Хотя трудовые книжки существуют уже давно, вопросов по их заполнению у работодателей и работников не становится меньше. Однако далеко не на все из них можно дать однозначные ответы. Рассмотрим несколько примеров...
У семи нянек...
Известно, что трудовые книжки - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работников*(1). Сложность их ведения во многом обусловлена тем, что в настоящее время данная процедура регламентируется сразу тремя нормативными документами:
- ТК РФ (статьи 65, 66, 84.1);
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила)*(2);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция)*(3).
Но ведь когда один вопрос регулируется несколькими нормативными актами, которые принимались в разное время и по-разному в дальнейшем корректировались, то это уже само по себе создает объективные трудности (из-за неизбежной несогласованности нормативной базы по трудовым книжкам).
Кроме того, с 1 января 2009 года полномочия по утверждению формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей законодатель передал от Правительства РФ к уполномоченному им федеральному органу исполнительной власти*(4). Таким органом Правительство избрало Минздравсоцразвития России*(5). Именно оно теперь отвечает за состояние нормативной базы по трудовым книжкам.
Но до завершения Минздравсоцразвития России сложной и объемной работы по обновлению действующих правил, касающихся ведения трудовых книжек, работодателям придется руководствоваться ранее принятыми нормативными документами. А потому проблемы у них по-прежнему будут возникать.
Тришкин кафтан
Одна из довольно распространенных проблем - правильное заполнение трудовых книжек в случае увольнения работников.
Напомним, закон требует, чтобы запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора производилась в точном соответствии с формулировками ТК РФ (или иного федерального закона) и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ (или иного федерального закона)*(6).
В Инструкции для обеспечения единообразия приведены примеры формулировок, которые следует вносить при увольнении работников по наиболее часто применяемым на практике основаниям*(7). В частности, при расторжении трудового договора по инициативе работника Инструкция предписывает внести в трудовую книжку следующую запись: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"*(8).
Однако этот пример явно противоречит приведенной выше норме закона, так как содержит сразу две ошибки:
1) формулировка основания увольнения не совпадает с тем, что указано в пункте 3 части 1 статьи 77 ТК РФ ("расторжение трудового договора по инициативе работника"), а потому ее никак нельзя признать "точной" (как того требует закон);
2) вопреки требованиям закона отсутствует ссылка на часть статьи 77 ТК РФ, по которой производится увольнение с работы (ведь статья 77 ТК РФ сейчас состоит из 2 частей, и пункт 3 находится в ее первой части).
Если пользоваться Инструкцией без риска не получается, может быть, обратиться к Правилам?
К сожалению, этот документ в ряде случаев тоже не согласуется с ТК РФ. Так, в Правилах указано, что при расторжении трудового договора по инициативе работодателя "в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации"*(9). В данной формулировке обращают на себя внимание сразу 2 важных момента:
1) статья 81 ТК РФ состоит не из одной (как следует из Правил), а из 6 частей;
2) пункт 6 части 1 статьи 81 ТК РФ включает в себя 5 подпунктов, что вообще не нашло отражения в Правилах.
Аналогичная ошибка допущена и в другой норме, содержащейся в Правилах. Она предусматривает, что при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, "в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации"*(10). Здесь опять-таки не учтено, что статья 83 ТК РФ состоит не из одной, а из 3 частей.
И вновь возникает вопрос - возможно ли применение Правил без риска нарушить закон?
К сожалению, Роструд почти не смущает ситуация, когда положения Правил и Инструкции противоречат нормам ТК РФ.
Например, в одном из его недавних писем работодателям было предложено вносить в трудовые книжки сотрудников, трудовые договоры с которыми расторгаются по их инициативе, хотя и несколько скорректированные, но все же неправомерные по сути записи: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"*(11).
Очевидно, что такая рекомендация не позволяет устранить главную ошибку, содержащуюся в Инструкции, - формулировка записи об увольнении по-прежнему остается неточной.
В целях обеспечения законности в новых правилах ведения трудовых книжек целесообразно было бы предусмотреть внесение следующих записей:
- о расторжении трудового договора по инициативе работника со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ - при увольнении по инициативе сотрудника;
- о расторжении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт (и подпункт) части первой статьи 81 ТК РФ - при увольнении по инициативе работодателя;
- об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 83 ТК РФ - при увольнении работника по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
Каинова печать
Не менее затруднительно правильное заверение внесенных в трудовые книжки записей.
Действующая редакция Правил предусматривает, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и по общему правилу подписью самого работника*(12).
В данном случае бросается в глаза, что в Правилах не было учтено, что далеко не все работодатели, обязанные вести на сотрудников трудовые книжки, вообще должны иметь свою печать. В частности, индивидуальных предпринимателей закон прямо не обязывает иметь печать*(13), хотя они и ведут трудовые книжки на своих работников*(14). Поэтому возникает вопрос: как ИП заверять записи в трудовых книжках при увольнении работников?
Заметим, что еще в 1998 году Верховный Суд РФ пришел к выводу о том, что "в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со статьей 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии"*(15). Иными словами, обязательность наличия у ИП печати вытекает, по мнению судей, из обычаев делового оборота и аналогии закона.
Стоит также учесть, что к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, по общему правилу применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями*(16). А коммерческие организации должны иметь свою печать в силу прямого требования закона*(17).
