Издательско-консультационная компания "Статус-Кво97"

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.
 
 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЫПЛАТЫ ЗАРОБОТНОЙ ПЛАТЫ
 
 Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:
 . безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);
 . наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).
 
 Особенности выплаты зарплаты наличными
 
 На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:
 . денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40 (далее . Порядок ведения кассовых операций).
 Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;
 . наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 N 14-4/95).
 Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
 
 Лимит кассового остатка
 
 Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 N 14-П, утвержденного Банком России, далее . Положение N 14-П)[1].
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения N 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).
 Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения N 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения N 14-П).
 Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации . от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме N 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).
 
 СРОК И ПОРЯДОК ДЕПОНИРОВАНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
 
 Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма N Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.
 Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.
 После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):
 . напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе "Деньги получил" формы N Т-49 или в графе "Подпись в получении денег" формы N Т-53 поставить штамп или написать "депонировано", указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)";
 . составить реестр депонированных сумм;
 . оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.
 Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме N КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.
 Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма N 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 N 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
 
 РЕЕСТР И КНИГА ДЕПОНИРОВАННОЙ ЗАРПЛАТЫ
 
 Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. "б" п. 18 Порядка ведения кассовых операций).
 Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 N 123н (далее . приказ N 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.
 Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.
 Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе N 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом N 123н.
 В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф . по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.
 ПРИМЕР 1. В ОАО "Авангард" была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 N 180.
Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника . А.Ю. Таложенский (таб. N 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. N 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер N 187) и 31 марта . Е.Л. Целиковскому (расходный ордер N 219). Как оформить книгу учета депонентов?
 РЕШЕНИЕ. Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО "Авангард" разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги
аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.
 Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте "н" пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.
 
 БУХУЧЕТ ДЕПОНИРОВАННЫХ СУММ
 
 Учитываем депонированную зарплату
 
 В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):
 ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
 . начислена заработная плата;
 
 ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
 . выдана заработная плата.
 Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам":
 ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
 . депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.
 Выдаем зарплату с депонента
 
 При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:
 . счета 50 "Касса", если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;
 . счета 51 "Расчетные счета", если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.
 ПРИМЕР 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.
 РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете ОАО "Авангард" были сделаны следующие записи:
4 марта 2009 года
 
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
 . 1 350 000 руб. . получены в банке деньги на оплату труда;
 
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
 . 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) . выдана из кассы заработная плата;
 6 марта 2009 года
 
 ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
 . 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) . депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
 ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
 . 31 271 руб. . внесена на расчетный счет депонированная зарплата;
 25 марта 2009 года
 
 ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
 . 13 871 руб. . выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;
 31 марта 2009 года
 
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50
 . 17 400 руб. . выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.