Организации обязаны хранить первичные документы как минимум пять лет. Но если чернила за это время выцветут, бумаги станут непригодны для проверки. Такая неприятность случилась в бухгалтерии одной компании.

Налоговики внесли предприятие в график выездных проверок. Бухгалтер фирмы, Ирина Солнечная, решила подготовиться к визиту контролеров. Для начала она посмотрела наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. "И . о ужас! . поделилась Ирина с корреспондентом журнала "Расчет". . Во многих авансовых отчетах я обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки".

Как поступить
В такой ситуации первая мысль, которая приходит в голову бухгалтеру, . это сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Но, как известно, за подделку документов наказывают лишением свободы на срок до двух лет. А за использование заведомо подложного документа . арестом на срок от трех до шести месяцев. Об этом говорится в Уголовном кодексе, в статье 327. "Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!" . попыталась оправдаться Ирина.
Однако когда эмоции были отброшены, появилось более разумное решение . составить акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке. "С оптовиками, пожалуй, так и сделаю, . согласилась бухгалтер, . тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают".
Но вот с розницей ситуация сложнее. Одно дело, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. В этом случае хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или "товарника" нет вообще, как, например, при покупке бензина?
Чтобы избежать подобных проблем, можно снять с чеков ксерокопии, а потом заверить их либо у нотариуса, либо непосредственно у поставщика. Только следует посчитать, что будет менее накладно . нотариальные услуги или транспортные расходы. Если же чеки уже начали выцветать, надо поспешить отксерокопировать их и заверить своей печатью и подписями. Правда, в этом случае придется издать приказ, где будет указана причина, по которой фирма переделывает первичку.

Кто заплатит за экспертизу
Затем у Ирины возник вопрос: "Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов да еще и налоги пересчитают, а мы их решение оспорим в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?"
На помощь бухгалтеру пришел эксперт бератора "К вам пришла проверка" Антон Лужнов. "Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.
Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.
Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.
А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее", . заверил Антон Лужнов.

Долголетие кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается) не исчезло в ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18.24?С и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки "боятся" клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.