1 Цели и задачи систем электронного документооборота
1.1 Цели внедрения системы
Цели внедрения системы, включают в себя:
1 повышение контроля исполнительской дисциплины;
2 уменьшение числа документов, утерянных при обработке;
3 сокращение времени согласования документов;
4 уменьшение количества ошибок при создании типовых документов.
Для достижения указанных целей необходимо решить следующие задачи:
1 привести процессы согласования документов и назначения поручений к электронному виду, что повлечет сокращение времени на обработку документов и поручений, и даст возможность контролировать ход работы с документом;
2 создать механизм автоматического оповещения исполнителей о новых документах, а также механизм контроля сроков обработки документов;
3 создать электронное хранилище документов, что позволит осуществлять быстрый доступ к необходимым документам, упростит поиск требуемого документа и поможет избежать утери документов;
4 создать механизмы автоматического заполнения отдельных разделов типовых документов на основе существующих справочных данных.
1.2 Способы решения
Указанные задачи относятся к классу задач решаемых системами электронного документооборота (СЭД). СЭД представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающую контроль над потоками документов в организации.
СЭД обладают большой областью применения и, внедрение подобной системы у Заказчика позволит при необходимости в дальнейшем упростить дополнительные процессы, не связанные непосредственно с работой с документами.
2 Выбор программной платформы
2.1 Основные критерии выбора
В настоящее время в России представлено крайне большое число систем документооборота. Каждая из систем обладает определенными преимуществами и недостатками.
Для выбора программного обеспечения СЭД, предлагается считать основными следующие критерии:
1 Удобство контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, а именно:
- простота интеграции с существующей почтовой системой;
- наличие мобильных клиентов;
- возможность удаленной работы (или возможность автономной работы с автоматической синхронизаций планшета или переносного ПК при обнаружении доверенной офисной сети передачи данных);
- возможность формирования различной отчетности по документам, исполнителям, статусам документа и пр.
2 Возможность организации защищенного хранилища документов.
- разграничение и контроль доступа к защищенным данным, аутентификация пользователей;
- отказоустойчивость хранилище данных.
3 Возможность интеграции с существующими учетными системами заказчика (кадровые, финансовые, бухгалтерские системы, и системы управления производственной деятельностью и пр.).
4 Скорость внедрения системы.
5 Стоимость владения системой (стоимость установки и поддержки системы).
6 Простота развития системы.
7 Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач.
2.2 Дополнительные критерии выбора
Дополнительными критериями, предлагается считать отдельные функции, необходимые не всем организациям, но приобретающие все большее значение:
1 возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером;
2 преднастроенный модуль управления договорами;
3 наличие планшетного решения.
2.3 Краткое описание рассматриваемых программных продуктов
В настоящем документе рассматриваются следующие системы документооборота:
1 Alfresco, разработчик: компания Alfresco Inc. (Великобритания);
2 Мотив, разработчик: компания ²Мотив⌡;
3 eDoclib, разработчик: компания ²Электронные офисные системы⌡ (ЭОС);
4 1С: Документооборот, разработчик: компания ²1С⌡;
5 Диадок, разработчик: компания ²СКБ Контур⌡;
6 Deskwork, разработчик: компания ²Софтлайн⌡;
7 WSS Docs, разработчик: компания ²WSS Consulting⌡;
8 Кларис, разработчик: компания ²Альтсофт⌡;
9 Directum, разработчик : компания ²DIRECTUM⌡.
Alfresco - тиражируемая интегрированная система управления контентом для организаций. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой и бизнес-процессами в организации. Существует в двух редакциях: Alfresco Community - свободная, распространяемая на условиях LGPL; Alfresco Enterprise . создана как платная коммерческая версия продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией. Разработана на основе Java-технологий, является кроссплатформенным программным обеспечением. В качестве СУБД для свободной редакции поддерживаются MySQL и PostgreSQL, в редакции уровня предприятия также поддерживаются Oracle Database, DB2, Microsoft SQL Server.
Мотив - система оперативного управления компанией, относящаяся к Web-ориентированным приложениям. Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников и управления электронными документами. Система Мотив разработана на языке программирования PHP (применяющимся для создания Web-ориентированных приложений). Система Мотив использует систему управления базами данных Firebird, и свободно и бесплатно распространяемый web-сервер Apache.
eDocLib - система учёта и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Впервые выпущена в 2004 году. Система основана на Web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки. Функционально относясь к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) система ²eDocLib⌡ позволяет автоматизировать и упорядочить работу с данными и документами в различных отраслях бизнеса.
