Расчеты с персоналом по оплате труда с использованием пластиковых карт являются распространенной практикой среди организаций. Такая форма перечисления денежных средств позволяет хозяйствующему субъекту значительно экономить на своих затратах и существенно облегчить процедуры выдачи заработной платы, так как факт перечисления заработной платы на карту не ставится в зависимость от факта выдачи средств на руки сотруднику как это происходит при традиционном способе расчета.
Для работника перечисление заработной платы является также положительным моментом, поскольку это снижает вероятность теневых выплат и повышает его платежеспособность, например, при получении кредита. Более того, для клиентов - участников зарплатных проектов существуют даже упрощенные схемы и пакеты документов, необходимые для получения кредита.
Возможность выплаты сотруднику заработной платы с использованием банковских услуг содержится в ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), в соответствии с которой заработная плата может выплачиваться в месте выполнения работы либо перечисляться на банковский счет. Однако при этом ТК РФ требует, чтобы условие выдачи заработной платы путем перечисления денежных средств на банковский счет сотрудника было заранее оговорено в трудовом договоре или коллективном договоре. В отношении же сотрудников, которые уже работают в организации, можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Следует обратить внимание, что в трудовом или коллективном договоре должно содержаться условие, указывающее на возможность перечисления заработной платы сотрудника на банковский счет. Для того чтобы у работодателя появилось правовое основание производить выплаты сотрудникам с использованием пластиковых карт, работники организации должны в письменной форме объявить работодателю о своем согласии на перечисление заработной платы с использованием пластиковой карты. При этом если кто-то из сотрудников организации по любой причине откажется от перечисления заработной платы, работодатель не вправе заставить работника написать заявление. В данном случае организация должна обеспечить выдачу заработной платы сотруднику из кассы.
Общий порядок выпуска пластиковых карт для сотрудников регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации (Банк России) от 24.12.2004 N 266-П. В соответствии с ним между банком и организацией заключается договор, в котором прописываются конкретные условия открытия карточных счетов сотрудников организации и выдачи пластиковых карт. Для учета затрат на реализацию зарплатного проекта организация должна заключить договор с банком именно от своего имени, а не от имени сотрудников организации. В противном случае она не сможет учесть расходы на обслуживание карточных счетов (комиссию банка) в составе расходов для налогообложения прибыли. Затраты на расходы банка будут возмещать сотрудники организации. В данном случае, как указал Минфин России в письме от 19.09.2006 N 03-05-01-04/273, суммы комиссионного вознаграждения банку не являются доходом сотрудников организации.
При заключении договора между банком и организацией хозяйствующий субъект должен предоставить определенный пакет документов, объем которого зависит от того, есть ли в данном банке расчетный счет клиента или нет. Самый простой вариант оформления указанного договора происходит, когда у организации имеется расчетный счет в данном банке. Организация предоставляет банку заявления сотрудников о согласии на перечисление заработной платы на пластиковые карты, список сотрудников организации, график выдачи заработной платы, заверенный руководителем организации, необходимые личные данные сотрудников, сведения о лице, в компетенцию которого входит решение вопросов, возникающих в ходе перечисления средств, как правило, это главный бухгалтер или кадровик.
Если договор заключается между банком и организацией, у которой нет расчетных счетов, то банк вправе потребовать и копии учредительных документов. В общем случае пакет необходимых документов, предоставляемый организацией при заключении договора, устанавливается внутренними банковскими правилами. Такой способ расчетов с персоналом по оплате труда является более дорогим, чем первый, поскольку комиссионное вознаграждение банка в данном случае, как правило, выше. Также существует и третий вариант зарплатного проекта, когда сотрудники сами открывают карточные счета в выбранном ими банке. В данном случае расходы по открытию и обслуживанию счета несут работники организации, а это означает, что из суммы перечисленной заработной платы на карту банк удержит комиссионное вознаграждение.
Следует заметить, что выплата заработной платы сотрудникам организации путем перечисления сумм на пластиковые карты должна осуществляться в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ. Это означает, что перечисление средств должно осуществляться не реже двух раз в месяц, при этом работодатель обязан в письменной форме сообщать сотруднику обо всех начислениях и фактах удержания денежных средств. Также в соответствии со ст. 136 ТК РФ, если дата перечисления денежных средств совпадает с праздничным или выходным днем, то работодатель обязан перечислить заработную плату сотрудника раньше.
Следует обратить внимание, что при нарушении порядка выплаты заработной платы, предусмотренного положениями ст. 136 ТК РФ, организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП), согласно которой штраф для юридических лиц в данном случае может составить от 30 000 до 50 000 руб. с привлечением к ответственности их должностных лиц. Законодательно можно наказать нерадивого работодателя и путем приостановления его хозяйственной деятельности на 90 суток. Нормы ст. 5.27 КоАП содержат также и санкции, предусмотренные и для работодателей - индивидуальных предпринимателей.
