Если работник испортил оборудование в результате своих неосторожных действий, то организация может потребовать от сотрудника возместить причиненный ей материальный ущерб. Однако в этой ситуации необходимо учесть ряд нюансов.
Первое - для привлечения к материальной ответственности должно быть законное основание. Им может быть договор о полной материальной ответственности или закон. По закону в большинстве случаев работник несет ответственность перед работодателем в пределах своего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Заключить же договор о полной матответственности в силу статьи 244 ТК РФ можно лишь с работником, который, во-первых, достиг 18 лет, во-вторых, непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество и, в-третьих, должность или вид его работы законом отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.
Второе - взыскание ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, производится по решению работодателя (ст. 248 ТК РФ). Распоряжение о взыскании должно быть доведено до работника не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если этот срок истек, взыскивать ущерб придется через суд.
И третье - компенсируется только действительный (реальный) ущерб, а упущенная выгода взысканию не подлежит. Это положение применимо к ситуации, когда гражданин работает по трудовому договору (ст. 238 ТК РФ).
Рассмотрим на примере, как отразить в учете операции по возмещению работником причиненного ущерба.

Пример.
Работник, обслуживающий ксерокс, переносил его на другое место и уронил. Аппарат восстановлению не подлежит. Первоначальная стоимость ксерокса составляет 12 500 руб. (без НДС). НДС, уплаченный при приобретении, в сумме 2250 руб. был предъявлен к вычету. Сумма начисленной амортизации составляет 4300 руб. Месячный оклад работника - 10 300 руб. Договор о полной материальной ответственности с работником не заключен.
Обращаем внимание, что размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом его износа (ст. 246 ТК РФ).
Остаточная стоимость основного средства составляет 8200 руб. (12 500 - 4300).
При определении размера ущерба возникает вопрос: а надо ли восстанавливать сумму НДС, приходящуюся на остаточную стоимость основного средства? Сразу скажем, ответ на этот вопрос является спорным. По мнению налоговых органов, в результате выбытия недоамортизированных объектов сумма налога подлежит восстановлению. Это связано с тем, что основное средство перестает участвовать в операциях, облагаемых НДС. В связи с этим организация решила последовать позиции налоговиков.
Сумма восстановленного НДС составит 1476 руб. (2250 5 8200/ 12 500).
Общая сумма ущерба с учетом НДС составляет 9676 руб. (8200 + + 1476).
В данном случае сумма материального ущерба меньше среднего заработка работника (10 300 руб.). Следовательно, ущерб им будет возмещен полностью.
В бухгалтерском учете организации на основании приведенных данных будут сделаны следующие записи.
Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 12 500 руб.- списана первоначальная стоимость основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств" 4300 руб.- списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 94 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств" 8200 руб.- списана остаточная стоимость;
Дебет 19 Кредит 68 1476 руб. - восстановлен НДС с остаточной стоимости;
Дебет 94 Кредит 19 1476 руб.- отнесена на счет недостачи сумма восстановленного НДС;
Дебет 73 Кредит 94 9676 руб. - отнесена за счет работника сумма причиненного ущерба;
Дебет 20 Кредит 70 10 300 руб.- начислена заработная плата сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68 1339 руб. - начислен НДФЛ.

Здесь необходимо отметить, что на основании статьи 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов:
Дебет 70 Кредит 73 1792,2 руб. [(10 300 руб. - 1339 руб.) 5 20%]- исчислена сумма удержания по взысканию ущерба.

Удержание из зарплаты работника суммы ущерба будет производиться в следующие периоды вплоть до полного погашения задолженности:
Дебет 70 Кредит 50 7168,8 руб. (10 300 - 1339 - 1792,2)- выдана заработная плата работнику.

Остановимся еще на одной проблеме - когда сумма причиненного ущерба выше размера среднего заработка. В этом случае принудительно взыскать ущерб можно только через суд. Поэтому, чтобы избежать судебных разбирательств, можно попробовать решить с работником вопрос о добровольном возмещении ущерба. Договоренность, если она будет достигнута, надо подтвердить документально - соглашением о добровольном возмещении ущерба с рассрочкой платежа с указанием конкретных сроков и сумм платежей.