1С: Документооборот - программный продукт на технологической платформе ²1С:Предприятие 8⌡, предназначенный для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.
Система Диадок - предназначена для обмена электронными документами через интернет. Диадок позволяет компаниям мгновенно обмениваться любыми внешними и внутренними документами со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями. Все электронные документы в системе подписаны электронной цифровой подписью и обладают юридической силой.
Система Deskwork представляет из себя корпоративный портал на базе Windows SharePoint Services. Содержит настраиваемый модуль документооборота, элементы социальной сети, коммуникационные инструменты.
WSS Docs . система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint, предоставляющая возможность полностью автоматизировать процессы делопроизводства и согласования договоров. WSS Docs работает как на SharePoint Foundation 2010 (бесплатная платформа, входит в состав Windows Server 2008) так и на SharePoint Server 2007/2010.
Кларис . Web-система, обеспечивающая простое решение для автоматизации документооборота в компании: регистрацию, согласование, историю изменений, хранение документов.
Directum . система электронного документооборота, с функциями управления канцелярией, управления бизнес-процессами, управления договорами, управление показателями эффективности, поддержкой цикла продаж, управления совещаниями.
2.4 Оценка рассматриваемых СЭД по ключевым критериям
2.4.1 Удобство контроля для руководителя
Alfresco: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 1.
Мотив: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 3.
eDocLib: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 4.
1С: Документооборот: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть специальная версия планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 5.
Диадок: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 2.
Deskwork: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 2.
WSS Docs: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть специальная версия планшетного клиента, есть механизм удаленной работы, есть предустановленные отчетные модули. Оценка: 5.
Кларис: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, не обладает в достаточной мере протестированной и адаптированной специальной версией планшетного клиента, нет механизма удаленной работы, нет предустановленных отчетных модулей. Оценка: 1.
Directum: есть встроенная интеграция с основными почтовыми системами, есть возможность удаленной работы, есть мобильный и планшетный клиент, в состав входит предустановленный отчетный модуль. Оценка:5.
2.4.2 Возможность организации защищенного хранилища документов
Alfresco: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Мотив: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
eDocLib: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
1С: Документооборот: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Диадок: включает в себя автоматические механизмы подписи и проверки достоверности. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 3.
Deskwork: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
WSS Docs: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Возможно включение специального сертифицированного модуля ЭЦП. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 2.
Кларис: не включает в себя какие-либо внутренние механизмы защиты хранилища данных. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене. Оценка: 1.
Directum: включает в себя внутренние механизмы защиты хранилища данных, шифрование электронных документов, доступ пользователей к функциям системы осуществляется на основании аутентификации пользователя в существующем домене, существует возможность подключения специального сертифицированного модуля электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Оценка: 3.
2.4.3 Возможность интеграции с существующими учетными системами заказчика
Alfresco: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке Java. Оценка: 1.
Мотив: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке PHP.Оценка: 3.
eDocLib: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.
1С: Документооборот: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на внутреннем языке. Оценка: 2.
Диадок: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.
Deskwork: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей на языке .NET. Оценка: 3.
WSS Docs: не включает в себя готовые модули по интеграции с учетными системами, существует возможность разработки интеграционных модулей на языке .NET. Оценка: 2.
Кларис: не включает в себя какие-либо готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. Существует возможность разработки интеграционных модулей. Оценка: 2.
Directum: включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами, в том числе с системами мировых производителей. В системе используется встроенный язык программирования ISBL, котоорый не получил широкого распространения. Оценка:2.
2.4.4 Скорость внедрения системы
Alfresco: продукт требует большое количество разработки, для возможности его использования, сроки предсказать сложно, так как нет типового решения. Внедрение может стать бесконечным. Оценка: 0.
Мотив: нет коробочного решения, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
eDocLib: нет коробочного решения (дополнительный модуль ²Документооборот⌡ обладает крайне скудной функциональностью), есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
1С: Документооборот: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Диадок: есть коробочное решение, нет возможности настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 1.
Deskwork: нет коробочного решения (дополнительный модуль ²Документооборот⌡ обладает крайне скудной функциональностью), есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 2.
WSS Docs: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Кларис: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
Directum: есть коробочное решение, есть возможность настройки базовой функциональности визуальными средствами. Есть документация на систему на русском языке. Оценка: 3.
