Наступил период выездной проверки фондами правильности начисления и уплаты страховых взносов. Перечень запрашиваемых документов внушительный. Разберемся, какие документы фонды затребуют в первую очередь, а также где будут искать занижение и искажение базы по взносам.
В целях проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, органы контроля имеют право проводить проверки (подп. 2 п. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ). Проверки бывают камеральные и выездные. При этом они проводятся фондами совместно (п. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ).
Порядок проведения камеральной проверки предусмотрен статьей 34 Закона N 212-ФЗ. Согласно порядку, камеральная проверка проводится по месту контролирующего органа на основе расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам. Также в проверке участвуют документы, которые уже имеются у органа контроля и дополнительно представляются плательщиками страховых взносов.
Выездная проверка проводится на территории (в помещении) плательщика страховых взносов (п. 1 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Если у предприятия отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, проверка может проводиться по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов.
Время проведения выездных проверок
Для проведения проверок Пенсионный фонд и Фонд социального страхования разрабатывают ежегодные планы выездных проверок плательщиков страховых взносов (п. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ). Фонды уже разработали план-график выездных проверок, но он не находится в свободном доступе.
При этом не надо забывать, что расчетным периодом по страховым взносам согласно статье 10 Закона N 212-ФЗ, признается календарный год. Выездная проверка за текущий период может быть организована не ранее следующего календарного года, соответственно выездная проверка за 2010 год может быть проведена в 2011 году (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1344-19).
Проверяемые документы
В ходе проверки контролеры могут истребовать у проверяемого лица необходимые документы (п. 1 ст. 37 Закона N 212-ФЗ). В соответствии с пунктом 2 статьи 37 Закона N 212-ФЗ истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Причем копии документов заверяются подписью руководителя компании и ее печатью. А вот нотариальное заверение копий документов не допускается (п. 3 ст. 37 Закона N 212-ФЗ). Безусловно, контролеры могут знакомиться с подлинниками документов (п. 4 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
В законе не сказано, какие документы надо потребовать у проверяемого лица для проведения проверки.
Проверка общих документов
Перечень общих документов, которые необходимо запросить, проверить и проанализировать входе проверки, приведен в Методических рекомендациях по организации выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных распоряжением правления ПФР от 11.05.2010 N 127Р. Перечень весьма внушительный.
Учредительные документы необходимы для того, чтобы определить, применяют ли проверяемые льготные виды деятельности (IT-компании, организации инвалидов и т.п.). Также контролеры изучат порядок выплаты дивидендов (они, как известно, не облагаются страховыми взносами, т.к. не связаны ни с трудовыми, ни с гражданско-правовыми отношениями (ст. 7 Закона N 212-ФЗ)).
Кроме того, на основании учредительных документов будет проверено наименование компании и ее адрес.
Учетная политика, действующая в отчетном периоде, необходима для установления перечня документов, на основании которых ведется учет, а также регистров бухгалтерского и налогового учета. При проведении проверки контролеры могут запросить их.
Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование за проверяемый период. Контролеры сверят информацию, содержащуюся в отчетах, а также сопоставят ее с имеющимися первичными документами.
Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Как известно, "упрощенцы" с 2010 года являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому данные книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившими трудовые или гражданско-правовые договоры с компанией-работодателем, применяющей УСН.
Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период необходима для сопоставления информации о задолженности фирмы во внебюджетные фонды, отраженной в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды. Также не следует забывать, что в бухгалтерскую отчетность включаются годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения. Из указанных документов можно почерпнуть много полезной информации о выплатах персоналу вместе с начислениями. Например, составляющей информации о связанных сторонах, раскрываемой в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности в соответствии с ПБУ 11/2008 "Информация о связанных сторонах", являются сведения о выплатах основному управленческому персоналу и начисления на эти выплаты (п. 12 ПБУ 11/2008).
Регистры бухгалтерского и налогового учета за проверяемый период, в том числе главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки. В данных регистрах ревизоры будут изучать и анализировать информацию в поисках методов ухода от начисления страховых взносов ("зарплатных схем").
Трудовые договоры - в первую очередь проверяются даты приема на работу, а также оклады, надбавки и премии. Эти сведения необходимы для проверки полноты начисления и своевременности перечисления страховых взносов. Если какие-либо выплаты не поименованы в трудовом договоре, это не является основанием для ухода от начисления взносов. Обратите внимание, что облагаются страховыми взносами все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений (ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами, действовавшие в проверяемом периоде. В таких договорах кроме сумм вознаграждения будет внимательно изучаться предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например, договору аренды. Если предметом договора является аренда автомобиля с экипажем, то сумму вознаграждения необходимо разделить на две части: одна часть - непосредственно аренда, а вторая - вознаграждение экипажу. Если этого не будет сделано, то взносы будут начислены на всю сумму (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).
Кроме того, контролеры будут искать возможность переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно. А именно: договор заключен не на выполнение определенной услуги (составить бухгалтерскую отчетность, написать доклад и т.п.), а на исполнение функций (вести бухгалтерский учет, выполнять обязанности пресс-секретаря и т.д.). В соответствии с подпунктом 2 пункта 3 статьи 9 Закона N 212-ФЗ выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС.
Иногда вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Следует заметить, что вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит.
Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) необходимы для подтверждения суммы вознаграждения, а также даты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).
Банковские и кассовые документы за проверяемый период: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира, Х-отчеты, Z-отчеты и т.д. В указанных документах специалисты фондов будут искать методы ухода от официальных зарплат. Изучение движения денежных средств по расчетному счету и кассе - способ выявления сделок с "однодневками". Работа с такими компаниями - свидетельство о выдаче зарплат "в конвертах" с соответствующим уменьшением начислений страховых взносов.
Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Перечень документов не конкретизирован, поэтому весьма обширен. Ведь к первичным можно отнести практически все документы, которые образуются в процессе документооборота в компании. Но здесь надо иметь в виду, что ревизоры могут потребовать только документы по формам, установленными государственными органами (подп. 1 п. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).
Как правило, контролеров интересуют документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты с прилагаемыми к ним документами; командировочные удостоверения, билеты, счета из гостиниц, чеки ККТ, квитанции и пр.). Цель проверки указанных документов - определить полноту отчета за выданные авансы и на разницу постараться начислить взносы. По аналогии с налоговыми проверками существует весьма успешная арбитражная практика, которая позволяет сделать вывод о том, что несвоевременный отчет по подотчетным суммам не приводит к появлению дохода у работника (постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08).
К проверке командировочных расходов другой подход. Если локальными нормативными актами установлены нормы проживания, то проверке подлежит фактический расход. Только фактические расходы освобождены от начисления страховых взносов, а не нормы, утвержденные в компании (письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19).
В отношении суточных действует общий принцип: они не облагаются страховыми взносами в сумме, утвержденные в компании.
Кроме документов, перечисленных в Методических рекомендациях, специалисты фондов требуют кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров.
Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах.
Первичные документы по учету кадров (ф. Т-1 - приказ о приеме на работу, ф. Т-2 - личная карточка, ф. Т-3 - штатное расписание, ф. Т-5 и Т-5а - приказ о переводе, ф. Т-6 и Т-6а - приказ об отпуске, ф. Т-8 - приказ о расторжении трудового договора, ф. Т-11 - приказ о поощрении, ф. Т-12 - табель, ф. Т-49 - расчетно-платежная ведомость), и иные документы требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты.
Суммы начисленных выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а также относящихся к ним страховых взносов ведутся в личных карточках (п. 6 ст. 15 и подп. 2 п. 2 ст. 28 Закона N 122-ФЗ). Поэтому личные карточки также являются объектом изучения проверяющих. Совместным письмом ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС России от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета. Но компания может применять карточку, форма которой разработана самостоятельно.
Отбор спецдокументации
Фонд социального страхования проводит проверки на предмет документального оформления выплат, связанных со страховым обеспечением (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ).
При проверке ФСС России руководствуется Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденными постановлением ФСС России от 07.04.2008 N 81 (далее - Методические указания N 81), а также нормами Закона N 255-ФЗ.
В ходе проверки правильности исчисления и выплат пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам контролеры запросят следующие документы.
Листки нетрудоспособности - проверяется разборчивость записей медицинских работников, четкость печатей, названия или штампа медицинской организации, подтверждение записями "Исправленному верить" внесенных исправлений.
В больничных листках не допускаются нарушения положений Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 (далее - Порядок). В частности:
- не указано место работы (п. 59, 60 Порядка);
- не указана причина нетрудоспособности (п. 60 Порядка);
- листок выдан медицинским работником единовременно на срок, превышающий 10 календарных дней, и единолично или без решения врачебной комиссии продлен на срок свыше 30 дней (п. 12 Порядка) и т.п.
Документы, раскрывающие расчет сумм пособия:
- коллективный договор или локальный нормативный акт организации, которым установлены виды выплат работникам;
- приказы о приеме на работу;
- табели учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты;
- трудовые книжки сотрудников;
- заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- расчет суммы пособия.
При проверке ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им полутора лет контролеры изучат (п. 74 Методических указаний N 81):
- заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
- заявление матери, находящейся в послеродовом отпуске, о его замене на отпуск по уходу за ребенком (если размер пособия по уходу за ребенком выше, чем размер пособия по беременности и родам);
- расчет пособия;
- копию свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка;
- выписку из решения об установлении над ребенком опеки (при усыновлении или опекунстве);
- копию приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
- справку с места работы (учебы, службы) матери (отца, обоих родителей) или из органов соцзащиты о том, что она (он, они) не получает пособия.
Ответственность за непредставление документов
Плательщики страховых взносов обязаны представлять специалистам фондов в ходе проверки документы, которые подтверждают правильность исчисления и полноту уплаты (перечисления) страховых взносов. Форма представления документов не имеет значения: Они могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов (подп. 4 п. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ). Соответственно контролеры имеют право истребовать необходимые для проверки документы (ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Срок представления компанией истребованных документов составляет 10 дней. Несвоевременное представление документов, равно как и отказ от их представления, влечет наложение штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
