Замена деталей компьютера может обернуться головной болью для бухгалтера. Ведь от того, был ли это ремонт или качественное улучшение техники, зависят и учет, и налоги. Финансовое ведомство еще раз обратило внимание фирм на данный вопрос.

Недавно Минфин выпустил разъяснения, в которых разграничил ремонт компьютера и его модернизацию (письмо от 1 декабря 2004 г. ≤ 03-03-01-04/1/166). Бухгалтерам будет полезно ознакомиться с новым документом, поскольку компьютеры используются в большинстве фирм. Дело в том, что техника периодически выходит из строя, да и морально устаревает очень быстро. Из-за этого приходится время от времени менять отдельные составляющие. Новая деталь обычно более совершенна, чем ее предшественница. Возникает вопрос, чем считать такую операцию - ремонтом или модернизацией. А ведь от этого зависит порядок бухгалтерского и налогового учета, а также сумма налогов.
Расходы на ремонт полностью списываются в том периоде, в котором они имели место. Стоимость компьютера при этом не меняется. Модернизация же увеличивает первоначальную стоимость техники. Соответственно, такие расходы будут списываться через амортизацию.

Исправляем неполадки
В письме финансисты отметили, что ремонт направлен на поддержание техники в рабочем состоянии. Значит, замена неисправной составляющей, независимо от ее стоимости, считается ремонтом.

Пример
Сотрудник ООО "Альрус" в январе 2005 года заменил в компьютере вышедший из строя жесткий диск. Стоимость нового составила 1770 рублей (в т.ч. НДС - 270 руб.). После ремонта компьютер остался в бухгалтерии для ведения учета.
Счетовод сделал следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50 - 1770 руб. - выданы деньги под отчет сотруднику;
Дебет 60 Кредит 71 - 1770 руб. - оплачены запчасти;
Дебет 10 Кредит 60 - 1500 руб. (1770 - 270) - оприходован новый жесткий диск;
Дебет 19 Кредит 60 - 270 руб. - учтен входящий НДС;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 270 руб. - принят к вычету НДС на основании счета-фактуры;
Дебет 26 (44) Кредит 10 - 1500 руб. - использован новый жесткий диск для ремонта компьютера.

Модернизация. Или все же ремонт?
Но даже если деталь сломалась, затраты на ее замену не всегда можно отнести к ремонту. Финансисты напомнили о положениях пункта 2 статьи 257 Налогового кодекса. Там сказано, что работы, вызванные изменением назначения оборудования, относятся к модернизации. Поэтому починенный компьютер не стоит передавать, например, от секретаря к бухгалтеру. Ведь в этом случае цель использования машины изменится, а значит, ремонт превратится в модернизацию. Соответственно, придется увеличивать первоначальную стоимость техники.
Есть и другая причина замены детали - ее моральный износ. То есть вместо работающей составляющей ставят более современную. Финансисты признают такую операцию модернизацией. На первый взгляд, возразить чиновникам сложно. Однако на практике можно так оформить документы, что улучшение оборудования пройдет в учете как починка. Для этого сотрудник, работающий с компьютером или обслуживающий его, должен написать служебную записку, что такая-то деталь сломалась. Директор завизирует этот документ и отдаст распоряжение о замене. В этом случае стоимость обновления можно будет отнести к расходам на ремонт и сразу же списать.
В учете модернизация отражается иначе, чем ремонт. Поэтому рассмотрим на примере, как это делается.

Пример
Руководство ООО "Лагуз" решило улучшить производительность компьютера. Его первоначальная стоимость составляла 15 000 руб. (без НДС). Процессор заменили на более мощный, кроме того, увеличили оперативную память. Услуги по обновлению компьютера оказала сторонняя фирма. Полная стоимость работ с учетом стоимости деталей составила 3776 руб. (в т.ч. НДС - 576 руб.).
Бухгалтер сделал следующие проводки:
Дебет 60 Кредит 51 - 3776 руб. - оплачена стоимость работ;
Дебет 08 субсчет "Увеличение стоимости основных средств" Кредит 60 - 3200 руб. (3776 - 576) - учтены расходы на модернизацию;
Дебет 19 Кредит 60 - 576 руб. - учтен входящий НДС;
Дебет 01 Кредит 08 субсчет "Увеличение стоимости основных средств" - 3200 руб. - увеличена первоначальная стоимость компьютера на расходы по модернизации;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 576 руб. - принят НДС к вычету на основании счета-фактуры.
Со следующего после модернизации месяца амортизация будет начисляться исходя из новой стоимости, равной 18 200 руб. (15 000 + 3200).