Работник получил аванс на командировку в рублях и обменял их на белорусские рубли в Республике Беларусь.
Как правильно оформить командировку в Белоруссию, составить авансовый отчет? Как производится бухгалтерский и налоговый учет расходов на командировку?
Учитываются ли при налогообложении прибыли расходы по обменным операциям?
1. Документальное оформление командировки и авансового отчета
Для направления работников в командировку необходимо оформить документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
- служебное задание (форма Т-10а);
- приказ (распоряжение) работодателя о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма Т-10).
При этом обращаем Ваше внимание на то, что в соответствии с п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), направление работника в командировку за пределы России производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Однако если работник командируется в страны СНГ, имеющие с РФ межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, то согласно п. 19 Положения N 749 оформление командировочного удостоверения обязательно, поскольку на его основании определяется дата пересечения границы и, соответственно, размер суточных, подлежащих возмещению работнику.
Республика Беларусь и Россия являются субъектами Соглашения между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан (Минск, 30 ноября 2000 г.), на основании которого в документах граждан не проставляются отметки о пересечении государственных границ между указанными государствами.
Поэтому при служебных командировках в Республику Беларусь наряду с приказом или распоряжением следует оформлять еще и командировочное удостоверение.
При направлении работника в командировку ему необходимо выдать аванс. При этом законодательство не запрещает выдавать аванс в рублях при зарубежных командировках.
После возвращения из командировки в течение трех дней работник должен составить авансовый отчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ (Банк России) от 22.09.1993 N 40).
К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы (о найме жилого помещения, о проезде, документы по обмену валюты и другое) (письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Документы, прилагаемые работником к авансовому отчету и составленные на иностранном языке, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Законодательством РФ не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык. Поэтому перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. То есть организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык (письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66).
2. Учет командировочных расходов
Бухгалтерский учет
Расходы организации (в том числе командировочные) в целях признания их в бухгалтерском учете регулируются нормами ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99).
Пересчет стоимости активов или обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу, устанавливаемому Банком России, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте (п.п. 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте").
Согласно приложению к ПБУ 3/2006 расходы сотрудника во время командировки в бухгалтерском учете признаются на дату утверждения авансового отчета. Следовательно, пересчитать связанные с командировкой расходы, выраженные в белорусских рублях, в рублевый эквивалент следует по курсу Банка России именно на эту дату.
Налоговый учет
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В свою очередь, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ указывает, что датой признания расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, так же, как и в бухгалтерском учете, суточные и расходы, произведенные в командировке и выраженные в иностранной валюте, для целей исчисления налога на прибыль пересчитываются в рубли на дату утверждения авансового отчета.
При этом следует иметь в виду, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки (расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Командировочные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены, направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В соответствии с действующим законодательством при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут учитывать в расходах всю сумму суточных, выплаченных в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные, выплаченные сверх размеров, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом, будут являться сверхнормативными, соответственно не будут учитываться при исчислении налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Аналогичный вывод представлен в письмах Минфина России от 27.05.2009 N 03-03-06/1/349, от 26.02.2009 N 03-03-06/1/96.
Главой 21 НК РФ не предусмотрено предъявление к вычету сумм НДС, уплаченного в соответствии с законодательством иных государств. Поэтому суммы НДС, уплаченные в составе затрат на гостиницу и прочее за рубежом, в том числе и в Республике Беларусь, включаются в расходы (смотрите письма Минфина России от 14.02.2008 N 03-03-06/4/8, от 09.02.2007 N 03-03-06/1/74, от 03.08.2006 N 03-03-04/2/188).
В соответствии п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:
- 2500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке;
- 700 руб. - для командировок по РФ.
Полностью не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории России, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами расходы, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".
Таким образом, не подлежат обложению страховыми взносами:
- суточные - в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (то есть определенных соответствующим нормативным актом организации в соответствии со ст. 168 ТК РФ);
- расходы по найму жилого помещения - в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных сумм;
- расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту - в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных сумм.
Расходы по обменным операциям
На основании ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику связанные со служебной поездкой расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Поэтому считаем, что с точки зрения ТК РФ, возмещать необходимо также и расходы, связанные с обменом рублей на иностранную валюту, если иное не установлено коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом не имеет значения, на территории какого государства был произведен обмен валюты.
Расходы по обменным операциям, совершенным работником, не поименованы в составе принимаемых для целей налогообложения командировочных расходов в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вместе с тем Минфин России допускает возможность учета отдельных расходов, связанных с командировками, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения (смотрите письмо Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884).
Поэтому, по нашему мнению, расходы по обменным операциям, совершенным работником, организация также может учесть при налогообложении прибыли на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Покровская Екатерина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
