Отмена командировочных удостоверений вызвала некоторое волнение среди экспертов, данному событию было придано довольно большое значение. Действительно, к этому документу все хозяйствующие субъекты очень привыкли, он применялся в стране на протяжении нескольких десятков лет. Однако так ли значительны последствия произошедшей отмены? Рассмотрим Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" (далее - Постановление N 1595), благодаря которому это случилось. Оно опубликовано на портале www.pravo.gov.ru 31.12.2014 и вступило в силу 08.01.2015.
Прежде всего, имеют значение поправки, внесенные в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
Ключевое изменение, очевидно, произошло в п. 7 Положения. Он прямо устанавливал, что отбывающему в командировку работнику обязательно оформляется командировочное удостоверение. Именно оно должно было подтверждать срок пребывания работника в командировке, так как в нем указывались даты приезда в пункт назначения и выезда из него. Эти сведения заверялись подписью уполномоченного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, куда командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В новой редакции п. 7 Положения сказано, что вместо отметок в командировочном удостоверении фактический срок пребывания работника в командировке теперь подтверждается на основании представляемых им проездных документов. Значение таких документов, следовательно, увеличивается, ранее они подтверждали лишь сумму расходов командированного на проезд к месту назначения.
Отдельное внимание уделено тому, как должен подтверждаться срок пребывания работника в командировке, если он отправился туда на личном транспорте. Ведь в таком случае никаких проездных документов он предъявить не сможет. Можно сказать, что чиновники не нашли способа, который подтверждал бы указанный срок объективно. Они допустили, что в данном случае этот срок определяется со слов командированного, то есть он должен составить в произвольной форме служебную записку, в которой указываются даты отъезда и приезда.
Правда, отмечено, что работник должен приложить к такой служебной записке подтверждающие документы, которыми могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. То есть по датам на предъявленных документах (например, на чеках АЗС, на которых работник заправлял свой автомобиль), а также по иным реквизитам, указанным в них, можно определить, где и когда работник находился в определенное время. Хотя, очевидно, полностью не получится подтвердить весь маршрут командированного.
Здесь же укажем: чиновники по?прежнему игнорируют возможность того, что работники могут использовать в производственных интересах не только транспорт, который принадлежит им на праве собственности, но и автомобили, которыми они управляют по доверенности. По факту в подавляющем большинстве случаев они распоряжаются последними так же, как и личным транспортом, но у чиновников на этот счет иная точка зрения (можно сказать, формальная).
Они считают: в норме говорится только о личном транспорте, значит, на автомобили, управляемые по доверенности, она не распространяется. А в пункте 7 Положения речь идет именно о личном транспорте. Легко догадаться, как будут трактовать это слово проверяющие.
Отмена командировочных удостоверений сказалась и на оформлении документов при командировках в страны СНГ. Дело в том, что в общем случае при таких командировках командировочное удостоверение выписывать не требовалось. Ведь дата пересечения границы легко определяется по отметкам, которые в документах для въезда и выезда ставят пограничные органы.
Однако с некоторыми странами СНГ РФ заключила межправительственные соглашения, в силу которых пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы. В этом случае на основании п. 15 и 19 Положения командировочное удостоверение при поездке в такую страну СНГ все?таки следовало выписывать.
Теперь продолжительность подобной командировки также будет определяться только по проездным документам, под которыми подразумеваются билеты (п. 15 Положения утратил силу, а п. 19 изменен). Ничего не говорится про командировку в страну СНГ с использованием личного транспорта, хотя это тоже возможно. Полагаем, все?таки способ подтверждения сроков нахождения в командировке в данной ситуации такой же, как и в отношении командировок в пределах РФ.
С отменой командировочных удостоверений неизбежно изменится и подход налоговиков к уплате налогов в отдельных ситуациях, связанных с командировкой. Например, часто возникали вопросы о том, как быть, если работник по окончании командировки остался в месте командирования, допустим, для проведения отпуска или, наоборот, отбыл в командировку, которая начинается с понедельника, в субботу или воскресенье.
Чиновники настаивают, что такие дни не должны включаться в продолжительность командировки. Более того, они отказывают в праве работника на компенсацию ему стоимости проезда из места командирования, если по окончании командировки он в том же месте остался проводить отпуск. То есть, разумеется, выплатить эти компенсации и суточные можно, но, по мнению Минфина и налоговиков, их нельзя включить в расходы по налогу на прибыль и следует обложить НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 N 03?04?06/37503, от 08.11.2013 N 03?03?06/1/47813, от 03.09.2012 N 03?03?06/1/456). Такой же подход у контролирующих органов в отношении страховых взносов (Письмо Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647).