При перечислении заработной платы на пластиковые карты организация должна помнить также и о сроках перечисления налоговых и иных обязательных платежей, связанных с обязательствами организации по оплате труда. В данном случае речь идет о налоге на доходы физического лица (НДФЛ), в отношении которого работодатель в соответствии со ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) выступает налоговым агентом. Согласно положениям данной статьи обязательства налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению суммы налога должны быть исполнены не позднее дня фактического перечисления заработной платы, т.е. дня списания денежных средств, предназначенных для оплаты труда сотрудников, со счета организации. Другими словами, вместе с платежным поручением на перечисление денежных средств организация направляет в банк платежное поручение на перечисление НДФЛ в бюджет.
Необходимо обратить внимание, что в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации выплата заработной платы должна осуществляться два раза в месяц. При этом в соответствии со ст. 223 НК РФ в целях налогообложения доходов физического лица доход в виде оплаты труда признается начисленным на последний день месяца. Учитывая также изложенные положения ст. 226 НК РФ, это означает, что у организации - налогового агента нет необходимости перечислять НДФЛ два раза в месяц. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209.
Следует обратить внимание и на то, что пластиковые карты сотрудников предназначены только для расчетов, связанных с оплатой труда. Иные перечисления на указанные карточные счета сотрудников организации контролирующие органы, скорее всего, расценят как неправомерные или же как часть заработной платы работников. Это подтверждает достаточно интересное постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007. В соответствии с материалами дела организация перечислила на карточный счет сотрудника организации, находящегося в командировке, денежные средства на осуществление расходов. По возвращении работником был предоставлен авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими обоснованность произведенных расходов. Однако налоговые органы расценили такие денежные средства не как суммы, выданные в подотчет сотруднику, а как суммы заработной платы, с которой налоговый орган произвел соответствующие доначисления, а также суммы штрафов и пеней. В конечном итоге суд принял сторону налогоплательщика. Дело в том, что порядок ведения кассовых операций, предусмотренный письмом Банка России от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", предусматривает выдачу денежных средств сотрудникам в подотчет только из кассы организации, а при невозможности такой выдачи - из кассы обслуживающего банка. На то, что деньги в подотчет должны выдаваться только наличными, указал и Банк России в письме от 18.12.2006 N 36-3/2408. Однако поскольку письма Банка России в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" не являются нормативными правовыми актами, а следовательно, носят рекомендательный характер, а также в силу того, что порядок ведения кассовых операций не предусматривает прямого запрета на выдачу подотчетных денежных средств в безналичной форме, суды признали действия налогоплательщика правомерными. Однако чтобы не доказывать свою правоту в суде, организации следует перечислять на пластиковые карты сотрудников только средства, предназначенные для оплаты труда.
В организациях, использующих для выдачи заработной платы пластиковые карты, составляется только расчетная ведомость, унифицированная форма которой утверждена постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1. При этом бухгалтер организации или иное лицо, уполномоченное совершать указанные действия, для выдачи заработной платы сотрудникам направляет в банк реестр, содержащий сведения о сотрудниках организации, их данных, а также сумму денежных средств, подлежащих перечислению на карточные счета сотрудников вместе с платежным поручением на перечисление указанных средств, а также платежным поручением на перечисление НДФЛ. Реестр составляется в двух экземплярах и заверяется руководителем организации и бухгалтером. Второй экземпляр реестра банк возвращает организации с соответствующими отметками, что свидетельствует о факте перечисления денежных средств организации на карточные счета сотрудников.
Что касается налогообложения прибыли в отношении затрат, понесенных организацией при введении зарплатного проекта, то на сегодняшний день и Минфин и налоговые органы сходятся в одном мнении. Затраты организации, связанные с открытием карточных счетов сотрудников, а также расходы на выпуск непосредственно самих пластиковых карт, не учитываются в составе расходов для налогообложения прибыли организации в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ, а вот комиссия банка за перечисление денежных средств со счета налогоплательщика на карточные счета сотрудников включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно ст. 264 НК РФ.
Не включаются в состав расходов для налогообложения прибыли также суммы компенсации работникам за удержанное комиссионное вознаграждение банка при перечислении денежных средств с расчетного счета работодателя на карточные счета сотрудников организации, если о возможности такой компенсации не указано в трудовом договоре и (или) коллективном договоре. На это указано в письме от 29.02.2008 N 20-12/019080@ Управления федеральной налоговой службы по г. Москве.
1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Федеральный закон от 20.12.2001 N 195-ФЗ.
2. Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт: положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ): Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
"Все для бухгалтера", N 4, апрель 2011 г.
