После отгрузки товара нужно выписать счет-фактуру. Поэтому бухгалтеру приходится выполнять эту работу достаточно часто. Как сократить документооборот, поделилась главный бухгалтер владимирской фирмы Наталья Викторовна Азаренко.

В пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса указано довольно жесткое требование: после каждой поставки товара надо в течение пяти дней выставлять счет-фактуру. Такой порядок я старалась непременно соблюдать. Моя фирма занимается выпечкой хлеба. Практически ежедневно мы отгружаем небольшие партии продукции одним и тем же клиентам. Я выписывала счета-фактуры на каждую "копеечную" партию. Это не только отнимало время, но и еще увеличивало количество бумаг в бухгалтерии . все тумбочки и шкафы были забиты документами.
В поисках решения проблемы я обратилась на сайт www.buhgalteria.ru. Здесь коллеги мне подсказали, что можно и не составлять счет-фактуру на каждую партию, и кинули ссылку на письмо МНС от 21 мая 2001 г. ≤ ВГ-6-03/404. В этом письме налоговики также пояснили порядок составления счетов-фактур при посреднических договорах.

И работы стало меньше
Прочитав документ, я поняла: сократить документооборот реально. В послании налоговиков сказано, что в случае "...непрерывных долгосрочных поставок в адрес одного и того же покупателя..." можно делать один счет-фактуру на несколько партий одновременно с платежно-расчетными документами. Правда, инспекторы указали некоторые особенности. Во-первых, выставлять счет-фактуру все-таки нужно не реже одного раза в месяц. И во-вторых, это должно происходить не позднее 5-го числа следующего месяца.
Вот как происходило у меня, например, в ноябре. Каждый день в течение месяца мы отгружали товар одному магазину. Я не стала выписывать счет-фактуру ежедневно. Вместо этого 2 декабря составила лишь один, но на общую сумму. В тот же день нам пришла оплата за хлеб. Поскольку мы работаем "по оплате", оформленный счет-фактуру в книге продаж я отразила декабрем. Платили бы НДС "по отгрузке" . запись была бы сделана ноябрем.

.и покупатели не в обиде
"Смогут ли наши покупатели без проблем зачесть НДС по "сводному" счету-фактуре?" . этот вопрос некоторое время беспокоил меня. Но, как оказалось, напрасно. В январе 2004 года Ирина Евгеньевна Муравьева, начальник отдела общих вопросов методологии НДС, советник налоговой службы РФ III ранга, разрешила проблему в пользу фирм, сказав: "Смогут". Налоговый кодекс не запрещает делать зачет налога в моем случае. Ведь среди четырех условий вычета НДС (ст. 171, 172 НК) о времени выставления счета-фактуры ничего не сказано. В сам бланк счета-фактуры мы добавили графы "Номер" и "Дата поставки". Вот уже полгода я работаю так, и нареканий от инспекторов или покупателей пока не было.
Обратите внимание: и бухгалтерская программа, и закон позволяют внести дополнительные реквизиты в бланк счета-фактуры (см., например, письмо УМНС по г. Москве от 1 июня 2004 г. ≤ 24-11/36295).

Совет
Способ, описанный Натальей Викторовной, безусловно, заслуживает внимания. Однако эксперты журнала "Практическая бухгалтерия" отметили один важный момент. Вышеизложенный способ можно использовать только когда ваша фирма отгружает товар в рамках договора поставки. Если систематическая отгрузка происходит по нескольким договорам купли-продажи, счет-фактуру надо выписывать в обычном порядке.