Правда, можно упомянуть о судебных решениях, в которых арбитры приходили к выводу, что отсутствие отметок в командировочном удостоверении или полное его отсутствие не является помехой для того, чтобы учесть суточные в расходах по налогу на прибыль, если факт командировки подтверждается другими документами (постановления ФАС УО от 01.06.2012 N Ф09-4722/12, ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10).
Но как чиновники предлагают определять продолжительность командировки? Именно по отметкам, которые ставились в командировочном удостоверении. По сути дела, игнорировались даты отъезда и приезда, указанные в командировочных документах.
Теперь, как мы видим, именно проездные документы подтверждают срок нахождения в командировке. Правда, в своих разъяснениях чиновники предлагают использовать для подтверждения этого срока и те даты, которые проставляются в приказе руководителя о направлении работника в командировку. Но ведь понятно, что в таком случае все будет находиться в руках предприятия, в своих внутренних документах оно может указать любые даты начала и окончания командировки, которые на деле могут вмещать периоды нахождения работника в упомянутом отпуске или приходиться на выходные дни. В отличие от этого, даты, зафиксированные в командировочном удостоверении, носили, как правило, объективный характер, ведь их фиксировало стороннее предприятие.
К тому же надо учитывать тот факт, что в Положении не упоминается в качестве документа, обязательного для оформления командировки, приказ руководителя о направлении работника в командировку. Соответственно, не определяется, в какой форме (письменной или устной) может быть отдан такой приказ. Однако для проверяющих он может быть серьезным аргументом.
Отметим, что и ранее могла возникнуть ситуация, когда даже при наличии командировочного удостоверения нельзя было сделать однозначный вывод о продолжительности командировки, так как отметки в нем правильно не ставились. Например, это переговоры с физическими лицами. Минфин в Письме от 16.08.2011 N 03?03?06/3/7 указал, что в таком случае факт нахождения в месте командировки в установленное время можно было подтверждать иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых следуют даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Как видим, такой подход несколько отличается от утвержденного теперь, согласно Постановлению N 1595 приоритет отдается проездным документам, а иные документы носят вторичный подтверждающий характер.
Утратил силу и п. 6 Положения. Он устанавливал, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
По поводу того, что теперь Положение не отражает, кто определяет цель командировки, конечно, можно не беспокоиться. Совершенно естественно, что это относится к полномочиям руководителя (индивидуального предпринимателя), хотя, учитывая практику, точнее можно сказать, что цель командировки определяет часто другое должностное лицо, а руководитель данное решение утверждает.
При этом цель командировки необходимо будет отражать в приказе, согласно которому работник направляется в командировку. Ведь теперь необязательным является и такой документ, как указанное служебное задание, оно также не упоминается в Положении.
Унифицированная форма служебного задания (Т-10а), как и форма командировочного удостоверения, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N ?1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и именно на основании него должен был издаваться приказ о направлении работника в командировку, а само служебное задание следовало прилагать к авансовому отчету в качестве отчета о выполненном задании (требование абз. 3 п. 26 Положения).
Впрочем, согласно Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402?ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Это касается и кадровых документов, к которым относятся первичные документы, связанные с командировкой. Однако, исходя из ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, не запрещается использовать в работе первичные документы, содержащиеся в указанных альбомах, в том числе необязательные для применения, если работодатель сочтет это необходимым. Поэтому можно использовать ту же форму служебного задания, что и прежде.
В абзаце 2 п. 3 Положения сделано уточнение, касающееся того, кто может направить работника в командировку. В данную норму изначально было включено указание на то, что такое право предоставлено работодателю или уполномоченному им лицу. Не вполне понятно, что именно в этом случае подразумевали чиновники, принимая Положение. Ведь под работодателем как раз обычно понимаются уполномоченные им лица (должностные лица предприятия), которым это право предоставлено на основе распоряжения руководителя (индивидуального предпринимателя), который и сам входит в число таких уполномоченных лиц.
Никакое другое лицо, не связанное трудовыми отношениями с предприятием (индивидуальным предпринимателем), не вправе давать распоряжения работнику, направлять его в командировку. То же самое следует из ст. 166 ТК РФ, в которой определено, что служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя и никого другого.
Теперь абз. 2 п. 3 Положения приведен в соответствие с Трудовым кодексом.