2.4.5 Стоимость владения системой
Alfresco: программный продукт бесплатный (платную версию приобретать бессмысленно ввиду отсутствия вендор-поддержки в России), но так как нет стандартного описания, и требуется большое количество работ по разработке и настройке, то однозначно потребуются услуги программиста на постоянной основе в штате компании-заказчика, либо услуги аутсорсинговой компании. Конечную стоимость предсказать сложно. Стоимость планшетного решения неясна, так как зависит от итоговой конфигурации системы. Оценка: 0.
Мотив: стоимость 1 пользовательской лицензии системы Мотив составляет от 3000 до 5000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
eDocLib: примерная стоимость лицензии 2000-2500 рублей. Стоимость планшетной клиентской лицензии 40000 рублей. В настоящий момент система недостаточно распространена в России и, в дальнейшем, возможно, вызовет сложности с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
1С:Документооборот: примерная стоимость лицензии 5000 рублей. (Стоимость планшетной клиентской лицензии . 50000 рублей). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.
Диадок: стоимость 1 пользовательской лицензии системы составляет от 2000 до 3000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
Deskwork: стоимость серверной лицензии системы составляет 64000 рублей. Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 3.
WSS Docs: стоимость 1 пользовательской лицензии системы составляет 4000-6000 рублей (в зависимости от типа лицензии). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.
Кларис: примерная стоимость лицензии 2500-3500 рублей. Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 2.
Directum: примерная стоимость лицензии от 1600 до 10000 рублей, (планшетная клиентская лицензия 42000 рублей). Система распространена в России и в дальнейшем не вызовет сложностей с поиском компаний-подрядчиков для ее модификации и обновления. Оценка: 1.
2.4.6 Простота развития системы
Alfresco: позволяет расширить область применения для решения различных задач компании-заказчика (путем программирования на языке Java). Система позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники без существенного изменения программного обеспечения системы. Оценка: 3.
Мотив: дает возможность силами персонала компании-заказчика настроить дополнительные функции с помощью конструктора, не прибегая к услугам программистов. Так же есть возможность увеличить мощности серверных средств вычислительной техники без большого количества изменений программного обеспечения системы. Оценка 3.
eDocLib: позволяет расширить область использования, так же легко масштабируется при увеличении количества пользователей. Оценка 3.
1С: Документооборот: интегрируется во все тиражные продукты 1С, что позволяет решить большое количество задач компании-заказчика. Система так же позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники без изменения программного обеспечения. Оценка 3.
Диадок: позволяет увеличивать количество документации проходящей через систему без изменений программного обеспечения. Производительность системы зависеть от скорости подключения к Интернету и мощности рабочей станции пользователя. Добавления функционала не предполагается, продукт предназначен только для обмена юридически значимыми документами. Оценка 1.
Deskwork: позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники, без существенных изменений программного обеспечения, так же позволяет постепенно и без потери производительности системы, добавлять требуемый функционал. В качестве общего программного обеспечения используется многофункциональная и широко используемая платформа Microsoft SharePoint. Оценка 4.
WSS Docs: позволяет наращивать мощности серверных средств вычислительной техники, без существенных изменений программного обеспечения, так же позволяет постепенно и без потери производительности системы, добавлять требуемый функционал. В качестве общего программного обеспечения используется многофункциональная и широко используемая платформа Microsoft SharePoint. Оценка 4.
Кларис: масштабируется без изменений программного обеспечения, производительность зависит от скорости подключения к Интернету и мощности рабочей станции пользователя. Дополнительные настройки для расширения функционала возможно проводить силами сотрудников компании-заказчика, без привлечения программиста. Оценка 2.
Directum: позволяет силами персонала компании-заказчика настроить дополнительные функции с помощью конструктора, не прибегая к услугам программистов. Так же есть возможность увеличить мощности серверных средств вычислительной техники без большого количества изменений программного обеспечения системы. В качестве общего программного обеспечения используется встроенный язык программирования ISBL. Оценка: 3.
2.4.7 Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач
Alfresco: представляет собой портальное решение и может быть использовано для организации внутрикорпоративного портала. Оценка: 2.
Мотив: представляет из себя комплексное решение, в которое входит: система управления предприятием и документооборот. На базе системы возможно создание портала и CRM - системы. Оценка 3.
eDocLib: помимо основной функции автоматизации документооборота, на базе системы возможно организовать работу Help-Desk и CRM. Оценка 3.
