"Если бы мне дали двадцать пятый час в сутках, у меня и для него нашлось бы дело", - призналась в беседе с корреспондентом "УНП" Наталья Кулагина, бухгалтер ООО "Пласт-2000" из подмосковных Люберец. Нехватка времени - острейшая проблема современного бухгалтера и руководителя. Бесконечная круговерть документов, отчетов, поездок, совещаний, переговоров... А в итоге работа допоздна и в выходные, и уже кажется, что делам нет конца и края. Как преодолеть изматывающее состояние постоянного цейтнота и где раздобыть заветный лишний час, которого всегда не хватает? Для лечения этой "болезни века" в современной психологии есть особое направление - тайм-менеджмент, то есть управление временем.

План всему голова

"Первая аксиома тайм-менеджмента: у всех людей есть одинаковое количество времени, но далеко не всегда его используют по назначению, - уверена бизнес-тренер московского Центра деловой психологии Sphera Мария Калинова. - А самым очевидным способом упорядочить свои дела, как известно, является планирование".
"Я всегда стараюсь планировать свой день, но, как правило, в мои планы обязательно врываются какие-то срочные дела, которые надо решить здесь и сейчас, - посетовала Ольга Савичева, бухгалтер московской оптовой компании. - И в результате какие-то крупные дела отходят на потом".

"Такая ситуация - следствие ошибок планирования, - комментирует психолог. - Самая распространенная ошибка в том, что люди стремятся расписать день буквально по минутам, но в таком жестком плане не остается места неожиданностям и, когда они случаются, весь план идет насмарку". Чтобы этого избежать, надо выстроить четкую иерархию дел по степени важности.
"В идеале руководитель должен выполнять только самое важное, а остальное делегировать подчиненным", - говорит Мария Калинова. Но какие дела можно передоверить, а какие нужно решать самому? Каждый руководитель ответит по-своему, но главное - выработать определенную систему и следовать ей на практике.
"Я стараюсь лично решать только финансовые вопросы своей компании, а для остальных работ - закупок, оформления договоров, общения с клиентами у меня есть специально обученные квалифицированные специалисты, и у меня нет основания им не доверять", - говорит Антон Воровин, директор новосибирской "Телефонной компании".

Отвлекаемся по расписанию

До 50 процентов рабочего времени офисных служащих тратится на побочные дела: разговоры по телефону, общение с "заглянувшими" людьми, просмотр электронной почты, "блуждания" в Интернете и т. д. Такую статистику приводят психологи американского Self Development Center.
А между тем минимизировать временные затраты на такие "отвлечения", как считает Мария Калинова, не так уж сложно при помощи все того же планирования и определения целей и приоритетов.
О том, как это может выглядеть на практике, рассказала главбух Софья Абубакирова из Соль-Илецка Оренбургской области: "Например, к нам в бухгалтерию постоянно приходят сотрудники из разных подразделений то за справками о доходах для потребительских кредитов, то с вопросами... Мы с коллегами договорились выделить для приема таких посетителей вторник, чтобы в другие дни можно было спокойно сконцентрироваться на своей работе".
Попробуйте так же поступить и с другими "отвлечениями": выделите полчаса в день на проверку электронной почты, 15 минут на упорядочение компьютерных файлов и т. д.
А вот с телефонными звонками дело обстоит сложнее. "Вы замечали, что звенящий телефон всегда имеет приоритет перед другими делами? - улыбнулась Мария Калинова. - Такова уж наша психология. Но и на телефонное общение можно потратить минимум времени, если сразу выяснить, зачем человек звонит, и оценить, насколько важно и срочно его дело по сравнению с работой, которую вы выполняете сейчас".
Психологи вообще советуют почаще возвращаться к мысли "а чем я сейчас занят?". Это поможет избежать типичной ошибки - смещения приоритетов. "Допустим, вы составили план, разделили дела на важные и не важные, но все равно что-то мешает работать по составленному графику. Часто человеку не хватает мелочи: остановиться на минутку и спросить себя, действительно ли то, что я делаю, является самым важным и необходимым именно сейчас? И если это не так, нужно вовремя остановиться", - предостерегает бизнес-тренер Мария Калинова.

Не отдохнешь - не поработаешь

"Тайм-менеджмент развенчивает одно из главных заблуждений многих трудоголиков: чем больше работать, тем выше результаты, - говорит психолог Учебно-тренингового центра "Эксперт" Галина Лавренова. - Напротив, давно доказано, что без отдыха производительность труда резко снижается".
"Но, к сожалению, Трудовой кодекс оставляет не слишком много возможностей для отдыха, - язвительно заметила менеджер по кадрам ЗАО "Калуга-Астрал". - Да и можно ли считать отдыхом обеденный перерыв?"
"Однако если вы считаете, что, пропустив обед, сделаете больше, то заблуждаетесь, - предупреждает психолог. - Лучше сходить в столовую, подкрепиться и отвлечься от рутины, чтобы потом со свежими силами вернуться к работе".
Отдыхать обязательно нужно, и чем активнее, тем лучше, поддерживает коллегу Мария Калинова. Даже просто встать из-за компьютера и пройти с одного этажа офиса на другой уже будет полезно. Надо стараться чередовать сидячую работу с выездами. С этим советом полностью согласна Марина Адвахова, заместитель директора по маркетингу ЗАО "Удмуртская промышленная компания" из Ижевска: "Для меня лучший отдых в течение рабочего дня - это смена деятельности. Например, если я работала в офисе - поехать на деловую встречу или провести совещание".

Включайте резервы

И еще один маленький секрет, как обмануть время, подсказали нам психологи. У каждого, даже самого занятого человека, есть в течение дня так называемое время ожидания, которое можно провести с пользой для дела. "Время, проведенное в транспорте, перед началом переговоров или в очереди в налоговую инспекцию можно использовать для того, чтобы составить тот же план действий или обдумать текущее задание руководства", - говорит Галина Лавренова.
Ну а напоследок мы предлагаем вам рецепт тайм-менеджмента от постоянного автора "УНП" юриста Виктора Киселева (кстати, он ни разу не задержал материалы в редакцию). "Я всегда ухожу с работы в 18.00, какой бы объем работы у меня ни был, - утверждает Виктор Евгеньевич. - Секрет прост: я взял за правило, что "потом" не будет и я должен успеть сделать как можно больше в течение рабочего дня. И до сих пор не было случая, чтобы я что-нибудь сделал не вовремя".