Приобретение и выдача трудовых книжек. Казалось бы, простой вопрос. Но оказывается, решить его каждый бухгалтер пытается своим методом.

Приобретаем не для фирмы
Два основных способа, которые используют бухгалтеры, рассмотрели эксперты журнала "Расчет" в январском номере. Приверженцы первого подхода рассуждают так: фирма покупает трудовые книжки для личных целей сотрудников. При этом счетоводы ссылаются на пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. ≤ 225, далее - Правила). Там сказано, что работник обязан заплатить фирме за выданный ему документ. Таким образом, организация является всего лишь посредником между работниками и продавцом бланков. Поэтому приходовать книжки не нужно, а учесть их следует на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" вместе с НДС. При выдаче книжек их реализации не происходит. Значит, начислять НДС не нужно. У организации расходы на бланки проходят "транзитом". В налоговом учете операции с трудовыми книжками отражать не надо.

Пример
В январе 2005 года ЗАО "Актив" приобрело 20 бланков трудовых книжек по 59 руб., всего на сумму 1180 руб., в том числе НДС - 180 руб. В том же месяце фирма оплатила их. В марте "Актив" принял в штат Сергея Павлова, который устроился на работу впервые. Кадровик завел на него трудовую книжку. Ее стоимость сотрудник внес в кассу фирмы. В учете "Актива" операции отражены так:
в январе 2005 года:
Дебет 76 Кредит 51 - 1180 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;
Дебет 73 субсчет "Расчеты за трудовые книжки" (обезличенно) Кредит 76 - 1180 руб. - отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;
Дебет 006 - 1180 руб. - учтены за балансом бланки трудовых книжек;
в марте 2005 года:
Дебет 73 Кредит 73 субсчет "Расчеты за трудовые книжки"
- 59 руб. - отражена задолженность Павлова за бланк трудовой книжки;
Кредит 006 - 59 руб. - списан бланк трудовой книжки;
Дебет 50 Кредит 73 - 59 руб. - внесена Павловым в кассу стоимость трудовой книжки.
У этого способа есть недостатки. Во-первых, предприятие не сможет продать книжки, поскольку они учтены за балансом и "легализовать" их будет нельзя. Во-вторых, при данном способе невозможно учесть списание испорченных бланков. Если недостатки этого подхода вы сочли несущественными, то утвердите его в учетной политике фирмы.

Учитываем привычным методом
При втором методе бланки трудовых учитываются как товар. Раз сотрудник обязан возместить стоимость бланка, значит, книжки куплены для продажи. А имущество, предназначенное для продажи, и есть товар. То, что его реализуют без выгоды, значения не имеет. При продаже трудовых книжек бухгалтер должен начислить НДС. При этом входной налог по бланкам можно принять к вычету. Разумеется, если они оприходованы, оплачены и на них есть счет-фактура.

Пример
Воспользуемся данными предыдущего примера. Добавим лишь, что фирма начисляет НДС "по отгрузке". Операции по учету трудовых книжек бухгалтер ЗАО "Актив" отразил так:
в январе 2005 года:
Дебет 60 Кредит 51 - 1180 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;
Дебет 41 Кредит 60 - 1000 руб. - учтены бланки трудовых книжек;
Дебет 19 Кредит 60 - 180 руб. - учтен НДС по трудовым книжкам;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 180 руб. - принят к вычету НДС по трудовым книжкам;
в марте 2005 года:
Дебет 73 Кредит 90-1 - 59 руб.- выписана Павлову трудовая книжка;
Дебет 90-2 Кредит 41 - 50 руб. (59 - 9) - списана стоимость трудовой книжки;
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - 9 руб. (50 руб. x 18%) - начислен НДС со стоимости бланка;
Дебет 50 Кредит 73 - 59 руб. - внесена работником в кассу стоимость трудовой книжки.
Некоторые бухгалтеры учитывают книжки на счете 10 субсчет 6 "Прочие материалы". В этом случае проводки будут аналогичными, только реализацию проводят через счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Чтобы избежать наличных расчетов, стоимость бланка следует удержать из зарплаты сотрудника. Используя этот метод, фирма ничего не теряет, поскольку расходы на покупку книжек равны доходам от их продажи. Плюсом является то, что данный способ позволяет учесть испорченные бланки.
Списать трудовые книжки можно, только если эти документы числятся у вас на балансе. Их выбытие оформляется актом на списание материальных ценностей. Стоимость пришедших в негодность бланков учтите на счете 94 "Недостачи". Так же придется по испорченным книжкам восстановить НДС. Погасить недостачу фирма может по-разному. Если бланки утрачены или испорчены в результате пожара, потопа стоимость дубликатов относится к чрезвычайным расходам:
Дебет 99 Кредит 94 - списана на чрезвычайные расходы стоимость новых бланков.
В налоговом учете они считаются внереализационными и уменьшают налог на прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК).
А как быть, если бланк испортил кадровик? В Правилах ведения и хранения трудовых книжек на этот счет ничего не сказано. Поэтому решайте сами, на кого возложить ответственность - на кадровика или на фирму. В первом случае стоимость испорченного бланка следует удержать из зарплаты сотрудника отдела кадров. Во втором - списывать на внереализационные расходы. Однако обосновать целесообразность таких затрат не получится, поэтому уменьшить на эту сумму налогооблагаемую прибыль нельзя. При этом фирма обязана выдать бесплатно работнику новую трудовую книжку взамен испорченной или утраченной.