В ноябре в нашу редакцию поступило несколько писем с одним и тем же вопросом: какие документы понадобятся вновь созданной фирме, если с 2005 года она собирается применять упрощенную систему налогообложения?

Помимо обычных свидетельств о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет у вас должно быть официальное уведомление вашей налоговой инспекции о возможности применения упрощенной системы. Если такого уведомления нет, надо поторопиться и до 30 ноября подать в инспекцию специальное заявление. Его форма утверждена приказом МНС от 19 сентября 2002 г. ≤ ВГ-3-22/495.

Кстати, на днях Госдума приняла в первом чтении поправки к статье 346.13 Налогового кодекса, которые снимают это временное ограничение. Если президент подпишет закон, то новые предприятия, зарегистрированные в декабре 2005 года, тоже смогут применять упрощенку с самого начала своей деятельности. Но пока они лишены такой возможности.

Теперь об учетных документах.
По закону вы должны контролировать остаточную стоимость основных средств и нематериальных активов. Эти показатели определяются по правилам бухгалтерского учета. Значит, в своей деятельности вам придется руководствоваться нормами ПБУ 6/01 "Учет основных средств" и ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов".
От системы двойной записи можно отказаться. Но все равно по каждому объекту нужно будет вести инвентарную карточку, начислять амортизацию, при необходимости проводить переоценку и т. д.

Налаживать бухгалтерский учет оборотных активов, затрат и обязательств вы не обязаны. Однако полностью "забывать" о бухгалтерии я бы не советовал. Уже сейчас нужно думать о перспективах.

Во-первых, со временем вы можете разочароваться в упрощенке. Не все партнеры захотят работать с фирмой, освобожденной от НДС. И хотя в Госдуме созрел законопроект, который позволяет "упрощенцам" добровольно платить этот налог, далеко не все депутаты его поддерживают.

Во-вторых, некоторые виды деятельности, например, оптовая торговля, наиболее прибыльны при значительных оборотах. Но если в следующем году ваша выручка не уложится в 15 миллионов рублей (увеличение лимита до 18,5 миллионов пока только обсуждается), то волей-неволей вам придется либо открывать еще одну фирму, либо возвращаться на общую схему налогообложения. Тогда бухгалтерский учет придется восстанавливать, а это дело нелегкое.

В-третьих, не исключено, что через какое-то время вы займетесь бизнесом, в рамках которого надо платить ЕНВД. А "вмененный" налоговый режим от ведения бухгалтерского учета не освобождает. Правда, в Госдуму внесен законопроект, подразумевающий такую льготу, перспективы его принятия весьма туманны. В свою очередь Минфин считает, что предприятия, которые совмещают упрощенку и "вмененку", обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (письмо от 26 марта 2004 г. ≤ 04-02-03/69).

Есть и еще один довод в пользу бухучета . возможность выплаты дивидендов. По закону, если к моменту распределения прибыли между учредителями величина чистых активов будет меньше, чем сумма уставного капитала и резервного фонда, то выплачивать дивиденды запрещено. Значит, перед тем как начислять дивиденды, вам придется рассчитывать стоимость чистых активов. А для этого понадобится сальдо по основным статьям баланса. Очевидно, что без полноценного бухгалтерского учета вывести это сальдо невозможно.

Так что, прежде чем отказываться от бухгалтерских регистров, нужно взвесить все "за" и "против". Если вы твердо уверены в том, что они никогда не понадобятся, можно ограничиться только первичкой, связанной с учетом внеоборотных активов. Если такой уверенности нет, то следует оформлять все документы, предусмотренные бухгалтерским законодательством. Разумеется, все это вы будете делать только для себя. Составлять официальную бухгалтерскую отчетность и подавать ее в налоговую инспекцию не нужно.

Несколько слов о документах для налогового учета.
Все данные, необходимые для начисления единого налога, упрощенцы сводят в Книге учета доходов и расходов. Форма этой книги, а также порядок ее заполнения утверждены приказом МНС от 28 октября 2002 г. ≤ БГ-3-22/606. Каждая запись в этой книге должна быть подтверждена первичными документами (платежными поручениями, кассовыми ордерами, квитанциями, актами ввода в эксплуатацию основных средств и т. д.). Причем, если вы станете платить налог с разницы между доходами и расходами, придется правильно оформлять и хранить все приходные документы . накладные, товарные чеки, счета-фактуры, акты приемки выполненных работ. Без них вы не сможете доказать размеры и целесообразность ваших затрат. А если вы станете заниматься импортом, дополнительно нужно будет хранить все документы, связанные с уплатой НДС на таможне.

Далее. По закону упрощенцы обязаны соблюдать действующий порядок ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. ≤ 40). Основной регистр, который предусмотрен этим порядком, . кассовая книга. В нее надо заносить все первичные документы, связанные с движением наличных денег (приходные и расходные ордера, платежные ведомости, контрольные ленты ККМ и др.). Кроме того, нужно будет вести учет сумм, выданных под отчет, а в специальном журнале . регистрировать авансовые отчеты работников.

И последнее. Помимо остаточной стоимости внеоборотных активов "упрощенцы" должны контролировать численность работников. Для этого вам понадобятся первичные документы для учета личного состава. Их образцы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. ≤ 1. Эти же документы понадобятся и для подготовки статотчетности, которую вы должны составлять в соответствии с пунктом 4 статьи 346.11 Налогового кодекса. Кстати, если на бухгалтерию вашего предприятия "повесят" функции отдела кадров, то вам придется оформлять и хранить трудовые книжки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу и об увольнении и другие кадровые документы.