В итоге получается, что требование Правил о необходимости заверения записей, внесенных в трудовые книжки сотрудников, в полной мере распространяется и на индивидуальных предпринимателей. Если же они не имеют печати, но принимают решение о найме сотрудников, то им придется изготовить свою печать.
Кроме того, прежняя редакция Правил допускала заверение записей в трудовой книжке печатью как организации (работодателя), так и ее кадровой службы*(18). Теперь же в Правилах речь идет лишь о печати работодателя.
Оценивая изменения, Роструд в одном из писем приходит к такому выводу: "Действующая редакция... Правил... не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы"*(19).
Не ставя под сомнение этот вывод, отметим, что ни законодатель, ни Правительство РФ не раскрывают понятия "печать работодателя". И с учетом того, что в силу закона работодателями могут быть организация (юридическое лицо) либо физическое лицо*(20), применительно к организациям под "печатью работодателя" следует понимать печать юридического лица, используемую для заверения кадровых документов, оформляемых в связи с возникновением, изменением и прекращением трудовых отношений с работниками.
Значит, для решения вопроса о том, является ли та или иная печать "печатью работодателя", необходимо установить ее соответствие приведенным выше признакам. Поясним этот вывод на примере ООО.
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" предусматривает, что ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества*(21).
Поэтому, если используемая в ООО для заверения записей в трудовых книжках сотрудников печать содержит отметку "отдел кадров", но является круглой, содержит полное фирменное наименование ООО на русском языке и указание на место его нахождения (то есть отвечает всем требованиям закона), ее вполне можно признать печатью работодателя. Ведь закон не ограничивает возможность нанесения на печать ООО дополнительной информации.
Хотя законодательство не регламентирует порядка применения печатей ООО, в организации должно быть утверждено положение о печатях и порядке их использования (или же такие правила могут быть включены в устав ООО).
Федот, да не тот...
Еще одна болезненная проблема связана с оформлением так называемых новых трудовых книжек взамен утраченных сотрудниками.
Нередки случаи, когда работник при приеме на работу не предъявляет трудовую книжку, а сообщает о ее отсутствии в связи с утратой, повреждением или по иной причине. В этой ситуации закон предписывает работодателю оформить сотруднику новую трудовую книжку на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны причины отсутствия трудовой книжки*(22).
К сожалению, законодатель не раскрывает содержание понятия "новая трудовая книжка". Поэтому неясно, в чем отличие новой трудовой книжки от дубликата.
Роструд в свое время предложил весьма противоречивое разъяснение: "При оформлении новой трудовой книжки в нее вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника"*(23).
Как видим, под новой трудовой книжкой Роструд фактически предлагает понимать дубликат трудовой книжки, так как в письме приведен порядок оформления дубликата (пусть и в несколько усеченном виде)*(24).
Но данное толкование явно не согласуется с текстом закона, поскольку в части 5 статьи 65 ТК РФ законодатель сознательно не использует понятие "дубликат трудовой книжки", а указывает на необходимость оформления работнику именно новой трудовой книжки. Кроме того, при таком подходе непонятно, каковы будут последствия непредставления работником сведений о его общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю? Ведь не может же сотрудник работать вообще без трудовой книжки?
По нашему мнению, в этом случае работодатель не обязан требовать от работника представления указанных выше сведений, а сама новая трудовая книжка фактически должна оформляться по тем же правилам, которые установлены для трудовых книжек лиц, впервые поступающих на работу.
Другое дело, что в новой трудовой книжке, безусловно, должна быть проставлена отметка (к примеру, на титульном листе) о том, что она оформлена по заявлению работника в связи с утратой, повреждением, иным отсутствием ранее выданной ему трудовой книжки. Однако сейчас решение этого вопроса всецело находится в компетенции Минздравсоцразвития России.
Все изложенное приводит к малоутешительному выводу: в настоящее время правильное ведение трудовых книжек на основе действующих нормативных документов не рутинная кадровая работа, а нечто, напоминающее искусство фокусника.
Ну а разрешить все обозначенные нами проблемы может только скорейшее завершение реформы нормативной базы по трудовым книжкам.
*(1) ч. 1 ст. 66 ТК РФ
*(2) утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008)
*(3) утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69
*(4) ст. 90 Федерального закона от 23.07.2008 N 160-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации..."
*(5) пп. 5.2.100.54 Положения о Минздравсоцразвития России, утв. постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 321 (в ред. от 09.03.2010)
*(6) ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ
*(7) п. 5.2-5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69
*(8) п. 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек
*(9) п. 16 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (в ред. от 19.05.2008)
*(10) п. 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек...
*(11) письмо Роструда от 11.01.2010 N 3888-6-1
*(12) п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек...
*(13) ст. 23 ГК РФ; Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (в ред. от 27.12.2009)
*(14) ч. 3 ст. 66 ТК РФ
*(15) определение Верховного Суда РФ от 20.02.1998 N 58-Г98-2
*(16) п. 3 ст. 23 ГК РФ
*(17) п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"
*(18) п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек...
*(19) письмо Роструда от 24.11.2008 N 2607-6-1
*(20) ч. 4 ст. 20 ТК РФ
*(21) п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ
*(22) ч. 5 ст. 65 ТК РФ
*(23) письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6
*(24) п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек...
