В статье мы расскажем о том, с чем придется столкнуться при передаче кадрового учета специализированной фирме, на что стоит обратить внимание в рамках трудового законодательства.
Организация, решившая передать свои кадровый учет сторонней специализированной фирме, прежде всего должна определиться с процедурой передачи и дальнейшим порядком действий.
Согласие работников получили?
Кадровый учет включает в себя хранение, передачу, обработку персональных данных работника. Соответственно, работодатель несет ответственность за защиту и хранение таких данных. Сразу ряд законодательных актов регулирует взаимоотношения работодателя и работника, в том числе и порядок сохранения конфиденциальности персональных данных*(1). Последствия разглашения персональных данных вряд ли смогут кому-то понравиться. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, а также к гражданско-правовой, административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами*(2).
Прежде чем передать кадровый учет сторонней организации, работодателю необходимо получить с каждого сотрудника согласие на обработку его персональных данных третьим лицом. Такое согласие должно содержать целый ряд обязательных условий*(3). Только после этого можно заключить соответствующий договор со специализированной фирмой, не забыв включить туда пункт о конфиденциальности в отношении передаваемой информации в соответствии с действующим законодательством. И лишь потом издать приказ о передаче кадрового учета.
Кто же ставит свою подпись и печать?
На практике чаще всего кадровый учет, который ведет сторонняя фирма, предусматривает, что подпись на приказах ставит руководитель организации, покупающей услуги аутсорсинга.
Рассмотрим в качестве примера оформление командировки сотрудника.
Руководитель организации "А" решил отправить своего сотрудника в командировку. Он сообщает, куда, когда, на какой срок и с какой целью командирован работник, фирме "Б", занимающейся кадровым учетом.
Фирма "Б" на основании полученной информации готовит необходимые для командирования документы:
- приказ о командировании;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание.
После того как документы должным образом подготовлены, они передаются руководителю организации "А" для подписи. Затем на командировочном удостоверении ставится печать организации "А". После оформления всех документов с ними под роспись нужно ознакомить сотрудника, отправляемого в командировку. По завершении командировки сотрудник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, его утверждает руководитель организации "А". На командировочном удостоверении ставится печать организации "А" о прибытии и сдается в фирму "Б". Приказ о командировке, служебное задание подшиваются в папку с кадровыми документами работниками фирмы "Б". Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету в бухгалтерии.
Однако такой длинный путь, проделываемый документами, не является единственно правильным. Законодательство не содержит запретительных норм для того, чтобы передать все полномочия руководителя организации лицу, которое не является работником этой организации. Поэтому если существует необходимость, то руководитель может доверить подписывать приказы на командирование, прием на работу и т.п. специализированной фирме, занимающейся кадровым учетом.
Экспертиза статьи:
В. Семенихин, руководитель "Экспертбюро Семенихина", участник экспертного совета по налоговому законодательству при Комитете Государственной Думы РФ по бюджету и налогам
Примечание
Иван Михайлов, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт
Из норм законодательства следует: организация вправе уполномочить на осуществление прав и обязанностей работодателя любое лицо - юридическое или физическое. Для этого достаточно принять соответствующий локальный нормативный акт. Работники должны быть ознакомлены с таким актом под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Основная загвоздка здесь - необходимость передачи персональных данных работников третьему лицу. Статья 88 Трудового кодекса запрещает работодателю сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. При этом согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Таким образом, организация может попасть в весьма щекотливую ситуацию, когда работник, согласившийся на передачу персональных данных третьему лицу, в последующем отзовет свое согласие.
Примечание
Лев Лялин, почетный адвокат, член Президиума Московской областной коллегии адвокатов
Полагаю, что развитию реальных производственных отношений вредит фискальный подход к разрешению тех или иных вопросов, если он имеет приоритет над нормами гражданского или трудового законодательства. Налоговый орган может не признать любую хозяйственную операцию по мотивам ее ничтожности, хотя она не запрещена, но не подпадает под критерии формализованного учета. Так, основной довод запрещающей позиции по кадровому учету сводится к тому, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Кроме того, работодатель (или уполномоченное им лицо) приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях (п. 5 Порядка учета, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н). Однако при прочтении вышеуказанных норм мы обнаружим, что наличие в организации специально уполномоченного лица, назначаемого приказом (распоряжением) работодателя и ответственного за совершение всех вышеуказанных операций (в т.ч. за осуществление отметок в командировочных удостоверениях), само по себе не является основанием для запрета. Речь идет о том, что в штате предприятия должны быть ответственные и уполномоченные. Но нигде не говорится, что именно они обязаны лично осуществлять все технические операции. Их функции могут как раз и заключаться в том, чтобы организовать и контролировать систему кадрового или финансового учета предприятия при взаимодействии со сторонними организациями.
*(1) гл. 14 ТК РФ; федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ, федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)
*(2) ст. 90 ТК РФ
*(3) п. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ
