Как отразить в бухгалтерском учете расходы на проезд, если железнодорожный билет был потерян сотрудником?
Возмещение расходов сотруднику, связанных с командировкой, является обязанностью работодателя (ст. 167 ТК РФ).
Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением являются лишь суточные, за которые работник отчитываться не должен.
В бухгалтерском учете все хозяйственные операции отражаются в соответствии с первичными документами, оформленными в момент их свершения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ).
Закон N 129-ФЗ не уточняет, как должна поступить организация в случае утери документов. Не содержится таких уточнений и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Поэтому необходимо обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105, далее - Положение), которое регламентирует порядок хранения первичных документов и применяется в части, не противоречащей действующему законодательству.
Порядок действий при потере первичных документов прописан в п. 6.8 Положения. Однако представляется, что в нем прописан порядок действий в случае пропажи или гибели первичных документов, ранее имевшихся в организации.
В то же время Минфин России считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).
Полагаем, что если у организации будет в наличии один из перечисленных выше документов, то расходы в бухгалтерском учете могут быть учтены как документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой.
Согласно п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) в бухгалтерском учете расходы на командировки включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и отражаются на счетах учета затрат (счета 20, 26, 44). При этом источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.
В случае отсутствия подтверждающих документов (в том числе указанных выше - дубликата проездного документа или копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица или справки из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки), но при утверждении руководителем авансового отчета работника (в том числе в части не подтвержденных документально расходов), по нашему мнению, оформляется бухгалтерская справка и расходы относятся к прочим с отражением на счете 91, субсчет "Прочие расходы".
Таким образом, расходы на проезд, связанный с командировкой работника, будут отражаться в бухгалтерском учете следующими записями:
Дебет 71 Кредит 50 - выданы под отчет деньги на расходы, связанные с направлением работника в командировку.
В день утверждения руководителем организации авансового отчета в бухгалтерском учете проводятся следующие записи:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 - учтены расходы на счетах учета затрат, если расходы подтверждены соответствующими документами;
или
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71 - на основании бухгалтерской справки учтены расходы, подтверждающие документы по которым отсутствуют.
В случае, когда расходы принимаются в бухгалтерском учете, но не могут быть приняты в налоговом учете, образуются постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"), что приводит к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02). Соответственно (если организация применяет ПБУ 18/02), делается запись:
Дебет 99, субсчет "ПНО" Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль".
По мнению Минфина России, при оплате работнику затрат, которые он не подтвердил документально, следует удерживать НДФЛ (смотрите, например, письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329, от 05.02.2010 N 03-03-05/18).
Удержать его можно из любых выплат работнику, например из заработной платы:
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "НДФЛ" - удержан НДФЛ с суммы возмещения проезда при отсутствии проездного документа.
Вместе с тем, хотя в приведенном выше письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 указано, что при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях, далее говорится, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
По нашему мнению, из этого следует, что при утере сотрудником проездных документов, но вместе с тем при представлении документов, указанных выше документов (дубликата..., копии..., справки...) суммы выплат возмещения проезда НДФЛ не облагаются.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
