установлен специальный срок хранения документов при переносе убытков на будущее: налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В Перечне не только определены сроки хранения документации, но он также может служить основанием для подготовки и утверждения номенклатуры дел в организации.
Информация о сроках хранения бухгалтерской документации содержится в разделе 4 "Учет и отчетность":
- 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
- 4.2. Статистический учет и отчетность
Бухгалтерам малых предприятий мы рекомендуем также ознакомиться с разделами, относящимися к кадровым документам:
- раздел 7 "Трудовые отношения" (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);
- раздел 8 "Кадровое обеспечение" (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).
Для примера приведем сроки хранения основных бухгалтерских документов:
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
- годовая . постоянно;
- квартальная . 5 лет.
- Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.
- Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу - 5 лет, (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет).
- Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. N 1-НДФЛ) - 5 лет, (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
- Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование - 5 лет, (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет.
- Сведения о доходах физических лиц - 5 лет, (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет).
- Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, таблицы, реестры, книги разработочные (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) - 5 лет, (при условии проведения проверки (ревизии).
- Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) 5 лет, (при условии проведения проверки (ревизии).
В организации может создаваться архив как самостоятельное структурное подразделение либо функции по ведению архива могут быть закреплены в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений. Например, ответственным лицом за хранение бухгалтерских документов может быть главный бухгалтер. На основании договора ведение архива документов может быть поручено и специализированной организации.
При создании структурного подразделения необходимо разработать Регламент хранения документов и Положение об экспертной комиссии.
Экспертная комиссия создается на основании приказа руководителя для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения. В состав комиссии могут быть приглашены представители системы Росархива.
Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, организует отбор и подготовку документов к передаче на государственное хранение.
Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.
Документы в соответствии с номенклатурой дел группируются в дела. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Формирование их производится структурными подразделениями или лицами, ответственными за хранение документов.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Срок хранения дел и документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
На основании номенклатуры дел Экспертная комиссия выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые утверждаются руководителем организации.
Обращаем Ваше внимание на то, что уничтожение документов с истекшими сроками их хранения является правом, а не обязанностью организации!
Уничтожение документов может производиться путем их передачи специализированным организациям, занимающимся ведением архива на основании договоров, а также передачей на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье.
Не забудьте, что перед уничтожением документов экспертная комиссия должна составить акты, а руководитель организации должен их утвердить!
Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность за нарушение порядка обращения с документами, за неправильное хранение документов предусмотрена законодательством Российской Федерации. Налоговый кодекс также содержит нормы, предусматривающие такую ответственность.
Генеральный директор Черкасова Н.В.
ЗАО "Аудиторская фирма "Зеркало"
