В данной статье мы рассмотрим реальную ситуацию, возникшую на одном из предприятий Московской области. Поскольку работы по договору все еще ведутся, то озвучивать имя компании не будем. Итак, исходная ситуация: Компания, условно назовем ее 'АСТО' занимается продажей офисной мебели и торгового оборудования, оборудованием предприятий 'под ключ'. Так как одинаковых заказов в этой сфере практически нет, существенная доля работ приходится на сборку. Это, в свою очередь, предполагает большой объем номенклатуры (за счет большого количества комплектующих). В качестве программного обеспечения используется типовая конфигурация 1С Торговля и Склад 7.7. Работа филиалов организована с помощью УРБД (Управление распределенными базами данных).

Сразу заметим, что выбор программного обеспечения был правилен, поскольку процесс сборки технологически не выделялся, и деятельность, с точки зрения отражения в учете, заключалась в реализации оборудования и дополнительных услуг. Но в дальнейшем, по мере увеличения числа филиалов, предприятие столкнулось с серьезной проблемой - сильной 'засоренностью' справочника 'Номенклатура'. Нашими специалистами были выявлены следующие организационные и технические недостатки в работе с базой данных:

1. Структура папок справочника не позволяет однозначно отнести номенклатурные позиции, к какой либо группе, поскольку имеются папки 'Технологические материалы', 'Запчасти', 'Покупные материалы'. Следствием этого стал рост количества элементов-'дублеров', сложности поиска существующих элементов.

2. Доступ к справочнику не регламентирован, любой сотрудник, работающий в базе, и создающий новые документы поступления и реализации, мог, в случае отсутствия элемента (или сложности его поиска) ввести новый элемент. Так же не регламентировался и ввод наименований, вследствие чего возникло множество элементов вида 'Комплект сборочный', 'Сборочн. компл.', 'компл. РХ 1201', т.е. элементов, являющихся одной позицией.

3. Подразделения предприятия, чтобы избежать путаницы, самостоятельно начинали ведение собственных 'подсправочников', в рамках которых пытались создать рабочий справочник 'Номенклатуры', но ни одна из попыток не была доведена до логического завершения, что еще более усугубило ситуацию.

При этом предприятие работает со строго ограниченным перечнем поставщиков, на все поставляемое оборудование и материалы имеются заводские спецификации. Т.е. каждая номенклатурная позиция имеет уникальный код и наименование. Но для использования этого преимущества необходима четкая иерархия справочника, регламентация ввода и, как минимум, исправление уже сложившейся ситуации (как в плане 'дублеров', так и в плане некорректной структуры).

Для этого был разработан и внедрен специальный механизм структурирования справочника. Суть его работы заключается в следующем. В базе создается два дополнительных справочника. Справочник 'Перечень групп' содержит строго ограниченный список возможных видов номенклатуры (стол, раковина, витрина и т.д.) и групп (мебель, сантехника и т.д.). Количество элементов перечня групп равно количеству папок справочника Номенклатура. Второй справочник 'Структура Номенклатуры' формирует структуру номенклатуры. Каждому из его элементов можно сопоставить элемент списка групп. Количество уровней вложенности ограничивается конфигуратором.

Затем, в справочник 'Номенклатура' внедряются элементы управления структурой. Каждой папке справочника 'Номенклатура' присваивается в соответствие элемент справочника 'Структура'. При этом они автоматически располагаются в соответствии с деревом структуры. Но это не все. Для каждой номенклатурной позиции можно задать принадлежность элементу структуры. По присвоении он сразу же переносится в соответствующую папку. Любые изменения в справочнике 'Структура' (например, перемещение групп) сразу же отражается в справочнике 'Номенклатура'. Сохранение элементов без указания структуры было запрещено. Теперь, увидев элемент, размещенный неправильно, достаточно указать его принадлежность структурной группе и он сразу же перемещался на нужное место. Затем в компании 'АСТО' были проведены следующие мероприятия:

1. Рядом со старыми папками в справочнике номенклатуры были созданы новые, им были заданы в соответствие элементы справочника 'Структура'.

2. В течение двух дней уполномоченные сотрудники компании 'пробежавшись' по справочнику при отключенной иерархии указали для всех элементов принадлежность структурной группе.

3. Функции ввода документов поступления были переданы сотрудникам отделов сбыта и снабжения.

4. Редактирование справочников 'Перечень групп' и 'Структура' разрешен только для головной организации, ограниченному числу пользователей.

Результаты проведенных мероприятий были следующими:

- Все элементы справочника расположились в строгом соответствии с иерархией, заданной в справочнике 'Структура'.

- Располагающиеся рядом элементы 'дублеры' были заменены с помощью стандартной обработки замены на корректные позиции и удалены.

- Папки, оставшиеся от старой иерархии, по мере вывода из них элементов удалялись.

- При вводе новых элементов они сразу же располагаются в соответствии со справочником структуры.

- Если в каком то из подразделений элемент был перемещен в другую папку, не соответствующую его принадлежности, то для приведения справочника в порядок достаточно нажать кнопку 'Упорядочить структуру', после чего все элементы вновь располагаются в прежней иерархии.

- Предприятие в любой момент может поменять иерархию справочника, переподчинить группы, создать новые и т.д. Это делается с помощью справочника 'Структура'. Все изменения сразу же отражаются в справочнике 'Номенклатура'.

Такое простое и эффективное решение позволило исправить сложившуюся ситуацию и дало возможность управлять справочником 'Номенклатура' в дальнейшем. Теперь, получив 'плавающую структуру' справочник может видоизменяться в соответствии с потребностями компании. Недостаток внедренного решения состоит в том, что для его реализации в рамках любой базы данных требуется участие специалистов, т.е. силами рядовых пользователей сделать это очень сложно. Но затраты на привлечение специалистов (порядка 5-6 тысяч рублей) многократно окупаются возможностями системы.