1С:Документооборот: создан на платформе 1С:Предприятие 8, что позволяет совместить данный продукт с имеющимися у Заказчика другими продуктами 1С. Оценка 3.
Диадок не предназначен для решения каких-либо других задач, кроме организации документооборота. Оценка 0.
Deskwork: изначально содержит в себе весь функционал Microsoft SharePoint, что предполагает создание портала предприятия и позволяет решить стандартные задачи организации документооборота, дополнительно возможно подключение модуля управления проектной деятельностью и блока видеоконференции. Оценка 4.
WSS Docs: построен на платформе Microsoft SharePoint, что позволяет создать портал предприятия и позволит решить большой круг задач предприятия. Оценка 3.
Кларис позволяет решить стандартные задачи организации документооборота и управления задачами, других возможностей кроме учета рабочего времени в системе, не предполагается. Оценка 1.
Directum: помимо решения стандартных задач документооборота, позволяет создать портал предприятия, систему управления взаимодействия с клиентами, управление договорами, управление бизнес-процессами, так же автоматизировать канцелярию и управление показателями эффективности. Оценка: 3.
2.5 Оценка рассматриваемых СЭД по дополнительным критериям
2.5.1 Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером
Alfresco: есть возможность потокового ввода документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка 1.
Мотив: есть возможность потокового ввода документов, интеграция со сканерами. Оценка: 1.
eDocLib: есть потоковый ввод документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка: 1.
1С:Документооборот: есть потоковый ввод документов в систему, есть интеграция со сканерами. Оценка:1.
Диадок: отсутствует возможность потокового ввода данных. Оценка: 0.
Deskwork: отсутствует возможность потокового ввода данных. Оценка: 0.
WSS Docs: есть потоковый ввод данных, есть интеграция со сканерами. Оценка: 1.
Кларис: есть возможность потокового ввода документов. Интеграция со сканерами. Оценка: 1.
Directum: есть потоковый ввод документов в систему, независимо от источника их появления. Есть интеграция со сканерами, МФУ, сендерами и проч. Оценка: 1.
2.5.2 Модуль управления договорами
Alfresco: стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
Мотив : есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
eDocLib:есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
1С:Документооборот: есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
Диадок: стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
Deskwork:стандартного модуля управления договорами нет. Оценка: 0.
WSS Docs:есть модуль управления договорами. Оценка 1.
Кларис: модуль управления договорами отсуствует. Оценка: 0.
Directum: есть модуль управления договорами. Оценка: 1.
2.5.3 Наличие планшетного решения
Alfresco: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Мотив: планшетного решения нет. Оценка: 0.
eDocLib: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления, поставляется отдельно. Оценка:1.
1С:Документооборот: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Диадок: планшетного решения нет. Оценка: 0.
Deskwork: планшетного решения нет. Оценка: 0.
WSS Docs: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
Кларис: планшетного решения нет. Оценка: 0.
Directum: есть планшетное решение адаптированное для сенсорного управления. Оценка: 1.
2.6 Сводная оценка
| ≤ | Критерий/система |
Alfresco | Мотив | eDoclib | 1С: Документооборот | Диадок | Deskwork | WSS Docs | Кларис | Directum |
| 1 | Удобство контроля руководителем | 1 | 3 | 4 | 5 | 2 | 2 | 5 | 1 | 5 |
| 2 | Организация хранилища документов | 1 | 1 | 2 | 1 | 3 | 2 | 2 | 1 | 3 |
| 3 | Интеграция с существующими системами | 1 | 3 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 |
| 4 | Скорость внедрения | 0 | 2 | 2 | 3 | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| 5 | Стоимость владения | 0 | 2 | 2 | 1 | 2 | 3 | 1 | 2 | 1 |
| 6 | Простота развития | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 4 | 4 | 2 | 3 |
| 7 | Дополнительные возможности | 2 | 3 | 3 | 3 | 0 | 4 | 3 | 1 | 3 |
| 8 | Возможность потокового ввода документов в систему, сканирование | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 |
| 9 | Модуль управления договорами | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 |
| 10 | Наличие планшетного решения | 1 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 |
| Итоговая оценка | 10 | 19 | 21 | 21 | 11 | 20 | 24 | 13 | 23 |
Рекомендации по выбору программного продукта СЭД
Наиболее предпочтительным вариантом выбора из рассмотренных систем является СЭД WSS Docs.
В качестве альтернативных вариантов можно рассмотреть СЭД: Directum.
